Faktura eller kvitto: vad är skillnaden?

Skillnaden i korthet

En faktura skickas före betalningen. Den talar om för kunden vad hen ska betala, när det ska vara gjort och hur betalningen går till. Ett kvitto lämnas efter betalningen. Det bekräftar att pengarna har kommit in, hur mycket som betalats, när och på vilket sätt.

Fakturan inleder alltså betalningen och kvittot avslutar den. Om kunden betalar senare skickar du först fakturan och sedan ett kvitto när pengarna har kommit. Om kunden betalar direkt finns det inget att begära in, så då hoppar du oftast över fakturan och lämnar ett kvitto på en gång.

gov.uk förklarar det enkelt i sin företagsguide: en faktura är inte samma sak som ett kvitto, som bekräftar att betalning har gjorts.

Jämförelse sida vid sida

Båda bör ha ett unikt nummer, dina uppgifter, kundens namn, posterna och totalsumman. Om du tar ut skatt ska den stå med på båda.

På kvittot tillkommer själva betalningen: datumet då pengarna kom in, betalningssättet (kontanter, kort, check eller banköverföring) och, vid check, checknumret. För kortbetalningar räcker de fyra sista siffrorna. På fakturan tillkommer betalningsbegäran: förfallodatum, dina betalningsuppgifter och eventuella villkor, till exempel en förseningsavgift som ni har kommit överens om. Om kunden bara betalar en del av fakturan ska kvittot visa det mottagna beloppet, inte fakturans totalsumma. En kort notering om det återstående beloppet gör det tydligt för er båda vad som återstår.

När ska du skicka vilket?

• Betalning på plats (kontanter, kort eller betalning med mobilen efter jobbet): lämna ett kvitto. En faktura behövs inte, om inte en företagskund vill ha en till sin bokföring.
• Betalning senare (banköverföring inom 14 eller 30 dagar): skicka en faktura nu och ett kvitto när betalningen kommer, om kunden vill ha ett.
• Förskott före arbetet: skicka en faktura på förskottet eller en proformafaktura om kunden behöver ett underlag för att godkänna betalningen. Lämna sedan ett kvitto på förskottet och skicka en slutfaktura på resten där det redan betalda förskottet framgår.
• Delbetalning: lämna ett kvitto på det belopp du faktiskt fått och skriv vad som återstår att betala. Markera inte fakturan som betald förrän hela beloppet har kommit in.
• Kunden ber om en ”betald faktura”: hen vill ha betalningsbevis. Skicka ett kvitto med fakturanumret, eller originalfakturan tydligt markerad som betald med betalningsdatumet.

Företagskunder vill ofta ha båda: fakturan som underlag för köpet och kvittot eller kontoutdraget som betalningsbevis.

Ett jobb, två dokument

Kvittot bredvid artikeln visar ett vanligt händelseförlopp. En trädgårdsfirma behövde nya bromsar till sin arbetsbil.

1. Faktura INV-0571, utfärdad den dag bilen hämtades: delar $286.00, arbete 2 timmar à $120.00, byte av bromsvätska $89.00, försäljningsskatt på 6% på delarna, totalt $632.16, förfallodag om 14 dagar.
2. Kvitto RCT-0312, utfärdat nio dagar senare när banköverföringen kom in: samma poster och totalsumma, plus ”Banköverföring”, betalningsdatumet och en hänvisning till INV-0571.

Lägg märke till att kvittot har ett eget nummer i sin egen nummerserie. Det är ett separat dokument, inte en kopia av fakturan. Lägg också märke till skatten: i det här exemplet tar verkstaden ut försäljningsskatt på delarna, men inte på arbetet som anges separat. Om arbete beskattas beror på delstaten, så kontrollera vad som gäller där du bor innan du använder exemplet.

Med ett kostnadsfritt Duebolt-konto kan du öppna en betald faktura och trycka på Skapa kvitto. Kunden, posterna och summorna kopieras till ett nytt kvitto med dagens datum.

Faktura, kvitto, räkning och kontoutdrag

Några närliggande ord orsakar ofta samma förvirring:

• Räkning är ett vardagligt ord för faktura, oftast sett ur kundens perspektiv (”Jag betalade rörmokarens räkning”).
• Kontoutdrag sammanfattar flera fakturor och betalningar för en kund under en viss period och visar vad som fortfarande är obetalt. Det ersätter inte fakturorna.
• Offert eller kostnadsförslag kommer före båda: ett pris du erbjuder innan arbetet utförs. Se mallen för kostnadsförslag och offertmallen.
• Försäljningskvitto är kvittot en butik lämnar i kassan. Det är vanligtvis ett kvitto utan kundens namn.

Om allt det här är nytt för dig förklarar guiden vad en faktura är grunderna. Med kvittogeneratorn skapar du ett kvitto på en minut.

Vad behöver du för skatt och utlägg?

Spara båda i din egen bokföring: fakturan visar försäljningen och betalningen (kvitto eller bankunderlag) visar när kunden betalade. Om du redovisar inkomsten när du får betalt i stället för när du fakturerar är det betalningsdatumet som räknas.

En arbetsgivare eller skattemyndighet vill oftast se bevis på att kunden faktiskt har haft utgiften när hen begär ersättning för ett utlägg. Därför är ett kvitto, eller en faktura markerad som betald, ett säkrare underlag än en obetald faktura. I länder med VAT eller GST behöver en företagskund som vill dra av skatt i allmänhet en korrekt VAT- eller skattefaktura med ditt registreringsnummer. Ett vanligt kvitto kanske inte räcker. Det är oftast därför en företagskund ber om en faktura även efter att ha betalat.