Faktura eller kvittering: Hva er forskjellen?

Forskjellen på én setning

En faktura sendes før betalingen. Den forteller kunden hva de skylder, når det skal betales og hvordan. En kvittering gis etter betalingen. Den bekrefter at pengene er mottatt, hvor mye, når og på hvilken måte.

Fakturaen setter altså betalingen i gang, og kvitteringen avslutter den. Hvis kunden betaler senere, sender du først fakturaen og deretter kvitteringen når pengene er kommet inn. Hvis kunden betaler på stedet, er det ingenting å kreve inn. Da dropper du som regel fakturaen og gir kvittering med én gang.

gov.uk forklarer det enkelt i veiledningen for bedrifter: En faktura er ikke det samme som en kvittering, som bekrefter at betalingen er gjort.

Side om side

Begge bør ha et unikt nummer, opplysningene dine, kundens navn, varelinjene og totalbeløpet. Krever du inn avgift, skal den stå på begge.

Kvitteringen viser selve betalingen: datoen pengene kom inn, betalingsmåten (kontanter, kort, sjekk eller bankoverføring) og, for sjekk, sjekknummeret. For kortbetaling holder det med de fire siste sifrene. Fakturaen viser betalingskravet: forfallsdato, betalingsopplysninger og eventuelle avtalte vilkår, for eksempel et purregebyr. Betaler kunden bare en del av fakturaen, viser kvitteringen beløpet du faktisk mottok, ikke fakturatotalen. En kort merknad om det utestående beløpet gjør det tydelig for dere begge hva som gjenstår.

Når sender du hvilket dokument?

• Betaling på stedet (kontanter, kort eller mobilbetaling etter jobben): Gi en kvittering. Faktura trengs ikke, med mindre en bedriftskunde ber om den til regnskapet.
• Betaling senere (bankoverføring innen 14 eller 30 dager): Send faktura nå, og kvittering når betalingen kommer, hvis kunden ønsker det.
• Forskudd før arbeidet: Send en faktura på forskuddet, eller en proformafaktura hvis kunden trenger et dokument for å godkjenne betalingen. Send så kvittering for forskuddet og en sluttutgave av fakturaen for resten, der forskuddet er trukket fra.
• Delbetaling: Gi kvittering for beløpet du faktisk mottok, med en merknad om hva som fortsatt gjenstår. Ikke merk fakturaen som betalt før hele beløpet er kommet inn.
• Kunden ber om en «betalt faktura»: Kunden trenger betalingsbevis. Send en kvittering med fakturanummeret, eller originalfakturaen tydelig merket som betalt med betalingsdato.

Bedriftskunder vil ofte ha begge deler: fakturaen til kjøpsregnskapet og kvitteringen eller kontoutskriften som betalingsbevis.

Én jobb, to dokumenter

Kvitteringen ved siden av denne artikkelen viser et vanlig forløp. En anleggsgartners arbeidsbil trengte nye bremser.

1. Faktura INV-0571, utstedt da bilen ble hentet: deler $286.00, 2 arbeidstimer à $120.00, skifte av bremsevæske $89.00, sales tax på 6% på delene, totalt $632.16, forfall om 14 dager.
2. Kvittering RCT-0312, utstedt ni dager senere da bankoverføringen kom: de samme linjene og totalbeløpet, pluss «Bankoverføring», betalingsdatoen og henvisning til INV-0571.

Legg merke til at kvitteringen har et eget nummer i sin egen nummerserie. Det er et separat dokument, ikke en kopi av fakturaen. Se også på avgiften: I dette eksempelet tar verkstedet sales tax på delene, men ikke på arbeidet som er oppført separat. Om arbeid er avgiftspliktig, avhenger av delstaten. Sjekk reglene der du holder til før du bruker dette oppsettet.

Med en gratis Duebolt-konto kan du åpne en betalt faktura og trykke på Lag kvittering. Kunden, varelinjene og beløpene kopieres til en ny kvittering med dagens dato.

Faktura, regning, kontoutskrift og tilbud

Noen beslektede ord blir også ofte blandet sammen:

• Regning er et vanlig hverdagsord for faktura, som oftest brukt fra kundens side («Jeg har betalt rørleggerens regning»).
• Kontoutskrift oppsummerer flere fakturaer og betalinger for én kunde over en periode og viser hva som fortsatt er utestående. Den erstatter ikke fakturaene.
• Tilbud eller kostnadsoverslag kommer før begge deler: en pris du gir før arbeidet. Se malen for kostnadsoverslag og tilbudsmalen.
• Salgskvittering er kvitteringen en butikk gir i kassen. Den viser vanligvis ikke kundens navn.

Er du ny i dette, forklarer guiden hva en faktura er det grunnleggende. Med kvitteringsgeneratoren lager du en kvittering på et minutt.

Hva trenger du til skatt og utlegg?

Ta vare på både fakturaen og betalingsbeviset i eget regnskap. Fakturaen dokumenterer salget, mens kvitteringen eller kontoutskriften viser når det ble betalt. Hvis du fører inntekten når du får betalt, ikke når du sender fakturaen, er betalingsdatoen avgjørende.

Når kunden fører kjøpet som en utgift, vil arbeidsgiveren eller skattekontoret vanligvis ha bevis på at pengene faktisk er brukt. Da er en kvittering (eller en faktura merket som betalt) tryggere enn en ubetalt faktura. I land med VAT eller GST trenger en bedriftskunde som krever tilbake avgift, vanligvis en gyldig VAT- eller tax invoice med registreringsnummeret ditt. En enkel kvittering er ikke alltid nok. Det er ofte derfor en bedriftskunde ber om faktura selv om betalingen allerede er gjort.