Faktura eller kvittering: hvad er forskellen?

Forskellen kort fortalt

En faktura sendes før betalingen. Den fortæller kunden, hvad de skylder, hvornår de skal betale, og hvordan de gør det. En kvittering gives efter betalingen. Den bekræfter, at pengene er modtaget, hvor meget der er betalt, hvornår og med hvilken betalingsmetode.

Fakturaen sætter betalingen i gang, og kvitteringen afslutter den. Hvis kunden betaler senere, sender du først fakturaen og derefter en kvittering, når pengene er kommet ind. Hvis kunden betaler med det samme, er der ikke noget udestående beløb at bede om, så du springer normalt fakturaen over og giver en kvittering med det samme.

gov.uk forklarer det enkelt i sin virksomhedsvejledning: En faktura er ikke det samme som en kvittering, der bekræfter en betaling.

Forskellen side om side

Begge dokumenter bør have et unikt nummer, dine oplysninger, kundens navn, varelinjerne og totalbeløbet. Hvis du opkræver skat, skal den fremgå af begge.

Kvitteringen viser selve betalingen: datoen, hvor pengene kom ind, betalingsmetoden (kontanter, kort, check eller bankoverførsel) og, ved check, checknummeret. Ved kortbetaling er de sidste fire cifre nok. Fakturaen viser betalingskravet: forfaldsdatoen, dine betalingsoplysninger og eventuelle aftalte vilkår, for eksempel et rykkergebyr. Betaler kunden kun en del af fakturaen, viser kvitteringen det faktisk modtagne beløb, ikke fakturaens total. En kort note om restbeløbet gør det tydeligt for jer begge, hvad der mangler.

Hvornår skal du sende hvad?

• Betaling på stedet (kontant, kort eller betaling på mobilen, når arbejdet er færdigt): Giv en kvittering. En faktura er ikke nødvendig, medmindre en erhvervskunde skal bruge den i sit regnskab.
• Betaling senere (bankoverførsel inden for 14 eller 30 dage): Send en faktura nu og en kvittering, når betalingen kommer, hvis kunden ønsker det.
• Depositum før arbejdet: Send en faktura på depositummet eller en proformafaktura, hvis kunden skal bruge et dokument til at godkende betalingen. Giv derefter en kvittering for depositummet og til sidst en slutfaktura på restbeløbet, hvor det allerede betalte depositum fremgår.
• Delbetaling: Giv en kvittering på det modtagne beløb, og skriv, hvad kunden stadig skylder. Markér ikke fakturaen som betalt, før hele beløbet er modtaget.
• Kunden beder om en »betalt faktura«: Kunden vil have dokumentation for betalingen. Send en kvittering med fakturanummeret, eller den oprindelige faktura tydeligt markeret som betalt med betalingsdatoen.

Erhvervskunder vil ofte have begge dele: fakturaen til købsregnskabet og kvitteringen eller kontoudtoget som betalingsbevis.

Ét job, to dokumenter

Kvitteringen ved siden af artiklen viser et typisk forløb. En anlægsgartners arbejdstruck havde brug for nye bremser.

1. Faktura INV-0571, udstedt den dag, trucken blev hentet: dele $286.00, arbejdsløn 2 timer à $120.00, skylning af bremsesystem $89.00, sales tax på 6% af delene, i alt $632.16, forfald om 14 dage.
2. Kvittering RCT-0312, udstedt ni dage senere, da bankoverførslen kom ind: de samme linjer og den samme total samt »Bankoverførsel«, betalingsdatoen og en henvisning til INV-0571.

Bemærk, at kvitteringen har sit eget nummer i sin egen nummerserie. Det er et selvstændigt dokument, ikke en kopi af fakturaen. Bemærk også skatten: I dette eksempel opkræver værkstedet sales tax på delene, men ikke på arbejdslønnen, som står på en separat linje. Om arbejdsløn beskattes, afhænger af delstaten, så tjek reglerne dér, før du bruger eksemplet.

Med en gratis Duebolt-konto kan du åbne en betalt faktura og trykke på Lav en kvittering. Kunden, varelinjerne og totalerne kopieres til en ny kvittering med dagens dato.

Fakturaer, kvitteringer, regninger og kontoudtog

Nogle beslægtede ord skaber den samme forvirring:

• Regning er hverdagssprogets ord for en faktura, ofte set fra kundens side (»Jeg har betalt VVS-regningen«).
• Kontoudtog er en oversigt over flere fakturaer og betalinger for én kunde i en periode. Det viser, hvad der stadig mangler at blive betalt, men erstatter ikke fakturaerne.
• Tilbud eller overslag kommer før begge dele: Det er en pris, du giver, inden arbejdet går i gang. Se skabelonen til overslag og tilbudsskabelonen.
• Salgskvittering er kvitteringen, en butik giver ved kassen, som regel uden kundens navn.

Hvis det hele er nyt for dig, gennemgår guiden hvad en faktura er det grundlæggende. Med kvitteringsgeneratoren kan du lave en kvittering på et minut.

Hvad skal du bruge til skat og udgifter?

Gem begge dele til dit eget regnskab: Fakturaen viser salget, mens betalingen (kvitteringen eller bankposteringen) viser, hvornår det blev betalt. Hvis du indberetter indtægten, når du får pengene, og ikke når du sender fakturaen, er betalingsdatoen den vigtige dato.

Når en kunde trækker en udgift fra, vil arbejdsgiveren eller skattemyndigheden som regel have bevis for, at pengene faktisk er brugt. Derfor er en kvittering (eller en faktura markeret som betalt) bedre end en ubetalt faktura. I lande med VAT eller GST har en erhvervskunde, der vil få skatten tilbage, som regel brug for en korrekt VAT- eller skattefaktura med dit registreringsnummer. En almindelig kvittering er måske ikke nok. Det er typisk derfor, erhvervskunder beder om en faktura, selv om de allerede har betalt.