Rechnungsvorlage für die USA

Keine MwSt., aber eventuell Umsatzsteuer

In den Vereinigten Staaten gibt es keine landesweite VAT oder GST. Möglicherweise müssen Sie Umsatzsteuer auf Ebene von Bundesstaat und Kommune berechnen. Das hängt von zwei Dingen ab: wo der Verkauf stattfindet und was Sie verkaufen.

• Auf physische Waren fällt in den meisten Bundesstaaten mit Umsatzsteuer eine Steuer an.
• Bei Dienstleistungen unterscheiden sich die Regeln stark. Manche Bundesstaaten besteuern viele Leistungen, andere nur einzelne, manche gar keine.
• Einige Bundesstaaten erheben keine landesweite Umsatzsteuer.

Wenn Sie unsicher sind, finden Sie beim Finanzministerium Ihres Bundesstaats eine Liste der steuerpflichtigen Leistungen und Waren. Ist nichts steuerpflichtig, setzen Sie den Satz auf 0 %. Wie im Beispiel erscheint dann keine Steuerzeile. Andernfalls geben Sie den kombinierten Satz einschließlich Dezimalstellen ein, zum Beispiel 8.875 %.

Was auf eine US-Rechnung gehört

Es gibt keine einheitliche Bundesvorschrift zum Rechnungsformat. In der Praxis braucht die Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden genug Angaben, um zu zahlen, ohne erst per E-Mail nachzufragen:

1. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
2. Name Ihres Unternehmens, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail.
3. Unternehmen des Kunden und Rechnungsanschrift sowie, falls vorhanden, dessen PO-Nummer.
4. Einzelne Positionen mit Beschreibung, Menge, Satz und Betrag.
5. Umsatzsteuer als eigene Zeile, falls Sie sie berechnen.
6. Fälliger Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen (Net 15, Net 30) und Fälligkeitsdatum.
7. Zahlungsart: Zelle, Banküberweisung (ACH), Scheck zahlbar an oder PayPal.

Duebolt bietet für alles ein Feld, auch für die PO-Nummer unter Their reference.

EIN, W-9 und 1099

Ihre EIN (Employer Identification Number) ist auf einer Rechnung freiwillig. Tragen Sie sie ein, wenn Sie eine haben. Viele Freelancer haben keine.

Geben Sie niemals Ihre Social Security Number auf einer Rechnung an. Benötigt ein Geschäftskunde Ihre Steuer-ID, bittet er Sie meist um das Formular W-9. Laut IRS dient es dazu, demjenigen, der Zahlungen an Sie melden muss, Ihre korrekte Steueridentifikationsnummer mitzuteilen. Bei selbstständigen Auftragnehmern ist das häufig das Formular 1099-NEC, das Vergütungen für Leistungen von Nichtangestellten ausweist. Senden Sie das W-9 separat und sicher, nicht als Anhang zur Rechnung.

Privatkunde oder Unternehmen: was sich ändert

Privatkunden möchten vor allem wissen, wofür sie zahlen und wie sie bezahlen können. Formulieren Sie Positionen verständlich („Küchenarmatur austauschen“ statt einer Teilenummer) und halten Sie die Zahlungsfrist kurz. Häufig ist die Rechnung sofort bei Erhalt fällig.

Geschäftskunden geben Ihre Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung weiter. Meist benötigen sie:

• Ihre PO-Nummer auf der Rechnung, sonst kann die Zahlung liegen bleiben.
• Ihren rechtlichen Firmennamen, passend zum eingereichten W-9.
• Net 30 und ein Fälligkeitsdatum, das sie in ihr System übernehmen können.
• Ein PDF zum Weiterleiten, statt eines Fotos von einer Papierrechnung.

Die Vorlage ist dieselbe, die Angaben unterscheiden sich. Duebolt merkt sich jeden Kunden, sodass PO-Nummer und Zahlungsbedingungen nur einmal je Kunde eingegeben werden müssen.

US-Format: Letter, Dollar und Monat zuerst

Mit United States werden diese Einstellungen übernommen:

• Letter-Papier (8.5 × 11 in) statt A4, damit der Ausdruck auf US-Druckern passt.
• Datumsangaben mit dem Monat zuerst, zum Beispiel October 23, 2026, und Beträge wie $1,234.56.
• US-Schreibweise wie „Labor“ bei den Schnellauswahl-Positionen.
• Zahlungsfelder für Zelle, Venmo, PayPal sowie Bank-Routingnummer und Kontonummer.