Faktura for bilverksted

Dette må stå på en faktura fra bilverkstedet

En bilfaktura er også bilens servicehistorikk. Kundene tar vare på den ved garantisaker, salg og neste verkstedbesøk. Ta med dette hver gang:

• Kjøretøyet: årsmodell, merke, modell, VIN og registreringsnummer. VIN er den eneste identifikatoren som ikke kan forveksles.
• Kilometerstand ved innlevering (og ved levering hvis du prøvekjører). Mange garantier på deler regnes i miles.
• De tre K-ene: kundens klage, årsak du fant og korrigering du utførte. En kort oppsummering i notatene holder.
• Deler og arbeid på separate linjer. For hver del: hva den er, om den er ny, brukt eller overhalt, og delenummer hvis kunden kan få bruk for det.
• Arbeidstimer og timepris. Normtider fra en fastprisoversikt går fint, skriv timene i beskrivelsen.
• Verkstedmateriell og avfallsgebyrer på egne linjer, ikke skjult i arbeidsprisen.
• Garantien din i måneder og miles, og datoen bilen ble levert tilbake.

Referansefeltet i Duebolt har plass til bil, VIN og kjørelengde på én linje. Det vises øverst i PDF-en.

Deler, arbeid og sales tax

Hold deler og arbeid hver for seg av to grunner. Kundene sammenligner delepriser på nettet, så tydelige linjer bygger tillit. I de fleste delstater er deler avgiftspliktige, mens arbeid kanskje ikke er det, avhengig av delstaten og om arbeid er oppført separat. Noen få delstater legger også avgift på reparasjonsarbeid.

I Duebolt kan du angi avgiftssats per linje. Bruk den lokale satsen på deler og materiell, og sett arbeidslinjer til 0% der delstaten ikke avgiftsbelegger arbeid. PDF-en viser avgiften for hver sats, slik at kunden ser nøyaktig hva det er beregnet avgift av. Sjekk reglene hos delstatens skattemyndighet. Dette er ikke skatterådgivning.

Noen delstater har egne regler for verksteder. California krever for eksempel at fakturaen sier om hver del er ny, brukt, overhalt eller restaurert, og at kunden får tilbud om de utskiftede delene. Mange delstater krever også et skriftlig kostnadsoverslag og kundens godkjenning før arbeid over en bestemt sum. Få et ja før du begynner.

Vanlige linjeposter og priser

Et gebyr for verkstedmateriell dekker filler, rengjøringsmidler, fett og smådeler. Mange verksteder tar en prosentandel av arbeidskostnaden med en øvre grense. Uansett hva du tar betalt, vis gebyret som en egen linje.

Få betalt raskere ved disken

1. Skriv fakturaen mens bilen står på løftebukken. Legg til deler når du henter dem fra lageret, så er totalsummen klar når kunden kommer.
2. Ta betalt før du gir tilbake nøklene. «Betales ved mottak» er vanlig. Flåte- og forhandlerkunder er unntakene. Avtal netto betalingsfrist og ta med PO-nummeret deres.
3. Ring kunden om ekstra feil først. En slitt reim du oppdager under en bremsejobb, krever en telefonsamtale, ikke en overraskende linje på fakturaen.
4. Send PDF-en på SMS. Mobile mekanikere kan dele den fra telefonen mens de står i oppkjørselen. Kunden har den før du kjører.
5. Gi kunden en betalt kopi. Når kortbetalingen er gjennomført, gjør du fakturaen om til en kvittering, slik at servicehistorikken viser at den er betalt.