Facture ou reçu : quelle différence ?

La différence en une phrase

Une facture est envoyée avant le paiement. Elle indique au client ce qu’il doit, pour quelle date et comment régler. Un reçu est remis après le paiement. Il confirme la somme reçue, la date et le moyen de paiement.

La facture déclenche donc le paiement et le reçu le confirme. Pour un travail réglé plus tard, vous envoyez d’abord la facture, puis le reçu une fois l’argent reçu. Pour une intervention payée sur place, vous n’avez rien à réclamer : vous remettez généralement un reçu directement, sans facture.

Le guide aux entreprises de gov.uk le résume simplement : une facture n’est pas un reçu, qui sert à confirmer le paiement.

Comparaison côte à côte

Les deux doivent avoir un numéro unique, vos coordonnées, le nom du client, le détail des prestations et le total. Si vous facturez une taxe, elle doit figurer sur les deux.

Le reçu ajoute les informations sur le paiement : la date de réception de l’argent, le moyen utilisé (espèces, carte, chèque, virement bancaire) et, pour un chèque, son numéro. Pour une carte, les quatre derniers chiffres suffisent. La facture, elle, précise le paiement attendu : date d’échéance, coordonnées de paiement et conditions convenues, par exemple une pénalité de retard. Si le client ne règle qu’une partie de la facture, le reçu indique le montant réellement reçu, et non le total de la facture. Une courte note précisant le solde restant dû permet à chacun de savoir ce qu’il reste à payer.

Quand envoyer l’un ou l’autre

• Paiement sur place (espèces, carte ou paiement par téléphone à la fin du travail) : remettez un reçu. Une facture n’est pas nécessaire, sauf si un client professionnel en demande une pour sa comptabilité.
• Paiement différé (virement bancaire sous 14 ou 30 jours) : envoyez une facture, puis un reçu à l’arrivée du paiement si le client le souhaite.
• Acompte avant le travail : envoyez une facture d’acompte ou une facture pro forma si le client a besoin d’un document pour faire valider le paiement. Remettez ensuite un reçu pour l’acompte, puis une facture finale indiquant le solde et l’acompte déjà versé.
• Paiement partiel : remettez un reçu correspondant à la somme reçue et précisez ce qui reste à payer. Ne marquez pas la facture comme réglée tant que vous n’avez pas reçu la totalité.
• Le client demande une « facture acquittée » : il lui faut une preuve de paiement. Envoyez un reçu mentionnant le numéro de facture ou la facture originale clairement marquée comme payée, avec la date.

Les clients professionnels demandent souvent les deux : la facture pour enregistrer leur achat et le reçu ou le relevé bancaire comme preuve de paiement.

Un chantier, deux documents

Le reçu présenté à côté de cet article illustre un cas courant. Le véhicule utilitaire d’une entreprise de paysagisme avait besoin de nouveaux freins.

1. Facture INV-0571, émise le jour où le véhicule a été récupéré : pièces 286.00 $, 2 heures de main-d’œuvre à 120.00 $, purge du liquide de frein à 89.00 $, sales tax de 6 % sur les pièces, total 632.16 $, à régler sous 14 jours.
2. Reçu RCT-0312, émis neuf jours plus tard à l’arrivée du virement bancaire : mêmes lignes et même total, avec la mention « Virement bancaire », la date de paiement et la référence INV-0571.

Remarquez que le reçu a son propre numéro dans une série distincte. C’est un document séparé, pas une copie de la facture. Notez aussi la taxe : dans cet exemple, le garage facture la sales tax sur les pièces, mais pas sur la main-d’œuvre indiquée séparément. La taxation de la main-d’œuvre dépend de l’État, vérifiez la règle applicable avant de reprendre cet exemple.

Avec un compte Duebolt gratuit, ouvrez une facture réglée et touchez Créer un reçu : les coordonnées du client, les prestations et les totaux sont repris dans un nouveau reçu daté du jour.

Factures, notes, reçus et relevés

Quelques termes proches prêtent souvent à confusion :

• Note est un mot courant pour désigner une facture, généralement du point de vue du client (« j’ai payé la note du plombier »).
• Relevé de compte récapitule les factures et paiements d’un client sur une période et indique ce qui reste dû. Il ne remplace pas les factures.
• Devis ou estimation précède les deux : c’est le prix proposé avant le travail. Consultez le modèle de devis estimatif et le modèle de devis.
• Reçu de vente est celui qu’un magasin remet à la caisse, généralement sans le nom du client.

Si vous découvrez ces notions, notre guide qu’est-ce qu’une facture ? en présente les bases, et le générateur de reçus vous permet d’en créer un en une minute.

Quel document garder pour les impôts et les frais ?

Pour votre comptabilité, gardez les deux : la facture prouve la vente, et le paiement (reçu ou trace bancaire) indique quand elle a été réglée. Si vous déclarez vos revenus à la date du paiement plutôt qu’à celle de la facture, c’est la date de paiement qui compte.

Pour justifier une dépense, un employeur ou l’administration fiscale demande généralement une preuve que l’argent a bien été dépensé. Un reçu, ou une facture marquée comme payée, est donc plus sûr qu’une facture impayée. Dans les pays où s’appliquent la TVA ou la GST, une entreprise qui récupère la taxe a généralement besoin d’une véritable facture de TVA ou facture fiscale portant votre numéro d’immatriculation. Un simple reçu peut ne pas suffire. C’est souvent la raison pour laquelle un client professionnel demande une facture même après avoir payé.