Darmowy szablon pokwitowania gotówki

Dlaczego każda płatność gotówką wymaga pokwitowania

Przy płatności kartą lub przelewem bank zachowuje ślad transakcji. Przy gotówce jedynym dowodem przekazania pieniędzy jest zapis na papierze lub w dokumencie. To ważne dla obu stron: klient nie ma dowodu zapłaty, a ty nie masz potwierdzenia uzyskanego przychodu.

Dochód gotówkowy podlega opodatkowaniu tak samo jak każdy inny. Ponumerowane pokwitowanie za każdą wpłatę i zachowana kopia pomagają ustalić sumę przychodów przy rozliczeniu podatku i odpowiedzieć na pytanie o źródło wpłaty.

Co powinno zawierać pokwitowanie gotówki

• Numer pokwitowania. Kolejne numery bez luk ułatwiają zauważenie brakującego dokumentu.
• Datę, a przy większych kwotach także miejsce (u klienta, w warsztacie).
• Dane płatnika i osoby, która otrzymała pieniądze.
• Cel płatności, rozpisany w osobnych pozycjach.
• Otrzymaną kwotę, a jeśli wydano resztę, także kwotę wręczoną i wydaną.
• Metodę płatności: gotówka. Duebolt drukuje ją w szczegółach płatności.
• Opcjonalnie: miejsce na podpis, jeśli przy większej kwocie obie strony chcą go złożyć.

Dokumentacja w firmach przyjmujących gotówkę

• Wystaw pokwitowanie od razu przy płatności, nie pod koniec tygodnia z pamięci.
• Regularnie wpłacaj gotówkę do banku i przechowuj kopie pokwitowań razem z potwierdzeniami wpłat, aby porównać sumy.
• Nie opłacaj wydatków firmowych z kasy bez zachowania pokwitowania. Bez tego nie da się uzgodnić ksiąg.
• Przechowuj dokumenty tak długo, jak wymaga tego urząd podatkowy. IRS zazwyczaj zaleca przechowywanie dokumentacji potwierdzającej dochód przez co najmniej trzy lata, a w niektórych sytuacjach dłużej.

W USA duże wpłaty gotówkowe podlegają dodatkowym zasadom: firma, która otrzyma ponad $10,000 gotówką w jednej transakcji lub powiązanych transakcjach, musi zgłosić je do IRS na formularzu 8300 w ciągu 15 dni.

Wystaw pokwitowanie gotówki w telefonie

1. Jednorazowo wpisz dane firmy. Przy kolejnej płatności będą już uzupełnione.
2. Dodaj imię i nazwisko klienta, choćby samo imię i numer telefonu, aby później znaleźć pokwitowanie.
3. Wpisz, za co klient zapłacił, albo wybierz pozycję z szybkiego dodawania.
4. Jako metodę płatności wybierz Gotówka.
5. Wyślij PDF SMS-em lub e-mailem albo go wydrukuj. Twoja kopia zachowa numer z serii RCT.

Nie zabraknie ci papierowych druków i nie wyblakną kopie węglowe na dnie szuflady.

Reszta, napiwki i płatność podzielona na części

Jeśli klient wręcza $300 za zlecenie warte $260, pokwitowanie powinno potwierdzać otrzymanie $260 za wykonaną pracę. W uwagach możesz zapisać kwotę wręczoną i wydaną resztę („Wręczono $300, wydano $40 reszty”), aby uniknąć późniejszych wątpliwości.

Napiwki też są przychodem. Jeśli klient pozwoli ci zatrzymać resztę, zapisz ją jako osobną pozycję lub dodaj uwagę. Dzięki temu stan gotówki na koniec dnia będzie zgadzał się z pokwitowaniami.

Jeśli płatność jest częściowo gotówką, a częściowo kartą, wystaw osobne pokwitowanie dla każdej metody lub jedno z wyszczególnionymi kwotami. Suma musi odpowiadać faktycznie otrzymanej płatności.