Fatura ou recibo: qual é a diferença?

A diferença numa frase

Uma fatura é enviada antes do pagamento. Indica ao cliente quanto deve, até quando e como pagar. Um recibo é entregue depois do pagamento. Confirma que o dinheiro foi recebido, qual o montante, em que data e por que meio.

A fatura dá início ao pagamento e o recibo confirma que ficou concluído. Num trabalho pago mais tarde, envia primeiro a fatura e, quando o dinheiro entrar, o recibo. Num trabalho pago na hora, não há nada a cobrar, por isso normalmente basta entregar o recibo.

O gov.uk explica de forma simples no seu guia para empresas: uma fatura não é o mesmo que um recibo, que serve de comprovativo de pagamento.

Comparação lado a lado

Ambos devem ter um número único, os seus dados, o nome do cliente, os artigos e o total. Se cobrar imposto, este deve aparecer nos dois.

O recibo acrescenta os dados do pagamento: a data em que o dinheiro entrou, o meio (dinheiro, cartão, cheque ou transferência bancária) e, no caso de cheque, o respetivo número. Nos pagamentos com cartão, bastam os últimos quatro algarismos. A fatura acrescenta o pedido de pagamento: a data de vencimento, os seus dados de pagamento e as condições acordadas, como uma taxa por atraso. Se o cliente pagar apenas parte da fatura, o recibo indica o montante efetivamente recebido, não o total da fatura. Uma nota breve sobre o saldo em dívida deixa claro quanto falta pagar.

Quando enviar cada um

• Pagamento na hora (em dinheiro, cartão ou por telefone no fim do trabalho): entregue um recibo. Não precisa de fatura, a menos que um cliente empresarial a peça para a contabilidade.
• Pagamento posterior (por transferência bancária no prazo de 14 ou 30 dias): envie já a fatura e, quando o pagamento entrar, um recibo se o cliente o quiser.
• Adiantamento antes do trabalho: envie uma fatura para o adiantamento ou uma fatura pró-forma se o cliente precisar de um documento para aprovar o pagamento. Depois, entregue um recibo do adiantamento e uma fatura final do saldo, indicando que o adiantamento já foi pago.
• Pagamento parcial: passe um recibo pelo valor efetivamente recebido e indique o que continua em dívida. Não marque a fatura como paga até receber o valor total.
• O cliente pede uma «fatura paga»: precisa de um comprovativo de pagamento. Envie um recibo com o número da fatura ou a fatura original, claramente marcada como paga e com a data.

Os clientes empresariais pedem muitas vezes ambos: a fatura para registar a compra e o recibo ou extrato bancário como comprovativo de pagamento.

Um trabalho, dois documentos

O recibo ao lado deste artigo segue uma sequência habitual. A carrinha de trabalho de uma empresa de jardinagem precisava de travões novos.

1. Fatura INV-0571, emitida no dia em que a carrinha foi levantada: peças $286.00, 2 horas de mão de obra a $120.00, substituição do óleo dos travões $89.00, imposto sobre vendas de 6% nas peças, total $632.16, a pagar no prazo de 14 dias.
2. Recibo RCT-0312, emitido nove dias depois, quando chegou a transferência bancária: os mesmos itens e total, mais «Transferência bancária», a data do pagamento e uma referência à INV-0571.

Repare que o recibo tem um número próprio numa série própria. É um documento independente, não uma cópia da fatura. Repare também no imposto: neste exemplo, a oficina cobra imposto sobre vendas nas peças, mas não na mão de obra discriminada à parte. A tributação da mão de obra depende do estado, por isso confirme as regras locais antes de usar este exemplo.

Com uma conta gratuita Duebolt, pode abrir uma fatura paga e tocar em Criar recibo. O cliente, os artigos e os totais são copiados para um recibo novo, com a data de hoje.

Faturas, recibos, contas e extratos

Algumas palavras parecidas causam a mesma confusão:

• Conta é a palavra do dia a dia para uma fatura, normalmente do ponto de vista do cliente («paguei a conta do canalizador»).
• Extrato é um resumo das faturas e pagamentos de um cliente ao longo de um período, que mostra o que continua em aberto. Não substitui as faturas.
• Orçamento ou estimativa é apresentado antes de ambos: um preço proposto antes do trabalho. Consulte o modelo de estimativa e o modelo de orçamento.
• Recibo de venda é o recibo que uma loja entrega na caixa: normalmente sem o nome do cliente.

Se ainda está a começar, o guia sobre o que é uma fatura explica o essencial e o gerador de recibos permite criar um recibo num minuto.

Qual precisa para impostos e despesas?

Para os seus registos, guarde ambos: a fatura mostra a venda e o comprovativo do pagamento (recibo ou registo bancário) mostra quando foi paga. Se declarar os rendimentos quando recebe o dinheiro, em vez de quando emite a fatura, a data do pagamento é a relevante.

Para um cliente que reclama uma despesa, a entidade patronal ou a autoridade fiscal costuma exigir prova de que o valor foi realmente pago. Por isso, um recibo (ou uma fatura marcada como paga) é mais seguro do que uma fatura por pagar. Nos países com IVA ou GST, um cliente empresarial que queira deduzir o imposto precisa geralmente de uma fatura fiscal ou de IVA adequada, com o seu número de registo. Um recibo simples pode não chegar. É normalmente por isso que um cliente empresarial pede uma fatura mesmo depois de já ter pago.