Darmowy szablon pokwitowania płatności

Co potwierdza pokwitowanie płatności

Pokwitowanie łączy konkretną kwotę z datą i celem płatności. Odpowiada na pytania, które mogą pojawić się po kilku miesiącach: czy klient zapłacił, ile, kiedy i za które zlecenie?

To co innego niż paragon sprzedażowy wręczany przy kasie, który wymienia kupione towary. Pokwitowanie płatności często wystawia się po fakturze, aby potwierdzić opłacenie całej faktury lub jej części.

Co wpisać na pokwitowaniu

• Numer pokwitowania z osobnej serii (RCT-0001…), niezależnej od numerów faktur.
• Datę otrzymania pieniędzy, a nie sporządzenia pokwitowania, jeśli są różne.
• Otrzymaną kwotę cyframi. Przy pokwitowaniach pisanych odręcznie niektórzy zapisują ją także słownie.
• Metodę płatności: Zelle, czek (z numerem czeku), karta (tylko cztery ostatnie cyfry), przelew bankowy lub gotówka.
• Numer faktury, której dotyczy płatność. Wpisz go w polu referencyjnym, na przykład „Faktura INV-0212”.
• Pozostałą kwotę: wartość faktury, dotychczasowe wpłaty i saldo wpisz w uwagach.

Wpłaty częściowe i raty

Gdy klient płaci w ratach, wystaw pokwitowanie za każdą z nich, na kwotę faktycznie otrzymanej wpłaty. Nie potwierdzaj całej wartości faktury „na wszelki wypadek”, zanim wpłynie ostatnia rata. To jedyny dowód, że pozostała kwota jest nadal należna.

Dla jasności wpisuj w uwagach bieżące saldo: „Wartość faktury $4,200. Zapłacono dotąd $2,800. Pozostało $1,400, płatne do 2 maja”. Numeruj też raty („Wpłata 2 z 3”). Przy ostatniej wpłacie możesz dodać „Zapłacono w całości”.

Zaliczki rozlicza się tak samo: potwierdź jej otrzymanie, a na końcowej fakturze wykaż ją jako już zapłaconą.

Wystaw pokwitowanie płatności w Duebolt

1. Dodaj dane firmy i klienta. Zostaną zapamiętane na tym urządzeniu.
2. Wybierz Wpłata na fakturę w szybkich pozycjach i wpisz otrzymaną kwotę.
3. W polu Numer referencyjny klienta podaj numer faktury i wybierz metodę płatności.
4. Wpisz pozostałe saldo w uwagach, a potem pobierz PDF lub go udostępnij.

Jeśli fakturę wystawiłeś w Duebolt, zrobisz to szybciej: po otrzymaniu płatności otwórz ją na swoim koncie i kliknij Utwórz pokwitowanie. Wszystkie dane zostaną skopiowane, a dokument otrzyma dzisiejszą datę.

Zwroty, odrzucone płatności i poprawki

Pomyłki się zdarzają. Jeśli wpiszesz złą kwotę lub dane niewłaściwego klienta, nie edytuj starego pokwitowania i nie wysyłaj go ponownie pod tym samym numerem. Wystaw nowe, poprawne pokwitowanie, a na swojej kopii zaznacz, że poprzednie zostało zastąpione. Zachowasz porządek w numeracji i obie wersje w dokumentacji.

Jeśli czek zostanie odrzucony albo płatność kartą cofnięta po wystawieniu pokwitowania, poinformuj klienta na piśmie, że płatność nie doszła do skutku i saldo znów jest należne. Zapisuj również zwroty pieniędzy: zanotuj datę, zwróconą kwotę i numer powiązanego pokwitowania lub faktury. Księgowy będzie potrzebował pełnej historii.