Rechnung oder Quittung: Was ist der Unterschied?

Der Unterschied in einem Satz

Eine Rechnung wird vor der Zahlung verschickt. Sie zeigt dem Kunden, welchen Betrag er bis wann und auf welche Weise bezahlen soll. Eine Quittung gibt es nach der Zahlung. Sie bestätigt, dass das Geld eingegangen ist, in welcher Höhe, wann und auf welchem Weg.

Die Rechnung stößt also die Zahlung an, die Quittung schließt sie ab. Bei einem Auftrag mit späterer Zahlung schicken Sie zuerst die Rechnung und nach Geldeingang die Quittung. Wird direkt vor Ort bezahlt, gibt es nichts mehr einzufordern. Meist lassen Sie die Rechnung dann weg und stellen gleich eine Quittung aus.

Der Ratgeber für Unternehmen auf gov.uk bringt es auf den Punkt: Eine Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Quittung, die den Zahlungseingang bestätigt.

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Beide Dokumente sollten eine eindeutige Nummer, Ihre Angaben, den Kundennamen, die Positionen und den Gesamtbetrag enthalten. Wenn Sie Steuern berechnen, weisen beide sie aus.

Eine Quittung enthält zusätzlich die Zahlung selbst: das Datum des Geldeingangs, den Zahlungsweg (Bargeld, Karte, Scheck oder Überweisung) und bei einem Scheck dessen Nummer. Bei Kartenzahlungen reichen die letzten vier Ziffern. Eine Rechnung enthält zusätzlich die Zahlungsaufforderung: das Fälligkeitsdatum, Ihre Zahlungsdaten und vereinbarte Bedingungen wie eine Mahngebühr. Zahlt ein Kunde nur einen Teil der Rechnung, steht auf der Quittung der tatsächlich eingegangene Betrag, nicht die Rechnungssumme. Ein kurzer Hinweis auf den offenen Restbetrag macht klar, was noch aussteht.

Wann welches Dokument verschicken?

• Sofort bezahlt (bar, mit Karte oder per Telefon am Ende des Auftrags): Stellen Sie eine Quittung aus. Eine Rechnung ist nicht nötig, sofern kein Geschäftskunde sie für seine Buchhaltung verlangt.
• Spätere Zahlung (Überweisung innerhalb von 14 oder 30 Tagen): Schicken Sie jetzt eine Rechnung und bei Zahlungseingang eine Quittung, falls der Kunde sie möchte.
• Anzahlung vor Arbeitsbeginn: Stellen Sie eine Rechnung über die Anzahlung aus. Braucht der Kunde ein Dokument zur Zahlungsfreigabe, können Sie stattdessen eine Proformarechnung schicken. Danach folgen eine Quittung für die Anzahlung und eine Schlussrechnung über den Restbetrag, auf der die bereits geleistete Anzahlung ausgewiesen ist.
• Teilzahlung: Stellen Sie eine Quittung über den tatsächlich eingegangenen Betrag aus und vermerken Sie, was noch offen ist. Markieren Sie die Rechnung erst als bezahlt, wenn der gesamte Betrag eingegangen ist.
• Der Kunde bittet um eine „bezahlte Rechnung“: Er braucht einen Zahlungsnachweis. Schicken Sie eine Quittung mit Bezug auf die Rechnungsnummer oder die ursprüngliche Rechnung, deutlich als bezahlt markiert und mit Zahlungsdatum.

Geschäftskunden möchten oft beides: die Rechnung für ihre Einkaufsunterlagen und die Quittung oder den Kontoauszug als Zahlungsnachweis.

Ein Auftrag, zwei Dokumente

Die Quittung neben diesem Artikel zeigt einen typischen Ablauf. Der Arbeitswagen eines Gartenbaubetriebs brauchte neue Bremsen.

1. Rechnung INV-0571, ausgestellt am Tag der Abholung des Wagens: Ersatzteile für $286.00, 2 Stunden Arbeitszeit zu je $120.00, Bremsflüssigkeitswechsel für $89.00, 6% Umsatzsteuer auf die Ersatzteile, Gesamtbetrag $632.16, zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
2. Quittung RCT-0312, ausgestellt neun Tage später nach Eingang der Überweisung: dieselben Positionen und derselbe Gesamtbetrag, dazu „Banküberweisung“, das Zahlungsdatum und der Verweis auf INV-0571.

Beachten Sie, dass die Quittung eine eigene Nummer aus einem eigenen Nummernkreis hat. Sie ist ein separates Dokument und keine Kopie der Rechnung. Beachten Sie auch die Steuer: In diesem Beispiel berechnet die Werkstatt Umsatzsteuer auf Ersatzteile, aber nicht auf die separat ausgewiesene Arbeitszeit. Ob Arbeitszeit steuerpflichtig ist, hängt vom Bundesstaat ab. Prüfen Sie deshalb die Vorschriften an Ihrem Standort, bevor Sie dieses Beispiel übernehmen.

Mit einem kostenlosen Duebolt-Konto können Sie eine bezahlte Rechnung öffnen und auf Quittung erstellen tippen. Kunde, Positionen und Beträge werden in eine neue Quittung mit dem heutigen Datum übernommen.

Rechnungen, Quittungen, Zahlungsaufforderungen und Kontoübersichten

Einige ähnliche Begriffe sorgen für dieselbe Verwechslung:

• Bill ist die umgangssprachliche Bezeichnung für eine Rechnung, meist aus Sicht des Kunden („Ich habe die Rechnung des Klempners bezahlt“).
• Statement ist eine Übersicht mehrerer Rechnungen und Zahlungen eines Kunden über einen Zeitraum. Sie zeigt, welche Beträge noch offen sind, ersetzt aber keine Rechnungen.
• Quote oder Estimate kommt vor beidem: ein Preisangebot, das Sie vor Arbeitsbeginn machen. Siehe die Kostenvoranschlagsvorlage und die Angebotsvorlage.
• Sales Receipt ist der Beleg, den ein Geschäft an der Kasse ausstellt, meist ohne Namen des Kunden.

Wenn Sie neu im Thema sind, erklärt der Ratgeber Was ist eine Rechnung? die Grundlagen. Mit dem Quittungsgenerator erstellen Sie in einer Minute eine Quittung.

Welcher Beleg ist für Steuern und Ausgaben nötig?

Bewahren Sie für Ihre Unterlagen beides auf: Die Rechnung belegt den Verkauf, die Zahlung (Quittung oder Bankbeleg) zeigt, wann bezahlt wurde. Wenn Sie Einnahmen erst bei Zahlungseingang statt bei Rechnungsstellung verbuchen, ist das Zahlungsdatum entscheidend.

Möchte ein Kunde eine Ausgabe geltend machen, verlangen Arbeitgeber oder Finanzämter meist einen Nachweis, dass das Geld tatsächlich ausgegeben wurde. Eine Quittung (oder eine als bezahlt markierte Rechnung) ist deshalb sicherer als eine unbezahlte Rechnung. In Ländern mit VAT oder GST benötigt ein Geschäftskunde, der Steuer zurückfordert, in der Regel eine ordnungsgemäße VAT- oder Steuerrechnung mit Ihrer Registrierungsnummer. Eine einfache Quittung reicht möglicherweise nicht aus. Darum bitten Geschäftskunden oft auch dann um eine Rechnung, wenn sie bereits bezahlt haben.