Vorlage für Barzahlungsquittungen

Warum jede Barzahlung quittiert werden sollte

Bei Karte oder Überweisung hinterlässt die Bank eine Spur. Bei Bargeld ist eine Notiz oft der einzige Nachweis, dass Geld den Besitzer gewechselt hat. Das betrifft beide Seiten: Der Kunde kann die Zahlung nicht belegen und du kannst nicht nachweisen, was du verdient hast.

Bargeldeinnahmen sind genauso steuerpflichtig wie andere Einnahmen. Eine nummerierte Quittung für jede Zahlung, von der du eine Kopie aufbewahrst, ergibt zur Steuerzeit eine nachvollziehbare Summe. Und du kannst belegen, woher eine Einzahlung stammt, falls jemand danach fragt.

Diese Angaben gehören auf eine Barzahlungsquittung

• Quittungsnummer. Fortlaufende Nummern ohne Lücken machen fehlende Quittungen sichtbar.
• Datum und bei größeren Beträgen auch Ort (beim Kunden oder im Geschäft).
• Wer gezahlt und wer das Geld erhalten hat.
• Wofür gezahlt wurde, einzeln aufgeführt.
• Erhaltener Betrag und, falls du Wechselgeld herausgegeben hast, der gegebene Betrag und das Wechselgeld.
• Zahlungsart: Cash. Duebolt druckt sie bei den Zahlungsdetails.
• Optional: eine Unterschriftszeile, wenn beide Seiten bei größeren Beträgen eine möchten.

Bargeld im Betrieb ordentlich dokumentieren

• Stelle die Quittung direkt bei der Zahlung aus, nicht am Ende der Woche aus dem Gedächtnis.
• Zahle Bargeld regelmäßig ein und bewahre Quittungskopien bei den Einzahlungsbelegen auf, damit sich die Summen abgleichen lassen.
• Bezahle Betriebsausgaben nicht ohne Beleg aus der Kasse. Sonst lassen sich die Bücher kaum abstimmen.
• Bewahre Kopien so lange auf, wie es deine Steuerbehörde verlangt. Der IRS empfiehlt in der Regel, Unterlagen zu Einnahmen mindestens drei Jahre aufzubewahren, in manchen Fällen länger.

Für hohe Bargeldbeträge gelten in den USA zusätzliche Regeln: Ein Unternehmen, das bei einer einzelnen oder zusammenhängenden Transaktionen mehr als $10,000 in bar erhält, muss dies innerhalb von 15 Tagen mit Form 8300 dem IRS melden.

Barzahlungsquittung am Handy erstellen

1. Gib deine Unternehmensdaten einmal ein. Beim nächsten Mal sind sie schon ausgefüllt.
2. Füge den Namen des Kunden hinzu, notfalls nur den Vornamen und eine Telefonnummer, damit du die Quittung später findest.
3. Trage ein, wofür bezahlt wurde, oder tippe auf eine häufige Position.
4. Wähle Cash als Zahlungsart.
5. Teile das PDF per SMS oder E-Mail oder drucke es aus. Deine Kopie erhält ihre Nummer aus dem RCT-Nummernkreis.

Kein Papier-Quittungsblock, der leer wird, und keine verblassenden Durchschläge in der Schublade.

Wechselgeld, Trinkgeld und geteilte Zahlungen

Gibt dir ein Kunde $300 für einen Auftrag über $260, sollte die Quittung $260 als Zahlung für die Arbeit ausweisen. Notiere in den Bemerkungen den gegebenen Betrag und das Wechselgeld ("$300 gegeben, $40 Wechselgeld"), damit später klar ist, was bezahlt wurde.

Trinkgeld ist ebenfalls Einnahme. Sagt ein Kunde, du sollst das Wechselgeld behalten, erfasse es als eigene Position oder Notiz. So stimmt dein Kassenbestand am Tagesende mit den Quittungen überein.

Wird eine Zahlung aufgeteilt, zum Teil bar und zum Teil mit Karte, stelle entweder je Zahlungsart eine Quittung aus oder vermerke beide Beträge auf einer Quittung. In jedem Fall muss der Gesamtbetrag dem tatsächlich erhaltenen Geld entsprechen.