Rechnungsvorlage für Fotografen

Was gehört auf eine Fotografenrechnung?

• Das Shooting: Datum, Ort und Art im Referenzfeld oder in der ersten Rechnungsposition.
• Sitzungs- oder Kreativhonorar: Ihre Zeit fürs Fotografieren und die Vorbereitung.
• Bilder: Anzahl, Bearbeitungsumfang und Lieferung (Online-Galerie, Downloadlink oder Datenträger).
• Nutzung oder Lizenz: Wer die Bilder wo und wie lange verwenden darf. Bei Privatkunden reicht oft ein Satz im Hinweisfeld. Bei Geschäftskunden sollte die Lizenz mit eigenem Preis als Position erscheinen.
• Produkte: Abzüge, Leinwände und Alben, jeweils mit Größe und Ausführung.
• Auslagen: Fahrtkosten, Kilometer, Requisiten, Miete für Location oder Studio sowie ein zweiter Fotograf.
• Bereits gezahlte Anzahlung und noch offener Betrag.
• Lieferdatum der fertigen Galerie, falls sie noch aussteht.

Lizenzen einfach erklärt

Ein Foto aufzunehmen und jemandem die Nutzung zu erlauben, sind zwei verschiedene Dinge. Nach dem US-Urheberrecht gehören Ihnen die Fotos, die Sie aufnehmen, sofern Sie die Rechte nicht abtreten oder angestellt arbeiten. Ihr Kunde kauft eine Lizenz: die Erlaubnis, die Bilder auf vereinbarte Weise zu nutzen.

Bei Familien- und Hochzeitsfotos ist ein kurzer Hinweis zur privaten Nutzung üblich: „Private Nutzung: Drucken und online teilen. Keine kommerzielle Nutzung.“ Bei Unternehmen ist die Lizenz oft mehr wert als das Shooting. Berechnen Sie sie daher separat:

Beschreiben Sie den Umfang in der Rechnungsposition. So stehen die Lizenzbedingungen direkt neben dem Preis.

Anzahlungen und Restzahlung

Die meisten Fotografen verlangen bei Vertragsabschluss eine Reservierungsanzahlung von 25–50 %, mit der der Termin fest gebucht wird. Bei Hochzeiten ist sie meist nicht erstattungsfähig, weil Sie andere Anfragen für diesen Tag ablehnen. Halten Sie das im Vertrag fest und wiederholen Sie es bei Bedarf kurz auf der Rechnung.

Der übliche Ablauf:

1. Stellen Sie die Rechnung für die Anzahlung aus, sobald der Kunde unterschrieben hat.
2. Bei Hochzeiten berechnen Sie den Rest 2–4 Wochen vor dem Termin, damit Sie dem Geld nicht nach der Feier hinterherlaufen müssen.
3. Bei Porträts und kommerziellen Aufträgen stellen Sie den Rest bei Lieferung der Galerie oder vor der Freigabe der Dateien in voller Auflösung in Rechnung.
4. Abzüge und Alben rechnen Sie separat ab, sobald der Kunde sie ausgewählt hat.

Da Duebolt keine negativen Positionen unterstützt, vermerken Sie bereits gezahlte Beträge in den Hinweisen oder berechnen Sie nur den Restbetrag als Position („Hochzeitspaket, Restbetrag nach 1.500 $ Anzahlung“).

Übliche Positionen für Fotografen

• Porträtsitzung, 1 Stunde, mit Online-Galerie: $250–$450
• Bewerbungsfoto-Shooting mit 3 retuschierten Bildern: $200–$350
• Verlobungsshooting: $350–$550
• Hochzeitsreportage, 8 Stunden: $2,800–$5,000
• Zweiter Fotograf: $400–$800 pro Veranstaltung
• Zusätzliches retuschiertes Bild: $25–$50
• Kreativhonorar für kommerzielles Shooting, halber Tag: $900–$1,800
• Expresslieferung: $150–$300
• Abzug 8×10: $35–$60; Leinwand 16×20: $150–$250
• Hochzeitsalbum, 10×10: $500–$900
• Fahrt außerhalb des enthaltenen Gebiets: pro Meile oder pauschal

Abzüge und Alben sind Waren. Viele US-Bundesstaaten erheben darauf Umsatzsteuer, auch wenn Fotodienstleistungen steuerfrei sind. Prüfen Sie die Regeln Ihres Bundesstaats und verwenden Sie einen Steuersatz pro Rechnungsposition, wenn nur bestimmte Posten steuerpflichtig sind.