Darmowy szablon pokwitowania za usługę

Czym pokwitowanie za usługę różni się od sklepowego

Paragon ze sklepu wymienia kupione produkty. Pokwitowanie za usługę musi opisywać wykonaną pracę, co bywa trudniejsze: co było nie tak, co zrobiłeś, ile to zajęło i jakich części użyłeś. Taki opis jest potrzebny klientowi przy reklamacji, w kontakcie z właścicielem lokalu lub ubezpieczycielem, a także do własnego rozliczenia wydatków.

To również twój zapis tego, co zostało zrobione pod danym adresem i w danym dniu. Przyda się, gdy ten sam klient wróci z tym samym problemem.

Opisz wykonaną pracę jasno

• Zacznij od problemu: „Zmywarka nie odprowadza wody” wyjaśnia klientowi, za co zapłacił.
• Oddziel robociznę od części. Robociznę rozlicz jako liczbę godzin pomnożoną przez stawkę, a części wpisz w osobnych pozycjach. W wielu stanach podatek od sprzedaży nalicza się od nich inaczej.
• Wpisz datę wykonania usługi, zwłaszcza jeśli klient zapłaci później. Duebolt ma do tego osobne pole.
• Podaj warunki gwarancji na swoją pracę i jej długość.
• Zapisz, co zaleciłeś, ale czego nie zrobiłeś („Wąż jest zużyty, wymienić w ciągu 6 miesięcy”), by było jasne, że poinformowałeś o tym klienta.

Zapłata od razu albo po otrzymaniu faktury

Wiele usług jest opłacanych przed twoim wyjazdem: kartą przez czytnik w telefonie, gotówką, Zelle lub Venmo. W takim przypadku pomiń fakturę i od razu wystaw pokwitowanie. Będzie na nim widoczny status OPŁACONO, sposób zapłaty i kwota.

Przy większych zleceniach lub klientach firmowych z terminem płatności najpierw wysyłasz fakturę, klient płaci później, a pokwitowanie potwierdza wpłatę. Na koncie otwórz opłaconą fakturę i wybierz Wystaw pokwitowanie, by nie wpisywać drugi raz szczegółów zlecenia.

Przy stałych klientach, na przykład cotygodniowym sprzątaniu lub comiesięcznej pielęgnacji ogrodu, możesz wystawić pokwitowanie po każdej wizycie albo jedno miesięczne z osobną pozycją za każdą wizytę. Wybierz jeden sposób i stosuj go konsekwentnie.

Pokwitowania w różnych branżach

Najczęściej wykonywane usługi możesz zapisać jako pozycje do szybkiego dodawania, dzięki czemu wystawienie pokwitowania za typowe zlecenie zajmie kilka stuknięć.

Błędy, których warto unikać na pokwitowaniu

• Samo „Robocizna $350”. Bez liczby godzin i opisu zlecenia klient nie wie, za co zapłacił. Za pół roku ty też możesz tego nie pamiętać.
• Brak adresu wykonania usługi. Zarządca dziesięciu lokali musi wiedzieć, który z nich naprawiłeś.
• Pokwitowanie wystawione kilka dni później. Zrób to na miejscu, póki pamiętasz szczegóły, a klient dostanie dokument od razu.
• Dwie wizyty na jednym pokwitowaniu bez dat. Jeśli wróciłeś drugi raz, dodaj osobną pozycję z osobną datą.
• Brak informacji o gwarancji. Jeśli dajesz 90 dni gwarancji na pracę, wpisanie tego na pokwitowaniu może później oszczędzić sporu.