Gratis mal for kontantkvittering

Derfor trenger du kvittering for hver kontantbetaling

Ved kort- eller bankbetaling lagrer banken et spor. Ved kontantbetaling er det noen har skrevet ned, den eneste dokumentasjonen på at pengene skiftet eier. Det gjelder begge veier: Kunden kan ikke bevise at de betalte, og du kan ikke bevise hva du tjente.

Kontantinntekter er skattepliktige på samme måte som andre inntekter. En nummerert kvittering for hver betaling, med en kopi du beholder, gir deg en ryddig oversikt når skatten skal beregnes og dokumentasjon hvis noen spør hvor et innskudd kommer fra.

Dette bør stå på en kontantkvittering

• Kvitteringsnummer. En fortløpende nummerserie uten hull gjør det lett å se om en kvittering mangler.
• Dato og, ved større beløp, sted, for eksempel hos kunden eller i butikken.
• Hvem som betalte, og hvem som mottok pengene.
• Hva betalingen gjaldt, linje for linje.
• Mottatt beløp, og hvis du ga veksel, beløpet kunden ga deg og vekslepengene.
• Betalingsmåte: kontanter. Duebolt skriver dette under betalingsopplysningene.
• Valgfritt: et signaturfelt hvis beløpet er stort nok til at begge parter ønsker det.

Regnskapsføring for bedrifter som tar imot kontanter

• Skriv kvitteringen når betalingen skjer, ikke på slutten av uken etter hukommelsen.
• Sett inn kontanter jevnlig, og oppbevar kvitteringskopiene sammen med innskuddsbilagene, så beløpene kan avstemmes.
• Ikke betal bedriftsutgifter fra kontantkassen uten kvittering også for dette. Da blir det umulig å avstemme regnskapet.
• Oppbevar kopiene så lenge skattemyndighetene krever. IRS anbefaler vanligvis å ta vare på dokumentasjon som underbygger inntekter i minst tre år, og lenger i noen tilfeller.

Store kontantbeløp har egne regler i USA: En bedrift som mottar mer enn $10,000 i kontanter i én transaksjon eller i relaterte transaksjoner, må rapportere det til IRS på Form 8300 innen 15 dager.

Lag en kontantkvittering på mobilen

1. Legg inn bedriftsopplysningene dine én gang. Neste gang er de allerede fylt ut.
2. Skriv kundens navn, gjerne bare fornavn og telefonnummer, så du finner kvitteringen igjen.
3. Legg til det kunden betalte for, eller trykk på en hurtigvalgsvare.
4. Velg Kontanter som betalingsmåte.
5. Del PDF-en på melding eller e-post, eller skriv den ut. Din kopi beholder nummeret i RCT-serien.

Du slipper en papirkvitteringsblokk som går tom og gjennomslagspapir som falmer i en skuff.

Veksel, tips og delbetaling

Hvis kunden gir deg $300 for en jobb til $260, skal kvitteringen vise at $260 er mottatt for arbeidet. Skriv beløpet kunden ga deg og vekslepengene i merknadene («$300 mottatt, $40 i veksel»), så blir det ikke tvil om hva som ble betalt.

Tips er også inntekt. Hvis kunden sier at du kan beholde vekslepengene, fører du beløpet opp som en egen linje eller merknad. Da stemmer kontantbeholdningen med kvitteringene ved dagens slutt.

Hvis betalingen deles mellom kontanter og kort, kan du skrive én kvittering for hver betalingsmåte eller én kvittering med begge beløpene. Uansett skal totalen på kvitteringen stemme med pengene du faktisk mottok.