Modelo de fatura para reparação automóvel

O que deve incluir uma fatura de oficina

A fatura de uma reparação automóvel também serve de histórico de manutenção do veículo. Os clientes guardam-na para acionar a garantia, vender o carro ou informar o próximo mecânico. Inclua sempre:

• Veículo: ano, marca, modelo, VIN e matrícula. O VIN é o único identificador inequívoco.
• Quilometragem à entrada (e à saída, se fizer um ensaio em estrada). Muitas garantias de peças são contabilizadas em milhas.
• Os três C: a queixa do cliente, a causa encontrada e a correção feita. Basta um resumo curto nas notas.
• Peças e mão de obra em linhas separadas. Para cada peça, indique o que é, se é nova, usada ou reconstruída e o número de peça, se o cliente puder vir a precisar dele.
• Horas e preço da mão de obra. Pode usar as horas tabeladas, desde que indique as horas na descrição.
• Consumíveis e taxas de eliminação em linhas próprias, sem os esconder na mão de obra.
• Garantia em meses e milhas, e a data em que o veículo foi entregue.

O campo de referência do Duebolt permite incluir o veículo, o VIN e a quilometragem numa só linha, impressa perto do topo do PDF.

Peças, mão de obra e imposto sobre vendas

Separe as peças da mão de obra por duas razões. Os clientes comparam preços de peças online, por isso uma linha clara inspira confiança. Além disso, na maioria dos estados as peças estão sujeitas a imposto, mas a mão de obra pode não estar, dependendo do estado e de ser apresentada separadamente. Alguns estados também tributam a mão de obra de reparação.

No Duebolt, pode definir uma taxa de imposto por linha. Aplique a taxa local às peças e aos consumíveis e defina 0% para a mão de obra quando o estado a isentar. O PDF mostra o imposto de cada taxa, para o cliente perceber exatamente o que foi tributado. Consulte as regras do departamento de receitas do seu estado. Isto não é aconselhamento fiscal.

Alguns estados têm regras próprias para oficinas. A Califórnia, por exemplo, exige que a fatura indique se cada peça é nova, usada, reconstruída ou recondicionada e que as peças substituídas sejam oferecidas ao cliente. Muitos estados também exigem um orçamento por escrito e a aprovação do cliente antes de trabalhos acima de determinado valor. Peça autorização antes de começar.

Itens e preços habituais

A taxa de consumíveis da oficina cobre panos, produtos de limpeza, massa lubrificante e pequenas ferragens. Muitas oficinas cobram uma percentagem da mão de obra com um limite máximo. Seja qual for o valor, apresente-o numa linha própria.

Receba mais depressa ao balcão

1. Prepare a fatura enquanto o carro está no elevador. Acrescente as peças à medida que as tira do stock, para ter o total pronto quando o cliente chegar.
2. Receba antes de devolver as chaves. O pagamento no ato é o habitual. As frotas e os concessionários são exceções: dê-lhes prazo de pagamento e inclua o número da ordem de compra.
3. Ligue primeiro para falar de problemas adicionais. Uma correia gasta encontrada durante a reparação dos travões merece uma chamada, não uma linha inesperada na fatura.
4. Envie o PDF por mensagem. O mecânico ao domicílio pode partilhá-lo pelo telemóvel, ainda na entrada de casa, para o cliente o ter antes da partida.
5. Entregue uma cópia paga. Depois de o pagamento com cartão ser aceite, transforme a fatura num recibo para o histórico de manutenção confirmar que foi paga.