Szablon faktury z USA

Nie ma VAT, ale może być sales tax

W Stanach Zjednoczonych nie ma federalnego VAT ani GST. Możesz mieć obowiązek naliczać stanowy i lokalny podatek od sprzedaży (sales tax). Zależy to od dwóch rzeczy: gdzie odbywa się sprzedaż i co sprzedajesz.

• Towary fizyczne podlegają opodatkowaniu w większości stanów, w których obowiązuje sales tax.
• Zasady dotyczące usług są różne. Niektóre stany opodatkowują wiele usług, inne tylko wybrane, a część nie opodatkowuje żadnych.
• W kilku stanach nie ma stanowego podatku od sprzedaży.

Jeśli nie masz pewności, urząd skarbowy twojego stanu publikuje listę towarów i usług podlegających opodatkowaniu. Jeśli żadna pozycja nie podlega podatkowi, ustaw 0%, a faktura nie pokaże wiersza podatku. Jeśli podatek obowiązuje, wpisz łączną stawkę z miejscami po przecinku, np. 8.875%.

Co umieścić na fakturze w USA

Nie ma jednej federalnej zasady określającej zawartość faktury. W praktyce uwzględnij dane, których dział płatności klienta potrzebuje, by opłacić ją bez dodatkowych pytań:

1. Numer faktury i data wystawienia.
2. Nazwa firmy, adres, telefon i e-mail.
3. Nazwa firmy klienta i adres rozliczeniowy oraz jego numer PO, jeśli go podał.
4. Wyszczególnione pozycje: opis, ilość, stawka i kwota.
5. Sales tax w osobnym wierszu, jeśli go naliczasz.
6. Suma do zapłaty, warunki płatności (Net 15, Net 30) i termin płatności.
7. Sposób płatności: Zelle, przelew bankowy (ACH), czek wystawiony na odbiorcę lub PayPal.

Duebolt ma pole na każdą z tych informacji, w tym na PO w polu Their reference.

EIN, W-9 i formularze 1099

Twój EIN (Employer Identification Number) jest opcjonalny na fakturze. Jeśli go masz, możesz go podać. Wielu freelancerów go nie ma.

Nigdy nie wpisuj numeru Social Security na fakturze. Jeśli klient firmowy potrzebuje twojego numeru identyfikacji podatkowej, zwykle poprosi o Form W-9. IRS opisuje go jako formularz do przekazania prawidłowego numeru identyfikacji podatkowej podmiotowi, który musi złożyć informację o wypłaconych ci kwotach. W przypadku niezależnych wykonawców jest to często Form 1099-NEC, wykazujący wynagrodzenie dla osób niebędących pracownikami. Wyślij W-9 osobno i bezpiecznym kanałem, nie jako załącznik do faktury.

Klient prywatny czy firmowy: co się zmienia

Właściciel domu chce przede wszystkim wiedzieć, za co płaci i jak zapłacić. Używaj prostych opisów („Wymiana baterii kuchennej”, a nie numer części) i krótkiego terminu, często płatności przy odbiorze.

Klient firmowy przekazuje fakturę do działu płatności. Zwykle potrzebuje:

• Własnego numeru PO na fakturze, inaczej płatność może się opóźnić.
• Twojej oficjalnej nazwy firmy zgodnej z przekazanym formularzem W-9.
• Warunków Net 30 i terminu płatności do wprowadzenia do systemu.
• Pliku PDF, który może przekazać dalej, zamiast zdjęcia papierowej faktury.

Szablon jest ten sam, zmieniają się szczegóły. Duebolt zapamiętuje klienta, więc PO i warunki płatności wpisujesz dla niego tylko raz.

Format USA: Letter, dolary, najpierw miesiąc

Po wybraniu United States ustawiane są:

• Papier Letter (8.5 × 11 in) zamiast A4, by dokument prawidłowo drukował się na amerykańskich drukarkach.
• Daty z miesiącem na początku, np. October 23, 2026, i kwoty takie jak $1,234.56.
• Amerykańska pisownia („Labor”) w szybkich pozycjach.
• Pola płatności przez Zelle, Venmo, PayPal oraz dane bankowe: routing number i numer konta.