Modèle gratuit de reçu d’espèces

Pourquoi remettre un reçu à chaque paiement en espèces ?

Pour un paiement par carte ou virement, la banque garde une trace. En espèces, la seule preuve que l’argent a changé de main est ce qui a été consigné. Cela protège les deux parties : le client peut prouver qu’il a payé et vous pouvez justifier vos revenus.

Les revenus en espèces sont imposables comme les autres. Un reçu numéroté pour chaque paiement, dont vous gardez une copie, facilite le total à déclarer et permet de justifier un dépôt si on vous pose la question.

Que doit indiquer un reçu d’espèces ?

• Un numéro de reçu. Une numérotation continue permet de repérer facilement un reçu manquant.
• La date et, pour les montants importants, le lieu (sur place, à l’atelier).
• Le nom du payeur et celui du bénéficiaire.
• Le motif du paiement, détaillé ligne par ligne.
• Le montant reçu et, si vous avez rendu de la monnaie, le montant remis et la monnaie rendue.
• Le moyen de paiement : espèces. Duebolt l’imprime dans les détails du paiement.
• Facultatif : une ligne de signature, si vous imprimez des reçus pour des montants assez élevés pour que les deux parties la souhaitent.

Tenir les comptes d’une activité qui reçoit des espèces

• Émettez le reçu au moment du paiement, pas à la fin de la semaine de mémoire.
• Déposez régulièrement les espèces à la banque et conservez les reçus près des justificatifs de dépôt pour rapprocher les montants.
• Ne payez pas les dépenses professionnelles avec la caisse sans conserver aussi le reçu correspondant, sinon vos comptes deviennent impossibles à rapprocher.
• Conservez les justificatifs aussi longtemps que l’exige votre administration fiscale. L’IRS recommande généralement de garder les documents qui justifient les revenus pendant au moins trois ans, et plus longtemps dans certains cas.

Aux États-Unis, les paiements en espèces importants sont soumis à des règles supplémentaires : une entreprise qui reçoit plus de $10,000 en espèces lors d’une transaction ou de transactions liées doit le déclarer à l’IRS sur le formulaire 8300 dans les 15 jours.

Créer un reçu d’espèces sur votre téléphone

1. Saisissez une fois les informations de votre entreprise. Elles seront déjà remplies la prochaine fois.
2. Ajoutez le nom du client, même seulement son prénom et son numéro de téléphone, pour retrouver le reçu plus tard.
3. Ajoutez le motif du paiement ou touchez un article ajouté rapidement.
4. Choisissez Espèces comme moyen de paiement.
5. Partagez le PDF par SMS ou e-mail, ou imprimez-le. Votre exemplaire conserve son numéro dans la série RCT.

Plus besoin de carnet de reçus papier qui se termine ni de copies carbone qui pâlissent dans un tiroir.

Monnaie, pourboires et paiements fractionnés

Si un client vous donne $300 pour un travail à $260, le reçu doit indiquer $260 reçus pour la prestation. Notez dans les commentaires le montant remis et la monnaie rendue (« $300 remis, $40 rendus ») afin d’éviter toute question par la suite.

Les pourboires sont aussi des revenus. Si un client vous dit de garder la monnaie, indiquez-la sur une ligne distincte ou dans une note, pour que votre caisse corresponde aux reçus en fin de journée.

Si un paiement est partagé entre espèces et carte, faites un reçu par moyen de paiement, ou un seul reçu détaillant les deux montants. Dans les deux cas, le total doit correspondre aux sommes réellement reçues.