Modèle de facture de réparation auto

Que doit contenir une facture de réparation auto ?

Une facture de réparation sert aussi d’historique d’entretien du véhicule. Les clients la gardent pour la garantie, la revente ou le prochain mécanicien. Indiquez-y systématiquement :

• Le véhicule : année, marque, modèle, VIN et plaque d’immatriculation. Le VIN est le seul identifiant sans ambiguïté.
• Le kilométrage à l’arrivée (et au départ si vous faites un essai routier). De nombreuses garanties de pièces sont calculées en miles.
• Les trois C : la plainte du client, la cause constatée et la correction effectuée. Une courte version dans les notes suffit.
• Pièces et main-d’œuvre sur des lignes distinctes. Pour chaque pièce, indiquez sa nature, si elle est neuve, d’occasion ou reconditionnée, ainsi que sa référence si le client peut en avoir besoin.
• Heures et taux horaires. Vous pouvez utiliser les temps barémés, en précisant le nombre d’heures dans la description.
• Fournitures d’atelier et frais d’élimination sur leurs propres lignes, et non noyés dans la main-d’œuvre.
• Votre garantie, en mois et en miles, et la date à laquelle le véhicule a été rendu.

Le champ référence de Duebolt peut contenir le véhicule, le VIN et le kilométrage sur une seule ligne, imprimée en haut du PDF.

Pièces, main-d’œuvre et taxe de vente

Séparez les pièces et la main-d’œuvre pour deux raisons. Les clients comparent les prix des pièces en ligne, donc une ligne claire inspire confiance. De plus, dans la plupart des États, les pièces sont taxables, contrairement parfois à la main-d’œuvre, selon l’État et la façon dont celle-ci est détaillée. Quelques États taxent aussi la main-d’œuvre de réparation.

Duebolt vous permet de définir un taux de taxe pour chaque ligne. Appliquez le taux local aux pièces et fournitures, et mettez les lignes de main-d’œuvre à 0 % là où votre État ne les taxe pas. Le PDF affiche la taxe de chaque taux pour que le client voie exactement ce qui a été taxé. Consultez les règles de votre administration fiscale locale. Ceci ne constitue pas un conseil fiscal.

Certains États imposent aussi des règles propres aux garages. En Californie, par exemple, la facture doit préciser si chaque pièce est neuve, d’occasion, reconstruite ou reconditionnée, et le client doit pouvoir récupérer les pièces remplacées. De nombreux États exigent aussi un devis écrit et l’accord du client avant des travaux dépassant un certain montant. Obtenez son accord avant de sortir la clé à molette.

Prestations courantes et tarifs

Les frais de fournitures couvrent les chiffons, produits nettoyants, graisse et petites pièces. De nombreux garages facturent un pourcentage de la main-d’œuvre avec un plafond. Quel que soit votre tarif, affichez-le sur une ligne dédiée.

Être payé plus vite au comptoir

1. Rédigez la facture pendant que la voiture est sur le pont. Ajoutez les pièces au fur et à mesure de leur sortie du stock, pour que le total soit prêt à l’arrivée du client.
2. Encaissez avant de rendre les clés. Le paiement à réception est la norme. Les flottes et concessionnaires font exception : accordez-leur un délai et demandez leur numéro de bon de commande.
3. Appelez d’abord pour signaler les travaux supplémentaires. Une courroie usée découverte pendant le remplacement des freins mérite un appel, pas une ligne surprise.
4. Envoyez le PDF par SMS. Le mécanicien itinérant peut le partager depuis son téléphone dans l’allée, avant de reprendre la route.
5. Remettez un exemplaire acquitté. Après le paiement par carte, transformez la facture en reçu afin que l’historique d’entretien confirme le règlement.