Plantilla de factura de taller mecánico

Qué debe incluir una factura de reparación de coche

La factura de una reparación también es el historial de mantenimiento del vehículo. El cliente la guarda para reclamar la garantía, vender el coche o informar al siguiente mecánico. Incluye siempre:

• Datos del vehículo: año, marca, modelo, VIN y matrícula. El VIN es el único identificador inequívoco.
• Kilometraje de entrada y de salida, si haces una prueba en carretera. Muchas garantías de piezas se cuentan en millas.
• Las tres C: la queja del cliente, la causa que encontraste y la corrección que hiciste. Basta con resumirlo en las notas.
• Piezas y mano de obra en líneas separadas. Para cada pieza, indica qué es, si es nueva, usada o reconstruida y su número de referencia si el cliente puede necesitarlo.
• Horas y tarifa de mano de obra. Puedes usar las horas del baremo; indica las horas en la descripción.
• Consumibles del taller y tasas de eliminación en líneas propias, sin incluirlos de forma oculta en la mano de obra.
• Tu garantía, en meses y millas, y la fecha de devolución del coche.

El campo de referencia de Duebolt permite poner el vehículo, el VIN y el kilometraje en una sola línea, que aparece en la parte superior del PDF.

Piezas, mano de obra e impuesto sobre las ventas

Separa las piezas de la mano de obra por dos motivos. Los clientes comparan precios de piezas en internet, así que una línea clara genera confianza. Además, en la mayoría de los estados las piezas pagan impuestos y la mano de obra puede estar exenta, según el estado y si se detalla por separado. Algunos estados también gravan la mano de obra de reparación.

Duebolt permite fijar un tipo impositivo para cada línea. Aplica el tipo local a las piezas y los consumibles, y pon 0% en la mano de obra donde no tribute. El PDF desglosa el impuesto de cada tipo para que el cliente vea qué se ha gravado. Consulta las normas de tu estado con el departamento de ingresos; esto no es asesoramiento fiscal.

Algunos estados imponen normas adicionales a los talleres. Por ejemplo, California exige que la factura indique si cada pieza es nueva, usada, reconstruida o reacondicionada, y que se ofrezcan al cliente las piezas sustituidas. Muchos estados también exigen un presupuesto por escrito y la aprobación del cliente antes de superar cierto importe. Pide su autorización antes de empezar.

Partidas y precios habituales

La tarifa de consumibles cubre trapos, limpiadores, grasa y piezas pequeñas. Muchos talleres cobran un porcentaje de la mano de obra con un límite máximo. Sea cual sea el importe, muéstralo como una línea.

Cómo cobrar antes de entregar el coche

1. Prepara la factura mientras el coche está en el elevador. Añade las piezas al sacarlas del almacén para tener el total listo cuando llegue el cliente.
2. Cobra antes de devolver las llaves. Lo habitual es pagar al recibir la factura. Las flotas y los concesionarios son la excepción: dales un plazo de pago y pide su número de orden de compra (PO).
3. Llama antes de añadir reparaciones extra. Si detectas una correa gastada al cambiar los frenos, llama al cliente en vez de sorprenderle con una línea nueva.
4. Envía el PDF por mensaje. Los mecánicos móviles pueden compartirlo desde el teléfono, incluso en la entrada del cliente, antes de marcharse.
5. Entrega una copia pagada. Cuando se procese la tarjeta, convierte la factura en un recibo para que el historial indique que ya está pagada.