Factuur of kwitantie: wat is het verschil?

Het verschil in één zin

Een factuur stuur je vóór de betaling. Daarop staat wat de klant verschuldigd is, wanneer die moet betalen en hoe. Een kwitantie geef je na de betaling. Die bevestigt dat het geld is ontvangen, hoeveel het was, wanneer en via welke betaalmethode.

De factuur zet de betaling dus in gang, de kwitantie rondt haar af. Bij een klus die later wordt betaald, stuur je eerst de factuur en daarna de kwitantie. Wordt er meteen afgerekend, dan hoef je meestal niet om betaling te vragen en geef je direct een kwitantie.

Gov.uk maakt in zijn bedrijfsrichtlijn duidelijk dat een factuur niet hetzelfde is als een kwitantie, die de betaling bevestigt.

Naast elkaar vergeleken

Beide documenten horen een uniek nummer, jouw gegevens, de naam van de klant, de regels en het totaal te bevatten. Reken je belasting, vermeld die dan op beide.

Een kwitantie voegt de betaling toe: de datum waarop het geld binnenkwam, de methode (contant, kaart, cheque of bankoverschrijving) en bij een cheque het chequenummer. Bij kaartbetalingen volstaan de laatste vier cijfers. Een factuur voegt juist het verzoek toe: de vervaldatum, je betaalgegevens en afgesproken voorwaarden, zoals een toeslag voor te late betaling. Betaalt de klant maar een deel, dan vermeldt de kwitantie het werkelijk ontvangen bedrag en niet het factuurtotaal. Een korte notitie over het openstaande saldo voorkomt onduidelijkheid.

Wanneer stuur je welk document?

• Meteen betaald (contant, met kaart of per telefoon na de klus): geef een kwitantie. Een factuur is niet nodig, tenzij een zakelijke klant die voor de administratie vraagt.
• Later betaald (bankoverschrijving binnen 14 of 30 dagen): stuur nu een factuur en na ontvangst van het geld een kwitantie als de klant die wil.
• Aanbetaling vóór het werk: stuur een factuur voor de aanbetaling, of een proformafactuur als de klant een document nodig heeft om de betaling goed te keuren. Geef daarna een kwitantie voor de aanbetaling en stuur tot slot een factuur voor het resterende bedrag, met daarop de al betaalde aanbetaling.
• Deelbetaling: geef een kwitantie voor het ontvangen bedrag en vermeld wat nog openstaat. Markeer de factuur pas als betaald wanneer het hele bedrag binnen is.
• De klant vraagt om een ‘betaalde factuur’: die wil betalingsbewijs. Stuur een kwitantie met het factuurnummer erop, of de oorspronkelijke factuur met duidelijk de betaaldatum en de markering ‘betaald’.

Zakelijke klanten willen vaak beide: de factuur voor hun aankoopadministratie en de kwitantie of het bankafschrift als betalingsbewijs.

Eén klus, twee documenten

De kwitantie naast dit artikel laat een gebruikelijke volgorde zien. De werkbus van een hoveniersbedrijf had nieuwe remmen nodig.

1. Factuur INV-0571, opgesteld op de dag dat de bus werd opgehaald: onderdelen $286.00, 2 uur arbeid à $120.00, remvloeistof vervangen $89.00, 6% sales tax over de onderdelen, totaal $632.16, te betalen binnen 14 dagen.
2. Kwitantie RCT-0312, negen dagen later opgesteld toen de bankoverschrijving binnenkwam: dezelfde regels en hetzelfde totaal, plus ‘Bankoverschrijving’, de betaaldatum en een verwijzing naar INV-0571.

De kwitantie heeft een eigen nummerreeks. Het is een apart document en geen kopie van de factuur. Let ook op de belasting: in dit voorbeeld rekent de garage sales tax over onderdelen, maar niet over de arbeid die apart is vermeld. Of arbeid belast wordt, hangt af van de staat. Controleer dat dus voordat je het voorbeeld overneemt.

Met een gratis Duebolt-account open je een betaalde factuur en tik je op Kwitantie maken. De klant, regels en totalen worden gekopieerd naar een nieuwe kwitantie met de datum van vandaag.

Facturen, rekeningen, kwitanties en overzichten

Een paar verwante woorden zorgen vaak voor verwarring:

• Rekening is een alledaags woord voor een factuur, meestal vanuit het oogpunt van de klant (‘Ik heb de rekening van de loodgieter betaald’).
• Overzicht vat meerdere facturen en betalingen van één klant over een periode samen en laat zien wat nog openstaat. Het vervangt de facturen niet.
• Prijsopgave of kostenraming komt daarvoor: een prijsvoorstel vóór het werk. Bekijk het sjabloon voor een kostenraming en het offertesjabloon.
• Kassabon is de kwitantie die een winkel bij de kassa geeft, meestal zonder klantnaam.

Lees voor de basis onze gids over wat een factuur is. Met de kwitantiegenerator maak je in een minuut een kwitantie.

Wat heb je nodig voor belasting en onkosten?

Bewaar voor je eigen administratie beide documenten: de factuur toont de verkoop en de betaling (kwitantie of bankregistratie) laat zien wanneer die is voldaan. Geef je inkomsten aan op het moment dat je betaald wordt in plaats van wanneer je factureert, dan is de betaaldatum van belang.

Een klant die kosten declareert, moet meestal aan de werkgever of belastingdienst bewijzen dat het geld echt is uitgegeven. Een kwitantie of als betaald gemarkeerde factuur is daarom sterker bewijs dan een onbetaalde factuur. In landen met VAT of GST heeft een zakelijke klant die belasting terugvraagt doorgaans een correcte VAT- of belastingfactuur met jouw registratienummer nodig. Een gewone kwitantie is mogelijk niet voldoende. Daarom vraagt een zakelijke klant soms om een factuur, ook als die al betaald heeft.