Plantilla de factura de EE. UU.

No hay IVA, pero puede haber impuesto sobre ventas

Estados Unidos no tiene un IVA o GST federal. Lo que quizá tengas que cobrar es el impuesto estatal y local sobre ventas, que depende de dos cosas: dónde se realiza la venta y qué vendes.

• Los bienes físicos están sujetos a impuestos en la mayoría de los estados que cobran impuesto sobre ventas.
• En los servicios, las reglas varían mucho. Algunos estados gravan muchos servicios, otros solo algunos y otros ninguno.
• Algunos estados no tienen impuesto estatal sobre ventas.

Si tienes dudas, el departamento de ingresos de tu estado indica qué está sujeto a impuestos. Si nada lo está, selecciona 0% y la factura no mostrará una línea de impuesto, como en el ejemplo anterior. Si corresponde cobrarlo, introduce el tipo combinado, incluidos los decimales (por ejemplo, 8.875%).

Qué incluir en una factura de EE. UU.

No hay una norma federal única sobre los datos obligatorios de una factura. En la práctica, incluye lo que necesita el equipo de cuentas por pagar de tu cliente para pagarte sin tener que escribirte:

1. Número y fecha de factura.
2. Nombre de tu negocio, dirección, teléfono y correo electrónico.
3. Nombre de la empresa del cliente y dirección de facturación, además de su número de orden de compra (PO) si te lo ha dado.
4. Conceptos desglosados: descripción, cantidad, tarifa e importe.
5. Impuesto sobre ventas, en una línea aparte, si lo cobras.
6. Total pendiente, condiciones de pago (Net 15, Net 30) y fecha de vencimiento.
7. Método de pago: Zelle, transferencia bancaria (ACH), cheque a nombre de quién o PayPal.

Duebolt tiene un campo para cada dato, incluido el número de orden de compra en Their reference.

EIN, W-9 y formularios 1099

Tu EIN (Employer Identification Number) es opcional en una factura. Inclúyelo si tienes uno; muchos profesionales independientes no lo tienen.

Nunca incluyas tu número de la Seguridad Social en una factura. Si un cliente empresa necesita tu identificación fiscal, normalmente te pedirá el formulario W-9. El IRS lo describe como el medio para facilitar tu número de identificación fiscal correcto a quien deba presentar una declaración informativa sobre los pagos que recibes. En el caso de contratistas independientes, esa declaración suele ser el formulario 1099-NEC, que informa de los pagos por servicios a personas que no son empleados. Envía el W-9 por separado y de forma segura, no adjunto a la factura.

Cliente particular o empresa: qué cambia

A un particular le interesa sobre todo saber qué está pagando y cómo hacerlo. Usa conceptos sencillos («Cambiar grifo de cocina» en vez de un número de pieza) y condiciones breves, a menudo con pago a la recepción.

Una empresa tramita tu factura a través de cuentas por pagar. Normalmente necesitará:

• Su número de orden de compra (PO) en la factura, o puede quedar sin pagar.
• Tu nombre legal de empresa, que debe coincidir con el del W-9 que le enviaste.
• Condiciones Net 30 y una fecha de vencimiento que pueda registrar en su sistema.
• Un PDF que pueda reenviar, en vez de una foto de una factura en papel.

La plantilla es la misma, pero cambian los datos. Duebolt recuerda cada cliente, así que solo tienes que introducir una vez el campo PO y las condiciones.

Formato de EE. UU.: Letter, dólares y mes primero

Al elegir United States, se configura lo siguiente:

• Papel Letter (8.5 × 11 in) en vez de A4, para que se imprima bien en impresoras de EE. UU.
• Fechas con el mes primero, por ejemplo, October 23, 2026, e importes como $1,234.56.
• Ortografía estadounidense («Labor») en los conceptos de acceso rápido.
• Campos de pago para Zelle, Venmo, PayPal y los números de ruta bancaria y cuenta.