Rechnungsvorlage für Kfz-Werkstätten

Was auf eine Kfz-Rechnung gehört

Eine Kfz-Rechnung ist zugleich der Wartungsnachweis für das Fahrzeug. Kunden bewahren sie für Garantieansprüche, den Wiederverkauf und die nächste Werkstatt auf. Diese Angaben gehören auf jede Rechnung:

• Fahrzeug: Baujahr, Marke, Modell, FIN und Kennzeichen. Anhand der FIN lässt sich das Fahrzeug eindeutig bestimmen.
• Kilometerstand bei Annahme (und bei Rückgabe, wenn Sie eine Probefahrt machen). Viele Teilegarantien gelten für eine bestimmte Meilenzahl.
• Die drei Ks: Kundenbeanstandung, festgestellte Ursache und ausgeführte Korrektur. Eine kurze Notiz reicht.
• Teile und Arbeitszeit als getrennte Positionen. Nennen Sie bei jedem Teil, um welches es sich handelt, ob es neu, gebraucht oder wiederaufbereitet ist und bei Bedarf die Teilenummer.
• Arbeitsstunden und Stundensatz. Sie können mit Richtzeiten arbeiten, schreiben Sie die Stunden aber in die Beschreibung.
• Werkstattmaterial und Entsorgungsgebühren als eigene Positionen, nicht versteckt in der Arbeitszeit.
• Garantiezeitraum in Monaten und Meilen sowie das Datum der Fahrzeugrückgabe.

Im Referenzfeld von Duebolt finden Fahrzeug, FIN und Kilometerstand auf einer Zeile Platz. Sie werden oben im PDF angezeigt.

Ersatzteile, Arbeitszeit und Sales Tax

Teile und Arbeitszeit sollten aus zwei Gründen getrennt aufgeführt werden. Kunden vergleichen Teilepreise online, eine klare Position schafft also Vertrauen. Außerdem sind in den meisten Bundesstaaten Teile steuerpflichtig, Arbeitszeit möglicherweise nicht. Das hängt vom Bundesstaat und davon ab, ob die Arbeitszeit separat ausgewiesen ist. Einige Bundesstaaten besteuern auch Reparaturarbeiten.

In Duebolt können Sie für jede Position einen eigenen Steuersatz einstellen. Berechnen Sie auf Teile und Material den örtlichen Satz und setzen Sie die Arbeitszeit auf 0 %, wenn Ihr Bundesstaat sie nicht besteuert. Das PDF weist die Steuer je Satz aus, damit Kunden sehen, was besteuert wurde. Prüfen Sie die Vorschriften bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaats. Dies ist keine Steuerberatung.

Einige Bundesstaaten haben zusätzliche Werkstattvorschriften. Kalifornien verlangt zum Beispiel, dass auf der Rechnung steht, ob ein Teil neu, gebraucht, wiederaufbereitet oder instand gesetzt ist. Außerdem müssen die ausgebauten Teile dem Kunden angeboten werden. In vielen Bundesstaaten braucht es vor Arbeiten oberhalb eines bestimmten Betrags einen schriftlichen Kostenvoranschlag und die Zustimmung des Kunden. Holen Sie das Okay ein, bevor Sie loslegen.

Übliche Positionen und Preise

Die Werkstattpauschale deckt Lappen, Reiniger, Schmiermittel und Kleinteile ab. Viele Werkstätten berechnen einen Anteil der Arbeitszeit bis zu einem Höchstbetrag. Was auch immer Sie berechnen: Führen Sie es als eigene Position auf.

Schneller bezahlt werden am Werkstatttresen

1. Schreiben Sie die Rechnung, während das Auto auf der Hebebühne steht. Tragen Sie Teile gleich beim Entnehmen aus dem Lager ein. Dann steht der Gesamtbetrag bereit, wenn der Kunde kommt.
2. Kassieren Sie, bevor Sie die Schlüssel zurückgeben. „Sofort fällig“ ist üblich. Bei Fuhrparks und Händlern gelten oft andere Bedingungen. Geben Sie dort das Zahlungsziel und die Bestellnummer (PO) an.
3. Rufen Sie bei zusätzlichen Befunden zuerst an. Ein abgenutzter Riemen, der bei der Bremsenreparatur auffällt, gehört ins Telefonat und nicht als überraschende Position auf die Rechnung.
4. Senden Sie das PDF per SMS. Mobile Mechaniker können es noch in der Einfahrt vom Handy aus teilen. Der Kunde hat es, bevor Sie losfahren.
5. Geben Sie eine bezahlte Kopie mit. Sobald die Kartenzahlung durch ist, wandeln Sie die Rechnung in eine Quittung um, damit der Wartungsnachweis die Zahlung bestätigt.