Mitä eroa on laskulla ja kuitilla?

Ero lyhyesti

Lasku lähetetään ennen maksua. Siinä kerrotaan asiakkaalle, paljonko hänen tulee maksaa, milloin maksu erääntyy ja miten sen voi maksaa. Kuitti annetaan maksun jälkeen. Se vahvistaa, että raha on saapunut, ja kertoo summan, maksupäivän sekä maksutavan.

Lasku aloittaa maksamisen, kuitti päättää sen. Jos asiakas maksaa työn myöhemmin, lähetä ensin lasku ja anna kuitti, kun maksu näkyy tilillä. Jos maksu tapahtuu heti työn valmistuttua, asiakkaalta ei tarvitse enää pyytää maksua. Tällöin lasku jää yleensä tekemättä ja annat suoraan kuitin.

gov.uk tiivistää asian yrityksille tarkoitetussa oppaassaan näin: lasku ei ole sama kuin kuitti, joka vahvistaa maksun.

Vertailu rinnakkain

Molemmissa kannattaa olla oma yksilöllinen numero, yrityksesi tiedot, asiakkaan nimi, työn tai tuotteiden erittely ja loppusumma. Jos veloitat veroa, merkitse se kumpaankin.

Kuitissa kerrotaan lisäksi itse maksusta: milloin raha saapui ja millä tavalla (käteisellä, kortilla, sekillä tai tilisiirrolla). Sekistä merkitään myös sen numero. Korttimaksusta riittävät neljä viimeistä numeroa. Laskussa puolestaan annetaan maksupyyntö: eräpäivä, maksutietosi ja sovitut ehdot, kuten viivästysmaksu. Jos asiakas maksaa vain osan laskusta, kuitissa näkyy saatu maksu, ei koko laskun loppusummaa. Lyhyt maininta jäljellä olevasta saldosta selventää tilannetta molemmille.

Milloin lähetät laskun, milloin kuitin?

• Maksu heti (käteisellä, kortilla tai puhelimella työn päätteeksi): anna kuitti. Laskua ei yleensä tarvita, ellei yritysasiakas pyydä sitä kirjanpitoonsa.
• Maksu myöhemmin (tilisiirto 14 tai 30 päivän kuluessa): lähetä lasku nyt ja kuitti maksun saavuttua, jos asiakas haluaa sen.
• Ennakkomaksu ennen työtä: lähetä ennakosta lasku tai proformalasku, jos asiakas tarvitsee maksun hyväksymiseen asiakirjan. Anna ennakosta kuitti ja lähetä lopuksi lasku jäljellä olevasta summasta niin, että jo maksettu ennakko näkyy siinä.
• Osamaksu: anna kuitti todellisuudessa saamastasi summasta ja merkitse siihen vielä maksettava osuus. Älä merkitse laskua maksetuksi ennen kuin koko summa on saatu.
• Asiakas pyytää ”maksettua laskua”: hän tarvitsee maksutositteen. Lähetä kuitti, jossa viitataan laskunumeroon, tai alkuperäinen lasku, johon on selvästi merkitty maksupäivä ja maksettu-merkintä.

Yritysasiakas tarvitsee usein molemmat: laskun ostojen kirjanpitoon ja kuitin tai tiliotteen maksun todisteeksi.

Yksi työ, kaksi asiakirjaa

Artikkelin vieressä näkyvä kuitti on osa tavallista maksuketjua. Maisemointiyrityksen työautoon tarvittiin uudet jarrut.

1. Lasku INV-0571 lähetettiin päivänä, jolloin auto noudettiin. Osat $286.00, työ 2 tuntia à $120.00 ja jarrunesteiden vaihto $89.00. Osista veloitettiin 6 % myyntivero, loppusumma oli $632.16 ja maksuaikaa 14 päivää.
2. Kuitti RCT-0312 annettiin yhdeksän päivää myöhemmin, kun tilisiirto saapui. Siinä ovat samat rivit ja loppusumma sekä maksutapa ”tilisiirto”, maksupäivä ja viittaus laskuun INV-0571.

Huomaa, että kuitilla on oma numeronsa omassa numerosarjassaan. Se on erillinen asiakirja, ei laskun kopio. Huomaa myös vero: tässä esimerkissä korjaamo veloittaa myyntiveron osista, mutta ei erikseen ilmoitetusta työstä. Työn verotus riippuu osavaltiosta, joten tarkista oman osavaltiosi säännöt ennen esimerkin käyttöä.

Ilmaisella Duebolt-tilillä voit avata maksetun laskun ja napauttaa Tee kuitti. Asiakas, rivit ja summat kopioituvat uuteen kuittiin, jonka päivämääräksi tulee kuluva päivä.

Lasku, kuitti, bill ja tiliote

Muutama läheinen termi menee helposti sekaisin:

• Bill on arkikielinen sana laskulle, tavallisesti asiakkaan näkökulmasta (”Maksoin putkimiehen laskun”).
• Tiliote kokoaa yhden asiakkaan useat laskut ja maksut tietyltä ajalta sekä näyttää, mitkä laskut ovat vielä avoinna. Se ei korvaa varsinaisia laskuja.
• Tarjous tai kustannusarvio annetaan ennen näitä: siinä kerrot hinnan ennen työn aloittamista. Katso kustannusarviopohja ja tarjouspohja.
• Myyntikuitti on liikkeen kassalta saatava kuitti, jossa ei yleensä ole asiakkaan nimeä.

Jos laskutusasiat ovat sinulle uusia, mikä lasku on -opas käy perusteet läpi. Kuittigeneraattorilla teet kuitin minuutissa.

Kumpaa tarvitset veroihin ja kuluihin?

Säilytä omassa kirjanpidossasi molemmat: lasku osoittaa myynnin, ja maksu (kuitti tai pankin maksutieto) kertoo, milloin asiakas maksoi. Jos ilmoitat tulot maksupäivän mukaan laskutuspäivän sijasta, ratkaiseva on maksupäivä.

Kun asiakas ilmoittaa kulun, työnantaja tai veroviranomainen haluaa yleensä todisteen siitä, että raha on todella maksettu. Siksi kuitti tai maksetuksi merkitty lasku käy paremmin kuin maksamaton lasku. Maissa, joissa käytetään VAT- tai GST-veroa, veron takaisin hakeva yritysasiakas tarvitsee yleensä asianmukaisen VAT- tai verolaskun rekisteröintinumeroinesi. Tavallinen kuitti ei välttämättä riitä. Tämä on usein syy siihen, että yritysasiakas pyytää laskua, vaikka olisi jo maksanut.