Plantilla gratis de recibo en efectivo

Por qué cada pago en efectivo necesita un recibo

Con una tarjeta o transferencia, el banco conserva el registro. Con el efectivo, la única prueba de que el dinero cambió de manos es lo que alguien anotó. Esto afecta a ambas partes: el cliente no puede demostrar que pagó y tú no puedes demostrar cuánto ganaste.

Los ingresos en efectivo tributan igual que cualquier otro ingreso. Un recibo numerado por cada pago, del que guardes una copia, te permite calcular bien el total al hacer la declaración y explicar de dónde salió un ingreso si alguien pregunta.

Qué debe indicar un recibo en efectivo

• Número de recibo. Una numeración consecutiva y sin saltos permite detectar si falta alguno.
• Fecha y, para importes elevados, lugar (en el domicilio o en el local).
• Quién pagó y quién recibió el dinero.
• El motivo del pago, línea por línea.
• El importe recibido y, si diste cambio, cuánto te entregaron y cuánto devolviste.
• Método de pago: efectivo. Duebolt lo imprime en los datos de pago.
• Opcional: una línea para firmar si imprimes recibos de importes suficientemente altos como para que ambas partes quieran dejar constancia.

Cómo llevar las cuentas si cobras en efectivo

• Emite el recibo al recibir el pago, no al final de la semana de memoria.
• Ingresa el efectivo con regularidad y guarda las copias junto a los justificantes del ingreso para poder comparar los totales.
• No pagues gastos del negocio desde la caja sin guardar también el recibo de esos gastos; después será imposible cuadrar las cuentas.
• Guarda las copias durante el plazo indicado por la autoridad fiscal. El IRS suele recomendar conservar al menos tres años los registros que respaldan los ingresos, y más tiempo en algunos casos.

En EE. UU., las cantidades grandes de efectivo tienen obligaciones adicionales: si una empresa recibe más de $10,000 en efectivo en una transacción o en varias relacionadas, debe comunicarlo al IRS mediante el Form 8300 en un plazo de 15 días.

Haz un recibo en efectivo desde el móvil

1. Introduce los datos de tu negocio una vez; la próxima vez ya aparecerán.
2. Añade el nombre del cliente, aunque solo sea su nombre y teléfono, para encontrar el recibo después.
3. Añade el concepto del pago o toca un concepto de acceso rápido.
4. Elige Efectivo como método de pago.
5. Comparte el PDF por mensaje o email, o imprímelo. Tu copia conservará su número de la serie RCT.

No hace falta preocuparse por quedarse sin talonario de recibos ni por copias de calco que se borran en un cajón.

Cambio, propinas y pagos divididos

Si un cliente te entrega $300 por un trabajo de $260, el recibo debe indicar que recibiste $260 por el trabajo. Anota en las notas el importe entregado y el cambio («entregados $300, devueltos $40») para evitar dudas después.

Las propinas también son ingresos. Si el cliente te dice que te quedes el cambio, regístralo en otra línea o en una nota para que el recuento de caja coincida con los recibos al final del día.

Si el pago se divide entre efectivo y tarjeta, emite un recibo por cada método o uno con los dos importes. En cualquier caso, el total del recibo debe coincidir con lo que realmente recibiste.