Gratis mal for betalingskvittering

Dette dokumenterer en betalingskvittering

En betalingskvittering knytter et pengebeløp til en dato og et bestemt formål. Den svarer på spørsmål som kan dukke opp flere måneder senere: Betalte kunden? Hvor mye? Når? For hvilken jobb?

Dette er noe annet enn en salgskvittering fra kassa, som viser hvilke varer kunden kjøpte. En betalingskvittering kommer ofte etter en faktura, og hovedformålet er å dokumentere at hele eller deler av en bestemt faktura er betalt.

Dette skriver du på kvitteringen

• Kvitteringsnummer i en egen nummerserie (RCT-0001…), slik at numrene ikke blandes med fakturanumrene.
• Datoen pengene kom inn, ikke datoen du skrev kvitteringen, hvis datoene er ulike.
• Mottatt beløp med tall. Noen skriver også beløpet med bokstaver på håndskrevne kvitteringer.
• Betalingsmåte: Zelle, sjekk (med sjekknummer), kort (bare de fire siste sifrene), bankoverføring eller kontanter.
• Hvilken faktura betalingen gjelder. Skriv den i referansefeltet, for eksempel «Invoice INV-0212».
• Utestående beløp: fakturaens total, betalt til nå og restbeløp i merknadene.

Delbetalinger og avdrag

Når kunden betaler i flere omganger, lager du en kvittering for hvert beløp du faktisk mottar. Ikke skriv kvittering for hele fakturabeløpet «for å være grei» før siste betaling har kommet. Kvitteringen er dokumentasjonen din på at kunden fortsatt skylder penger.

En enkel løpende oversikt i merknadene gjør beløpene tydelige: «Faktura totalt $4,200. Betalt til nå $2,800. Restbeløp $1,400 forfaller May 2.» Nummerer også avdragene («Betaling 2 av 3»). Når den siste betalingen kommer, kan den siste kvitteringen si «Fullt betalt».

Forskudd håndteres på samme måte: Kvitter for forskuddet når det kommer inn, og før det som allerede betalt på sluttfakturaen.

Lag en betalingskvittering i Duebolt

1. Legg til bedriften og kunden. Opplysningene huskes på denne enheten.
2. Trykk Betaling på faktura under hurtigvalg, og skriv inn mottatt beløp.
3. Skriv fakturanummeret under Deres referanse, og velg betalingsmåte.
4. Skriv restbeløpet i merknadene, og last ned eller del PDF-en.

Hvis du laget fakturaen i Duebolt, går det raskere: Åpne den i kontoen din etter at den er betalt, og trykk Lag kvittering. Alle opplysningene kopieres, og dagens dato fylles inn.

Tilbakebetalinger, avviste betalinger og rettelser

Feil kan skje. Hvis du skrev feil beløp eller feil kunde, må du ikke endre den gamle kvitteringen og sende den på nytt med samme nummer. Lag en ny kvittering med riktige opplysninger, og noter på kopien din at den første er erstattet. Da beholder du en ryddig nummerering og begge versjonene i arkivet.

Hvis en sjekk blir avvist eller en kortbetaling tilbakeføres etter at du har laget kvitteringen, gir du kunden skriftlig beskjed om at betalingen ikke gikk gjennom og at beløpet fortsatt står ubetalt. Dokumenter også tilbakebetalinger: noter dato, beløp og hvilken kvittering eller faktura de gjelder. Regnskapsføreren trenger å kunne følge betalingssporet.