Factuursjabloon voor autoreparatie

Wat hoort op een autoreparatiefactuur?

Een autoreparatiefactuur is ook het onderhoudsboekje van de auto. Klanten bewaren die voor garantieclaims, verkoop en de volgende monteur. Zet dit op elke factuur:

• Voertuig: bouwjaar, merk, model, VIN en kenteken. Het VIN is de enige identificatie die niet voor verwarring zorgt.
• Kilometerstand bij binnenkomst (en vertrek als je een proefrit maakt). Veel onderdelengaranties zijn gebaseerd op miles.
• De drie C’s: de klacht van de klant, de oorzaak die je hebt gevonden en de correctie die je hebt uitgevoerd. Een korte omschrijving bij de opmerkingen volstaat.
• Onderdelen en arbeid op aparte regels. Vermeld per onderdeel wat het is, of het nieuw, gebruikt of gereviseerd is, en het onderdeelnummer als de klant dat nodig kan hebben.
• Arbeidsuren en uurtarief. Je mag vaste normtijden gebruiken; zet de uren in de omschrijving.
• Werkplaatsmateriaal en afvoerkosten op een eigen regel, niet verstopt in de arbeidskosten.
• Je garantie in maanden en miles, plus de datum waarop de auto is teruggegeven.

In het referentieveld van Duebolt passen het voertuig, VIN en de kilometerstand op één regel. Die verschijnt bovenaan de pdf.

Onderdelen en arbeid, en omzetbelasting

Houd onderdelen en arbeid om twee redenen apart. Klanten vergelijken onderdeelprijzen online, dus met een duidelijke regel wek je vertrouwen. Bovendien zijn in de meeste staten onderdelen belastbaar, terwijl arbeid dat soms niet is. Dat hangt af van de staat en of de arbeid apart op de factuur staat. Een paar staten belasten reparatiearbeid ook.

Met Duebolt stel je per regel een belastingtarief in. Reken het lokale tarief over onderdelen en materiaal en stel arbeidsregels in op 0% waar jouw staat arbeid niet belast. Op de pdf staat de belasting per tarief, zodat de klant precies ziet waarover belasting is berekend. Controleer de regels bij de belastingdienst van je staat; dit is geen belastingadvies.

Sommige staten hebben aanvullende regels voor garages. Zo verplicht Californië op de factuur te vermelden of elk onderdeel nieuw, gebruikt, gereviseerd of opgeknapt is, en moeten vervangen onderdelen aan de klant worden aangeboden. Veel staten eisen ook een schriftelijke prijsopgave en toestemming van de klant voordat je boven een bepaald bedrag aan werk uitvoert. Vraag dus eerst akkoord voordat je aan de slag gaat.

Veelvoorkomende factuurregels en prijzen

Een vergoeding voor werkplaatsmateriaal dekt poetsdoeken, reinigers, vet en klein bevestigingsmateriaal. Veel garages rekenen een percentage van de arbeid met een maximumbedrag. Wat je ook rekent, vermeld het op een eigen regel.

Sneller betaald aan de balie

1. Maak de factuur terwijl de auto op de brug staat. Voeg onderdelen toe zodra je ze uit het magazijn haalt, zodat het totaal klaarstaat als de klant komt.
2. Reken af voordat je de sleutels teruggeeft. ‘Direct te voldoen’ is gebruikelijk. Voor wagenparken en dealers gelden soms andere afspraken; geef hun betalingstermijnen en vermeld het PO-nummer.
3. Bel eerst over extra gebreken. Een versleten riem die je tijdens een remklus ontdekt, bespreek je telefonisch. Zet die niet als verrassing op de factuur.
4. Stuur de pdf per sms. Mobiele monteurs kunnen hem vanaf hun telefoon delen terwijl ze op de oprit staan. De klant heeft hem al voordat jij wegrijdt.
5. Geef een betaalde kopie mee. Zodra de kaartbetaling is gelukt, maak je van de factuur een kwitantie, zodat uit het onderhoudsboekje blijkt dat er betaald is.