Gratis kwitantie voor contante betaling

Waarom je elke contante betaling moet kwiteren

Bij een kaartbetaling of bankoverschrijving houdt de bank een overzicht bij. Bij contant geld is de enige aanwijzing dat het geld van eigenaar is gewisseld wat iemand heeft opgeschreven. Dat werkt twee kanten op: de klant kan niet bewijzen dat die heeft betaald en jij kunt niet aantonen wat je hebt verdiend.

Contante inkomsten zijn net als alle andere inkomsten belastbaar. Een genummerde kwitantie per betaling, waarvan je een kopie bewaart, geeft je bij de belastingaangifte een duidelijk totaal en antwoord als iemand vraagt waar een storting vandaan komt.

Wat hoort op een kwitantie voor contant geld?

• Een kwitantienummer. Oplopende nummers zonder gaten maken duidelijk of er een kwitantie ontbreekt.
• Datum en bij grotere bedragen de plaats (bij de klant of in de werkplaats).
• Wie betaalde en wie het geld ontving.
• Waarvoor is betaald, regel voor regel.
• Het ontvangen bedrag en, als je wisselgeld gaf, het aangeboden bedrag en het wisselgeld.
• Betaalmethode: Contant. Duebolt drukt die af bij de betaalgegevens.
• Optioneel: een handtekeningregel, als je kwitanties print voor bedragen waarbij beide partijen die willen.

Administratie voor bedrijven die contant geld ontvangen

• Schrijf de kwitantie op het moment van betaling uit, niet aan het einde van de week uit je hoofd.
• Stort contant geld regelmatig en bewaar de kwitantieën bij je stortingsbewijzen, zodat je de totalen kunt vergelijken.
• Betaal geen zakelijke kosten uit de kassa zonder daar ook een bewijs van te bewaren. Anders zijn je boeken niet meer goed te controleren.
• Bewaar kopieën zolang de belastingdienst voorschrijft. De IRS raadt over het algemeen aan bewijsstukken van inkomsten minstens drie jaar te bewaren, en in sommige situaties langer.

Voor grote contante bedragen gelden extra regels in de VS: een bedrijf dat in één transactie of in samenhangende transacties meer dan $10,000 contant ontvangt, moet dit binnen 15 dagen bij de IRS melden met Form 8300.

Een kwitantie voor contant geld maken op je telefoon

1. Vul eenmalig je bedrijfsgegevens in. De volgende keer staan ze er al.
2. Voeg de naam van de klant toe, al is het alleen een voornaam en telefoonnummer, zodat je de kwitantie later terugvindt.
3. Voeg de betaalde dienst of het artikel toe, of tik op een snelle toevoeging.
4. Kies Contant als betaalmethode.
5. Deel de PDF via sms of e-mail, of print die uit. Je exemplaar krijgt een nummer uit de RCT-reeks.

Geen papieren kwitantieboek dat opraakt en geen vervagende doordrukken in een la.

Wisselgeld, fooi en betalingen splitsen

Geeft een klant je $300 voor een klus van $260, vermeld dan $260 als ontvangen bedrag voor het werk. Noteer bij de notities het gegeven en teruggegeven bedrag ("$300 ontvangen, $40 wisselgeld"). Zo is er later geen twijfel over wat er is betaald.

Fooien zijn ook inkomsten. Zegt een klant dat je het wisselgeld mag houden, noteer dat dan als aparte regel of opmerking. Zo klopt je kassaldo aan het einde van de dag met je kwitanties.

Wordt een betaling deels contant en deels met een kaart gedaan, schrijf dan een kwitantie per betaalmethode of één kwitantie met beide bedragen. Het totaal moet overeenkomen met wat je echt hebt ontvangen.