Gratis kvitteringsskabelon til servicearbejde

Hvad adskiller en servicekvittering?

En butikskvittering viser varer. En kvittering for servicearbejde skal beskrive selve arbejdet, og det kan være svært at gøre præcist: Hvad var galt, hvad lavede du, hvor lang tid tog det, og hvilke dele brugte du? Beskrivelsen er vigtig, hvis kunden skal gøre et garantikrav gældende, vise den til en udlejer eller et forsikringsselskab eller føre egne udgifter.

Kvitteringen dokumenterer også, hvad du lavede på adressen den dag. Det er nyttigt, hvis den samme kunde ringer igen med det samme problem.

Beskriv arbejdet tydeligt

• Begynd med problemet: »Opvaskemaskinen pumper ikke vandet ud« fortæller kunden, hvad betalingen dækker.
• Adskil arbejdsløn og dele. Skriv arbejdsløn som timer gange timepris, og sæt delene på egne linjer. I mange delstater beregnes sales tax forskelligt på dem.
• Skriv datoen for arbejdet, især hvis betalingen kommer senere. Duebolt har et separat felt til arbejdsdatoen.
• Skriv eventuelle garantier på arbejdet og deres varighed.
• Notér det, du anbefalede, men ikke udførte (»Slangen er slidt, bør udskiftes inden for 6 måneder«), så det fremgår, at du har gjort kunden opmærksom på det.

Betaling på stedet eller efter en faktura

Mange serviceopgaver betales, før du kører: med kort på telefonens kortlæser, kontant, via Zelle eller Venmo. I så fald kan du springe fakturaen over og lave kvitteringen med det samme. Den viser BETALT, betalingsmåden og beløbet.

Ved større opgaver eller erhvervskunder med betalingsfrist sender du først en faktura, kunden betaler senere, og kvitteringen bekræfter betalingen. Fra din konto kan du åbne den betalte faktura og trykke på Lav kvittering, så du ikke skal skrive opgaven ind igen.

For faste kunder, for eksempel ugentlig rengøring eller månedlig græsslåning, kan du lave en kvittering efter hvert besøg eller én om måneden med en linje pr. besøg. Vælg én metode, og brug den hver gang.

Kvitteringer for forskellige fag

Dine faste ydelser kan gemmes som hurtigvalg, så en kvittering for en tilbagevendende opgave kun tager få tryk.

Fejl, du bør undgå på servicekvitteringer

• »Arbejdsløn $350« og ikke andet. Uden timer eller beskrivelse kan kunden ikke se, hvad betalingen dækker. Om seks måneder kan du måske heller ikke huske det.
• Glem ikke arbejdsadressen. En ejendomsadministrator med ti lejemål skal vide, hvilken bolig du reparerede.
• Skriv ikke kvitteringen flere dage senere. Lav den på stedet, mens du husker detaljerne, så kunden får den, før der opstår tvivl.
• Saml ikke to besøg på én kvittering uden datoer. Hvis du kom igen, skal det stå på sin egen linje med sin egen dato.
• Husk garantien. Hvis du garanterer arbejdet i 90 dage, er det en enkel måde at forebygge uenighed senere at skrive det på kvitteringen.