Gratis kvittomall för tjänster

Vad skiljer ett servicekvitto från ett vanligt kvitto?

Ett butikskvitto listar produkter. Ett servicekvitto behöver beskriva ett utfört arbete, vilket kan vara svårare att precisera: vad som var fel, vad du gjorde, hur lång tid det tog och vilka delar som användes. Kunden behöver beskrivningen vid ett garantiärende, i kontakt med hyresvärden eller försäkringsbolaget och för sin egen redovisning av utgiften.

Det blir också din dokumentation av vad du gjorde på adressen den dagen. Den är bra att ha om samma kund hör av sig igen med samma problem.

Beskriv arbetet tydligt

• Börja med problemet: ”Diskmaskinen tömmer inte” visar kunden vad betalningen avsåg.
• Dela upp arbete och delar. Ange arbetet i timmar gånger timpris och lista delarna var för sig. I många delstater behandlas de olika vid beräkning av sales tax.
• Skriv servicedatumet, särskilt om kunden betalar senare. Duebolt har ett särskilt fält för servicedatum.
• Ange eventuell garanti på arbetet och hur länge den gäller.
• Skriv vad du rekommenderade men inte utförde (”Slangen är sliten, byt inom 6 månader”), så att det framgår att du informerade kunden.

Betalt direkt eller efter en faktura

Många servicejobb betalas innan du åker: med kort via kortläsaren i mobilen, kontant, Zelle eller Venmo. Då kan du hoppa över fakturan och skapa kvittot direkt. Det visar BETALT, betalningssättet och beloppet.

Vid större jobb eller för företagskunder med betalningsvillkor går det ofta åt andra hållet: du skickar en faktura, kunden betalar senare och kvittot bekräftar betalningen. I ditt konto kan du öppna den betalda fakturan och trycka på Skapa kvitto, så slipper du skriva in jobbet en gång till.

För återkommande kunder, till exempel veckostädning eller gräsklippning varje månad, fungerar både ett kvitto per besök och ett kvitto per månad med en rad för varje besök. Välj ett sätt och håll dig till det.

Kvitton för olika yrken

Lägg in dina vanligaste tjänster som snabbval. Då tar det bara några tryck att skapa kvitto för ett återkommande jobb.

Misstag att undvika på servicekvitton

• ”Arbete $350” och inget mer. Utan timmar eller arbetsbeskrivning vet kunden inte vad betalningen gällde, och om ett halvår kanske inte heller du minns det.
• Glömt serviceadress. En fastighetsförvaltare med tio bostäder behöver veta vilken du reparerade.
• Kvitton som skrivs flera dagar senare. Skriv dem på plats medan detaljerna är färska, så får kunden kvittot direkt.
• Två besök på samma kvitto utan datum. Om du kom tillbaka en andra gång ska besöket ha en egen rad och ett eget datum.
• Glömd garanti. Om du garanterar arbetet i 90 dagar är det enkelt att skriva det på kvittot och förebygga diskussioner senare.