Gratis skabelon til betalingskvittering

Hvad dokumenterer en betalingskvittering?

En betalingskvittering knytter et bestemt beløb til en dato og et formål. Den besvarer de spørgsmål, der dukker op flere måneder senere: Betalte kunden? Hvor meget? Hvornår? For hvilken opgave?

Det er noget andet end en salgskvittering fra kassen, som viser købte varer. En betalingskvittering følger ofte efter en faktura. Dens vigtigste funktion er at vise, at en bestemt faktura, eller en del af den, er betalt.

Det skal du skrive på den

• Kvitteringsnummer fra sin egen nummerserie (RCT-0001…), så det ikke forveksles med fakturanumre.
• Datoen, hvor pengene kom ind, ikke datoen, hvor du skrev kvitteringen, hvis de er forskellige.
• Modtaget beløb i tal. Nogle skriver også beløbet med bogstaver på håndskrevne kvitteringer.
• Betalingsmetode: Zelle, check (med checknummer), kort (kun de sidste fire cifre), bankoverførsel eller kontanter.
• Fakturaen, betalingen vedrører. Skriv den i referencefeltet, for eksempel »Faktura INV-0212«.
• Restbeløbet: fakturaens total, betalt indtil nu og restbeløb i noterne.

Delbetalinger og rater

Når en kunde betaler i flere omgange, skal du lave en kvittering for hver betaling og det beløb, du faktisk har modtaget. Skriv aldrig en kvittering på hele fakturabeløbet »for at være flink«, før den sidste betaling er kommet. Kvitteringen er dit eneste bevis på, at der stadig mangler penge.

En løbende opgørelse i noterne gør det tydeligt: »Faktura i alt $4,200. Betalt indtil nu $2,800. Restbeløb $1,400 forfalder 2. maj.« Nummerér også raterne (»Betaling 2 af 3«). Når den sidste betaling kommer, kan den sidste kvittering sige »Betalt i sin helhed«.

Det samme gælder depositum: Lav en kvittering, når depositummet kommer ind, og vis det derefter som allerede betalt på den endelige faktura.

Lav en betalingskvittering i Duebolt

1. Tilføj din virksomhed og kunden. Begge dele huskes på denne enhed.
2. Tryk på Betaling på faktura under hurtigvalg, og skriv det modtagne beløb.
3. Skriv fakturanummeret under Deres reference, og vælg betalingsmetode.
4. Skriv restbeløbet i noterne, og hent eller del PDF'en.

Har du lavet fakturaen i Duebolt, går det hurtigere: Åbn den på din konto, når den er betalt, og tryk på Lav en kvittering. Alle oplysninger kopieres, og datoen sættes til i dag.

Tilbagebetalinger, afviste betalinger og rettelser

Fejl sker. Hvis du skrev et forkert beløb eller en forkert kunde, skal du ikke redigere den gamle kvittering og sende den igen med samme nummer. Lav en ny kvittering med de rigtige oplysninger, og notér på din egen kopi, at den første er erstattet. Så forbliver nummereringen overskuelig, og begge versioner er gemt.

Hvis en check afvises, eller en kortbetaling tilbageføres, efter at du har udstedt en kvittering, skal du skriftligt fortælle kunden, at betalingen ikke gik igennem, og at beløbet stadig skyldes. Notér også tilbagebetalinger: dato, beløb og hvilken kvittering eller faktura de vedrører. Din revisor skal kunne følge pengene.