Kostenlose Quittung für Dienstleistungen

Was eine Dienstleistungsquittung auszeichnet

Auf einem Kassenbon stehen verkaufte Waren. Eine Dienstleistungsquittung muss dagegen die ausgeführte Arbeit beschreiben. Das ist oft weniger eindeutig: Was war defekt, was haben Sie gemacht, wie lange hat es gedauert und welche Teile wurden eingebaut? Diese Angaben braucht der Kunde für einen Garantieanspruch, den Vermieter, die Versicherung oder die eigene Abrechnung.

Die Quittung dokumentiert auch, was Sie an diesem Tag an dieser Adresse erledigt haben. Das hilft, wenn derselbe Kunde sich wegen desselben Problems wieder meldet.

Beschreiben Sie die Arbeit verständlich

• Beginnen Sie mit dem Problem: „Geschirrspüler pumpt nicht ab“ zeigt dem Kunden, wofür er bezahlt hat.
• Trennen Sie Arbeitszeit und Ersatzteile. Berechnen Sie die Arbeitszeit aus Stunden mal Stundensatz und führen Sie Teile als eigene Positionen auf. In vielen US-Bundesstaaten wird die Sales Tax unterschiedlich behandelt.
• Geben Sie das Leistungsdatum an, besonders wenn später bezahlt wird. Duebolt hat dafür ein eigenes Feld.
• Nennen Sie eine Garantie für Ihre Arbeit und deren Dauer.
• Halten Sie Empfehlungen fest, die Sie nicht umgesetzt haben, zum Beispiel „Schlauch ist abgenutzt, innerhalb von 6 Monaten ersetzen“. So ist dokumentiert, dass Sie den Kunden darauf hingewiesen haben.

Sofort bezahlt oder später nach Rechnung

Viele Serviceeinsätze werden bezahlt, bevor Sie losfahren: mit Karte über das Lesegerät am Handy, bar, per Zelle oder Venmo. In diesem Fall können Sie auf eine Rechnung verzichten und gleich eine Quittung erstellen. Darauf stehen BEZAHLT, die Zahlungsart und der Betrag.

Bei größeren Aufträgen oder Geschäftskunden mit Zahlungsziel läuft es andersherum: Sie schicken eine Rechnung, der Kunde bezahlt später und die Quittung bestätigt den Zahlungseingang. In Ihrem Konto können Sie die bezahlte Rechnung öffnen und auf Quittung erstellen tippen. So müssen Sie den Auftrag nicht zweimal eingeben.

Bei Stammkunden, etwa für die wöchentliche Reinigung oder die monatliche Rasenpflege, eignet sich eine Quittung pro Besuch oder eine Monatsquittung mit einer Position pro Besuch. Entscheiden Sie sich für eine Variante und bleiben Sie dabei.

Quittungen nach Gewerbe

Regelmäßige Leistungen können Sie als Schnellauswahl speichern. Dann erstellen Sie die Quittung für einen wiederkehrenden Auftrag mit wenigen Fingertipps.

Diese Fehler bei Quittungen vermeiden

• Nur „Arbeitszeit 350 $“ angeben. Ohne Stunden oder Beschreibung weiß der Kunde nicht, wofür er bezahlt hat. In sechs Monaten wissen auch Sie es vielleicht nicht mehr.
• Leistungsadresse vergessen. Eine Hausverwaltung mit zehn Objekten muss wissen, welches davon Sie repariert haben.
• Quittungen erst Tage später schreiben. Erfassen Sie alles vor Ort, solange die Einzelheiten noch frisch sind. Dann hat der Kunde den Beleg, bevor Fragen aufkommen.
• Zwei Besuche ohne Datum auf einer Quittung zusammenfassen. Wenn Sie ein zweites Mal kommen, führen Sie den Besuch mit eigenem Datum als separate Position auf.
• Die Garantie vergessen. Wenn Sie Ihre Arbeit 90 Tage lang garantieren, schützt ein Hinweis auf der Quittung vor späteren Missverständnissen.