Faktura a paragon: czym się różnią?

Różnica w jednym zdaniu

Fakturę wysyła się przed zapłatą. Informuje klienta, ile ma zapłacić, do kiedy i w jaki sposób. Paragon wręcza się po zapłacie. Potwierdza, że pieniądze wpłynęły, podaje kwotę, datę i sposób płatności.

Faktura rozpoczyna rozliczenie, a paragon je zamyka. Jeśli klient płaci po czasie, najpierw wysyłasz fakturę, a paragon po otrzymaniu pieniędzy. Gdy płaci od razu, nie musisz prosić o zapłatę, więc zwykle pomijasz fakturę i od razu wystawiasz paragon.

W poradniku dla firm serwis gov.uk wyjaśnia to prosto: faktura to nie to samo co paragon, który potwierdza zapłatę.

Porównanie

Oba dokumenty powinny mieć unikalny numer, twoje dane, nazwę klienta, pozycje i sumę. Jeśli naliczasz podatek, powinien być wykazany na obu.

Paragon dodatkowo potwierdza samą płatność: podaje datę wpływu pieniędzy i sposób zapłaty (gotówka, karta, czek lub przelew), a przy czeku także jego numer. Przy płatności kartą wystarczą cztery ostatnie cyfry. Faktura zawiera natomiast wezwanie do zapłaty: termin, dane do płatności i uzgodnione warunki, na przykład opłatę za opóźnienie. Jeśli klient zapłaci tylko część, paragon powinien wskazywać otrzymaną kwotę, a nie sumę faktury. Krótka informacja o pozostałej należności jasno pokazuje wam obojgu, ile jeszcze zostało do zapłaty.

Kiedy wysłać który dokument

• Zapłata od razu (gotówką, kartą lub telefonem po zakończeniu pracy): wystaw paragon. Faktura nie jest potrzebna, chyba że klient firmowy prosi o nią do swojej księgowości.
• Zapłata później (przelewem w ciągu 14 lub 30 dni): wyślij fakturę, a paragon po otrzymaniu płatności, jeśli klient go chce.
• Zaliczka przed rozpoczęciem pracy: wystaw fakturę zaliczkową albo fakturę pro forma, jeśli klient potrzebuje dokumentu do zatwierdzenia płatności. Następnie wystaw paragon za zaliczkę i fakturę końcową na pozostałą kwotę, uwzględniając wpłaconą zaliczkę.
• Płatność częściowa: wystaw paragon na otrzymaną kwotę i napisz, ile pozostało do zapłaty. Nie oznaczaj faktury jako opłaconej, dopóki nie otrzymasz całości.
• Klient prosi o „opłaconą fakturę”: potrzebuje potwierdzenia płatności. Wyślij paragon z numerem faktury albo oryginalną fakturę wyraźnie oznaczoną jako opłacona wraz z datą.

Klienci firmowi często potrzebują obu dokumentów: faktury do dokumentacji zakupu i paragonu lub wyciągu bankowego jako potwierdzenia zapłaty.

Jedno zlecenie, dwa dokumenty

Paragon obok tego artykułu pokazuje typową sytuację. Samochód firmowy przedsiębiorstwa zajmującego się pielęgnacją ogrodów potrzebował nowych hamulców.

1. Faktura INV-0571, wystawiona w dniu odbioru samochodu: części $286.00, 2 godziny robocizny po $120.00, wymiana płynu hamulcowego $89.00, podatek od sprzedaży 6% od części, razem $632.16, termin płatności 14 dni.
2. Paragon RCT-0312, wystawiony dziewięć dni później po otrzymaniu przelewu: te same pozycje i suma, a także „przelew bankowy”, data zapłaty i numer faktury INV-0571.

Zwróć uwagę, że paragon ma własny numer w osobnej serii. To osobny dokument, a nie kopia faktury. Zwróć też uwagę na podatek: w tym przykładzie warsztat nalicza go od części, ale nie od osobno wykazanej robocizny. Opodatkowanie robocizny zależy od stanu, więc sprawdź lokalne zasady przed skopiowaniem tego przykładu.

Na bezpłatnym koncie Duebolt możesz otworzyć opłaconą fakturę i wybrać Wystaw paragon. Dane klienta, pozycje i sumy zostaną skopiowane do nowego paragonu z dzisiejszą datą.

Faktury, paragony, rachunki i zestawienia

Kilka podobnych określeń często prowadzi do nieporozumień:

• Rachunek to potoczne określenie faktury, zwykle używane przez klienta („zapłaciłem rachunek hydraulikowi”).
• Zestawienie podsumowuje faktury i płatności jednego klienta z danego okresu oraz pokazuje, co pozostaje do zapłaty. Nie zastępuje faktur.
• Oferta lub kosztorys powstają wcześniej: podajesz w nich cenę przed rozpoczęciem pracy. Zobacz szablon kosztorysu i szablon oferty.
• Paragon sprzedaży to paragon wydawany w sklepie przy kasie, zwykle bez nazwiska klienta.

Jeśli dopiero poznajesz te dokumenty, poradnik czym jest faktura wyjaśnia podstawy, a generator paragonów pozwala wystawić paragon w minutę.

Który dokument przyda się do podatków i wydatków?

Do własnej dokumentacji zachowuj oba dokumenty: faktura potwierdza sprzedaż, a potwierdzenie płatności (paragon lub zapis bankowy) pokazuje, kiedy otrzymałeś pieniądze. Jeśli rozliczasz przychód w chwili otrzymania zapłaty, a nie wystawienia faktury, liczy się data płatności.

Pracodawca lub urząd podatkowy zwykle wymaga od klienta rozliczającego wydatek potwierdzenia, że pieniądze faktycznie zostały wydane. Dlatego bezpieczniejszy jest paragon lub faktura oznaczona jako opłacona niż nieopłacona faktura. W krajach, w których obowiązuje VAT lub GST, firma odliczająca podatek zazwyczaj potrzebuje prawidłowej faktury VAT lub podatkowej z twoim numerem rejestracyjnym. Zwykły paragon może nie wystarczyć. To często powód, dla którego klient firmowy prosi o fakturę mimo wcześniejszej zapłaty.