Gratis kwitantiemodel voor diensten

Wat maakt een kwitantie voor diensten anders?

Op een kassabon staan producten. Een kwitantie voor diensten moet het uitgevoerde werk beschrijven. Dat is minder eenvoudig: wat was er aan de hand, wat heb je gedaan, hoe lang duurde het en welke onderdelen heb je gebruikt? Die beschrijving heeft de klant nodig voor een garantieclaim, de verhuurder, een verzekeraar of de eigen administratie.

Het is ook jouw verslag van wat je op die dag op dat adres hebt gedaan. Dat is handig als dezelfde klant later belt met hetzelfde probleem.

Beschrijf het werk duidelijk

• Begin met het probleem: ‘Vaatwasser pompt niet af’ maakt duidelijk waarvoor de klant heeft betaald.
• Splits arbeid en onderdelen uit. Vermeld arbeid als uren maal tarief en zet onderdelen op aparte regels. In veel staten gelden voor beide andere regels voor sales tax.
• Vermeld de datum van de werkzaamheden, zeker als de betaling later volgt. Duebolt heeft hiervoor een apart veld.
• Noem eventuele garantie op je werk en hoelang die geldt.
• Noteer wat je hebt aangeraden, maar niet hebt uitgevoerd (‘Slang is versleten, vervang deze binnen 6 maanden’). Zo staat vast dat je het hebt gemeld.

Direct betaald of na een factuur

Veel klanten betalen voor een serviceklus voordat je vertrekt: met een kaartlezer op je telefoon, contant, via Zelle of Venmo. Sla de factuur dan over en maak meteen een kwitantie. Daarop staat BETAALD, de betaalwijze en het bedrag.

Bij grotere klussen of zakelijke klanten met een betalingstermijn werkt het andersom: je stuurt een factuur, de klant betaalt later en de kwitantie bevestigt de betaling. Vanuit je account open je de betaalde factuur en tik je op Kwitantie maken. Zo hoef je de klus niet twee keer in te voeren.

Voor vaste klanten, zoals wekelijkse schoonmaak of maandelijks tuinonderhoud, kun je per bezoek een kwitantie maken of één per maand met een regel voor elk bezoek. Kies een aanpak en houd die aan.

Kwitantie per vakgebied

Sla je gebruikelijke diensten op als snelkeuze. Voor een terugkerende klus maak je dan met een paar tikken een kwitantie.

Veelgemaakte fouten op kwitanties voor diensten

• Alleen ‘Arbeid $350’ vermelden. Zonder uren of omschrijving weet de klant niet waarvoor die heeft betaald. Over zes maanden weet jij dat misschien ook niet meer.
• Het adres van de werkzaamheden vergeten. Een beheerder met tien panden moet weten in welk pand je iets hebt gerepareerd.
• De kwitantie pas dagen later maken. Doe het op locatie zolang je alles nog weet. De klant heeft de kwitantie dan meteen.
• Twee bezoeken zonder datums op één kwitantie zetten. Ben je een tweede keer teruggekomen, vermeld dat bezoek dan op een eigen regel met de eigen datum.
• De garantie vergeten. Geef je 90 dagen garantie op je werk, zet dat dan op de kwitantie. Dat voorkomt later onenigheid.