Fattura o ricevuta: qual è la differenza?

La differenza in una frase

La fattura si invia prima del pagamento. Dice al cliente quanto deve, entro quando e come pagare. La ricevuta si consegna dopo il pagamento. Conferma che il denaro è arrivato, quanto, quando e con quale metodo.

La fattura avvia il pagamento, la ricevuta lo conclude. Per un lavoro pagato in un secondo momento, invii prima la fattura e poi la ricevuta, quando il denaro è arrivato. Se invece il cliente paga subito, di solito non c'è bisogno di chiedere il pagamento con una fattura: basta consegnare direttamente la ricevuta.

La guida per le imprese di gov.uk lo spiega con semplicità: una fattura non è una ricevuta, che attesta invece l'avvenuto pagamento.

A confronto

Entrambe dovrebbero riportare un numero univoco, i tuoi dati, il nome del cliente, le voci e il totale. Se applichi un'imposta, va indicata su entrambe.

La ricevuta aggiunge i dettagli del pagamento: data di arrivo del denaro, metodo (contanti, carta, assegno, bonifico) e, per gli assegni, il numero. Per i pagamenti con carta bastano le ultime quattro cifre. La fattura aggiunge invece la richiesta di pagamento: data di scadenza, coordinate per pagare e condizioni concordate, come una penale per ritardo. Se il cliente paga solo una parte, la ricevuta indica l'importo effettivamente ricevuto, non il totale della fattura. Una breve nota sul saldo ancora dovuto chiarisce a entrambi quanto resta da pagare.

Quando inviare l'una o l'altra

• Pagamento sul posto (contanti, carta o pagamento dal telefono a fine lavoro): consegna una ricevuta. La fattura non serve, a meno che un cliente aziendale non la chieda per la contabilità.
• Pagamento successivo (bonifico entro 14 o 30 giorni): invia subito la fattura e, se il cliente la desidera, una ricevuta quando arriva il pagamento.
• Acconto prima del lavoro: invia una fattura per l'acconto oppure una fattura proforma se al cliente serve un documento per autorizzare il pagamento. Poi consegna una ricevuta per l'acconto e, a saldo, una fattura finale che lo riporti come già pagato.
• Pagamento parziale: rilascia una ricevuta per la somma ricevuta e indica quanto resta da pagare. Non segnare la fattura come pagata finché non hai ricevuto l'intero importo.
• Il cliente chiede una «fattura pagata»: gli serve una prova del pagamento. Invia una ricevuta con il numero della fattura oppure la fattura originale, chiaramente segnata come pagata e con la data.

I clienti aziendali spesso vogliono entrambi i documenti: la fattura per registrare l'acquisto e la ricevuta o l'estratto conto come prova del pagamento.

Un lavoro, due documenti

La ricevuta accanto a questo articolo segue una sequenza tipica. Il furgone di un'impresa di giardinaggio aveva bisogno di freni nuovi.

1. Fattura INV-0571, emessa il giorno del ritiro del furgone: ricambi $286.00, manodopera 2 ore a $120.00, lavaggio del circuito dei freni $89.00, imposta sulle vendite del 6% sui ricambi, totale $632.16, scadenza a 14 giorni.
2. Ricevuta RCT-0312, emessa nove giorni dopo, quando è arrivato il bonifico: le stesse voci e lo stesso totale, più «Bonifico bancario», la data del pagamento e il riferimento a INV-0571.

La ricevuta ha un numero proprio, appartenente a una serie distinta. È un documento separato, non una copia della fattura. Nota anche l'imposta: in questo esempio l'officina applica l'imposta sulle vendite ai ricambi, ma non alla manodopera indicata separatamente. La tassazione della manodopera dipende dallo Stato, quindi verifica le regole locali prima di copiare l'esempio.

Con un account Duebolt gratuito puoi aprire una fattura pagata e toccare Crea una ricevuta: cliente, voci e totali vengono copiati in una nuova ricevuta con la data di oggi.

Fatture, ricevute, conti e rendiconti

Alcuni termini simili creano confusione:

• Conto è un modo comune per dire fattura, di solito dal punto di vista del cliente («ho pagato il conto dell'idraulico»).
• Estratto conto è un riepilogo delle fatture e dei pagamenti di un cliente in un certo periodo, con gli importi ancora da saldare. Non sostituisce le fatture.
• Preventivo o stima dei costi viene prima di entrambi: è il prezzo che proponi prima di iniziare. Vedi i modelli per stima dei costi e preventivo.
• Ricevuta di vendita è quella che un negozio consegna alla cassa: di solito non riporta il nome del cliente.

Se hai appena iniziato, la guida su che cos'è una fattura spiega le basi, mentre il generatore di ricevute ti permette di creare una ricevuta in un minuto.

Quale documento serve per tasse e spese?

Per i tuoi archivi, conserva entrambi: la fattura documenta la vendita, mentre il pagamento (ricevuta o registrazione bancaria) indica quando è stata pagata. Se dichiari i ricavi quando incassi, invece che quando emetti la fattura, conta la data del pagamento.

Per chiedere il rimborso di una spesa, il datore di lavoro o l'ufficio fiscale di solito vuole una prova che il denaro sia stato effettivamente speso. Una ricevuta, o una fattura segnata come pagata, è quindi più sicura di una fattura non saldata. Nei Paesi con IVA o GST, un cliente aziendale che vuole recuperare l'imposta in genere ha bisogno di una fattura fiscale o IVA regolare con il tuo numero di registrazione. Una semplice ricevuta potrebbe non bastare. Ecco perché un cliente aziendale può chiedere una fattura anche dopo aver già pagato.