Factura o recibo: ¿en qué se diferencian?

La diferencia en una frase

Una factura se envía antes del pago. Indica al cliente cuánto debe, cuándo debe pagarlo y cómo hacerlo. Un recibo se entrega después del pago. Confirma que has recibido el dinero, cuánto, cuándo y por qué medio.

La factura inicia el cobro y el recibo lo cierra. Si el trabajo se paga más adelante, primero envías la factura y, cuando recibes el dinero, el recibo. Si el cliente paga en el momento, normalmente no hace falta pedirle nada: puedes prescindir de la factura y entregarle un recibo directamente.

La guía para empresas de gov.uk lo resume así: una factura no es lo mismo que un recibo, que sirve como confirmación del pago.

Comparación rápida

Ambos documentos deben llevar un número único, tus datos, el nombre del cliente, los conceptos y el total. Si cobras impuestos, deben aparecer en los dos.

El recibo añade los datos del pago: la fecha en que llegó el dinero, el medio (efectivo, tarjeta, cheque o transferencia bancaria) y, si fue con cheque, el número de este. Para pagos con tarjeta bastan los cuatro últimos dígitos. La factura añade la solicitud de pago: la fecha de vencimiento, tus datos de pago y las condiciones acordadas, como un recargo por demora. Si el cliente solo paga una parte, el recibo debe mostrar el importe recibido, no el total de la factura. Una nota breve con el saldo pendiente aclara cuánto queda por pagar.

Cuándo enviar cada documento

• Pago en el momento (en efectivo, con tarjeta o por teléfono al terminar el trabajo): entrega un recibo. No hace falta factura, salvo que un cliente empresa la pida para su contabilidad.
• Pago aplazado (por transferencia bancaria en 14 o 30 días): envía la factura ahora y, si el cliente lo quiere, un recibo cuando llegue el pago.
• Anticipo antes del trabajo: emite una factura por el anticipo o una factura proforma si el cliente necesita un documento para aprobarlo. Después, entrega un recibo por el anticipo y, al final, una factura por el saldo que indique que el anticipo ya se pagó.
• Pago parcial: entrega un recibo por el importe recibido e indica cuánto queda pendiente. No marques la factura como pagada hasta recibir todo el dinero.
• El cliente pide una «factura pagada»: necesita un justificante del pago. Envíale un recibo que indique el número de factura o la factura original marcada claramente como pagada y con la fecha.

Los clientes empresa suelen necesitar ambos documentos: la factura para registrar la compra y el recibo o extracto bancario como justificante del pago.

Un trabajo, dos documentos

El recibo que acompaña a este artículo sigue un caso habitual. La furgoneta de trabajo de una empresa de jardinería necesitaba frenos nuevos.

1. Factura INV-0571, emitida el día en que se recogió la furgoneta: piezas $286.00, 2 horas de mano de obra a $120.00, cambio del líquido de frenos $89.00, impuesto sobre las ventas del 6% en las piezas, total $632.16, con vencimiento a 14 días.
2. Recibo RCT-0312, emitido nueve días después, cuando llegó la transferencia bancaria: los mismos conceptos y total, además de «Transferencia bancaria», la fecha del pago y la referencia a INV-0571.

Fíjate en que el recibo tiene su propio número y serie. Es un documento aparte, no una copia de la factura. También observa el impuesto: en este ejemplo, el taller lo cobra por las piezas, pero no por la mano de obra indicada por separado. La tributación de la mano de obra depende del estado, así que comprueba las normas locales antes de copiar el ejemplo.

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Facturas, recibos, cuentas y extractos

Algunos términos parecidos también se confunden:

• Cuenta es una forma cotidiana de llamar a una factura, normalmente desde el punto de vista del cliente («he pagado la cuenta del fontanero»).
• Extracto resume varias facturas y pagos de un cliente durante un periodo e indica qué sigue pendiente. No sustituye a las facturas.
• Presupuesto o cotización se prepara antes que los otros documentos: es el precio que ofreces antes de empezar. Consulta las plantillas de presupuesto estimado y de presupuesto.
• Recibo de venta es el que entrega una tienda en caja, normalmente sin el nombre del cliente.

Si estás empezando, la guía sobre qué es una factura explica lo básico y el generador de recibos te permite crear uno en un minuto.

¿Cuál necesitas para impuestos y gastos?

Guarda ambos documentos para tus propios registros: la factura muestra la venta y el pago (el recibo o el apunte bancario) indica cuándo se cobró. Si declaras los ingresos cuando recibes el dinero y no cuando emites la factura, importa la fecha del pago.

Si un cliente quiere justificar un gasto, la empresa para la que trabaja o la oficina tributaria suele pedir una prueba de que el dinero se pagó. Por eso es más seguro presentar un recibo o una factura marcada como pagada que una factura pendiente. En países con IVA o GST, las empresas que recuperan impuestos suelen necesitar una factura fiscal válida con tu número de registro; un recibo sencillo puede no bastar. Esa suele ser la razón por la que un cliente empresa pide factura aunque ya haya pagado.