Factuursjabloon voor de VS

Geen btw, soms wel sales tax

De Verenigde Staten hebben geen federale btw of GST. Mogelijk moet je staats- en lokale sales tax rekenen. Dat hangt af van twee dingen: waar de verkoop plaatsvindt en wat je verkoopt.

• Op fysieke goederen wordt sales tax geheven in de meeste staten die deze belasting kennen.
• Voor diensten verschilt het sterk. Sommige staten belasten veel diensten, andere alleen een paar specifieke diensten en sommige helemaal geen.
• Een paar staten hebben geen sales tax op staatsniveau.

Twijfel je? Op de website van de belastingdienst van je staat staat wat belastbaar is. Is niets belastbaar, stel het tarief dan in op 0%. Zoals in het voorbeeld wordt er dan geen belastingregel getoond. Is iets wel belastbaar, vul dan het gecombineerde tarief in, inclusief decimalen (bijvoorbeeld 8.875%).

Wat zet je op een Amerikaanse factuur?

Er is geen federale regel die één vaste factuuropmaak voorschrijft. In de praktijk moet een factuur alle gegevens bevatten die de administratie van je klant nodig heeft om je zonder extra vragen te betalen:

1. Factuurnummer en factuurdatum.
2. Je bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
3. De bedrijfsnaam en het factuuradres van de klant, plus diens PO-nummer als dat is opgegeven.
4. Afzonderlijke factuurregels met omschrijving, aantal, tarief en bedrag.
5. Sales tax op een aparte regel, als je die rekent.
6. Het verschuldigde totaal, de betalingstermijn (Net 15, Net 30) en de vervaldatum.
7. Betaalmethode: Zelle, bankoverschrijving (ACH), cheque op naam van of PayPal.

Duebolt heeft voor elk van deze gegevens een veld, ook voor het PO-nummer onder Their reference.

EIN, W-9 en 1099-formulieren

Je EIN (Employer Identification Number) hoeft niet op een factuur te staan. Heb je er een, dan mag je hem vermelden. Veel freelancers hebben er geen.

Zet nooit je Social Security-nummer op een factuur. Heeft een zakelijke klant je belastingnummer nodig, dan vraagt die meestal om Form W-9. Volgens de IRS is dit het formulier waarmee je je juiste belastingnummer doorgeeft aan iemand die een betalingsrapport over jou moet indienen. Voor zelfstandige opdrachtnemers is dat vaak Form 1099-NEC, waarop vergoedingen aan niet-werknemers worden vermeld. Stuur de W-9 apart en veilig op, niet als bijlage bij de factuur.

Particuliere of zakelijke klant: wat verandert er?

Een particulier wil vooral weten waarvoor die betaalt en hoe dat kan. Houd de factuurregels eenvoudig (‘Keukenkraan vervangen’ in plaats van een onderdeelnummer) en de voorwaarden kort, vaak betaling bij ontvangst.

Een zakelijke klant verwerkt je factuur via de crediteurenadministratie. Meestal willen ze:

• Hun PO-nummer op de factuur, anders kan die onbetaald blijven liggen.
• Je officiële bedrijfsnaam, gelijk aan de naam op de W-9 die je hebt aangeleverd.
• Een termijn van Net 30 en een vervaldatum die ze in hun systeem kunnen zetten.
• Een pdf die ze kunnen doorsturen, geen foto van een papieren factuur.

Hetzelfde sjabloon, andere gegevens. Duebolt onthoudt elke klant, zodat je het PO-nummer en de betalingstermijn per klant maar één keer hoeft in te vullen.

Amerikaanse opmaak: Letter, dollars, maand eerst

Kies Verenigde Staten en je krijgt:

• Letter-papierformaat (8.5 × 11 in) in plaats van A4, zodat de factuur netjes op Amerikaanse printers past.
• Datums met de maand voorop, zoals 23 oktober 2026 in Amerikaanse notatie, en bedragen zoals $1,234.56.
• Amerikaanse spelling (‘Labor’) bij de snelkeuzes.
• Betaalvelden voor Zelle, Venmo, PayPal en de routing- en rekeningnummers van je bank.