Modelo de fatura dos EUA

Sem IVA, mas pode haver imposto sobre vendas

Os Estados Unidos não têm IVA nem GST federal. Poderá ter de cobrar imposto estadual e local sobre vendas, que depende de dois fatores: onde ocorre a venda e o que vende.

• Os bens físicos são tributáveis na maioria dos estados que cobram imposto sobre vendas.
• As regras para serviços variam muito. Alguns estados tributam muitos serviços, outros apenas alguns serviços específicos e alguns não tributam nenhum.
• Alguns estados não têm imposto sobre vendas a nível estadual.

Se tiver dúvidas, o departamento de receita do seu estado indica o que é tributável. Se nada for tributável, defina a taxa como 0% e a fatura não apresenta uma linha de imposto, como no exemplo acima. Se houver imposto, introduza a taxa combinada, incluindo decimais (por exemplo, 8.875%).

O que incluir numa fatura dos EUA

Não existe uma única regra federal sobre os dados obrigatórios numa fatura. Na prática, inclua o que a equipa de contas a pagar do cliente precisa para lhe pagar sem ter de pedir mais informações por email:

1. Número da fatura e data da fatura.
2. Nome da sua empresa, morada, telefone e email.
3. Nome da empresa do cliente e morada de faturação, além do respetivo número de PO, se tiver fornecido um.
4. Linhas discriminadas: descrição, quantidade, preço unitário e valor.
5. Imposto sobre vendas, numa linha separada, se o cobrar.
6. Total a pagar, condições de pagamento (Net 15, Net 30) e data de vencimento.
7. Como pagar: Zelle, transferência bancária (ACH), cheque à ordem de ou PayPal.

O Duebolt tem um campo para cada um destes dados, incluindo o número de PO em Referência do cliente.

EIN, W-9 e 1099

O seu EIN (Employer Identification Number) é opcional na fatura. Se tiver um, pode incluí-lo; muitos profissionais independentes não têm.

Nunca indique o seu Social Security number numa fatura. Se um cliente empresarial precisar do seu número de contribuinte, normalmente pedirá o Form W-9, que, segundo o IRS, serve para fornecer o número de identificação fiscal correto a quem tem de declarar os pagamentos que lhe fez. Para prestadores independentes, essa declaração é muitas vezes o Form 1099-NEC, que comunica remunerações pagas a não funcionários. Envie o W-9 em separado e de forma segura, não anexado à fatura.

Cliente particular ou empresa: o que muda

Um particular quer sobretudo saber o que está a pagar e como pagar. Use descrições simples («Substituição da torneira da cozinha» em vez de um número de peça) e condições curtas, muitas vezes pagamento na receção.

Uma empresa encaminha a fatura para a equipa de contas a pagar. Normalmente, vai precisar de:

• O número de PO na fatura, caso contrário o pagamento pode ficar pendente.
• O seu nome legal da empresa, igual ao indicado no W-9 que forneceu.
• Condições Net 30 e uma data de vencimento que possa registar no sistema.
• Um PDF que possa reencaminhar, em vez de uma fotografia de uma fatura em papel.

O modelo é o mesmo, mas os dados variam. O Duebolt memoriza cada cliente, pelo que só tem de introduzir o número de PO e as condições uma vez por cliente.

Formato dos EUA: Letter, dólares e mês primeiro

Ao escolher United States, o modelo configura:

• Papel Letter (8.5 × 11 in) em vez de A4, para imprimir corretamente nas impressoras dos EUA.
• Datas com o mês primeiro, como October 23, 2026, e valores como $1,234.56.
• Ortografia dos EUA («Labor») nos itens de adição rápida.
• Campos de pagamento para Zelle, Venmo, PayPal e routing number e número de conta bancária.