Näin yksinyrittäjä laskuttaa UK:ssa

Mitä jokaisessa UK-laskussa pitää olla

gov.uk:n laskutusoppaassa luetellaan laskuun vaadittavat tiedot:

• yksilöllinen tunnistenumero
• yrityksen nimi, osoite ja yhteystiedot
• laskutettavan asiakkaan yrityksen nimi ja osoite
• selkeä kuvaus veloitettavasta työstä tai tuotteesta
• tavaran tai palvelun toimituspäivä
• laskun päivämäärä
• veloitettavat summat
• ALV:n määrä, jos sitä sovelletaan
• maksettava kokonaissumma

Yksinyrittäjän laskussa pitää lisäksi olla oma nimesi ja käyttämäsi toiminimi. Jos käytät toiminimeä, merkitse myös osoite, johon sinulle voidaan toimittaa virallisia asiakirjoja.

Jos siis toimit nimellä ”Ellison Joinery”, laskussa pitää silti näkyä oma nimesi ja osoite, kuten tämän oppaan viereisessä esimerkissä: ”Jake Ellison, joka toimii nimellä Ellison Joinery”.

Jos et ole ALV-rekisterissä

Useimmat uudet yksinyrittäjät aloittavat ALV-rajan alapuolella. Jos tämä koskee sinua:

• Älä veloita ALV:tä, äläkä lisää laskuun ALV-riviä tai ALV-numeroa. gov.uk kertoo selvästi, että ALV:n veloittaminen edellyttää rekisteröitymistä.
• Laskun loppusumma on yksinkertaisesti työsi hinta.
• Lyhyt maininta, kuten ”Ei ALV-rekisterissä”, on vapaaehtoinen. Se voi kuitenkin säästää lisäkysymyksiltä yritysasiakkailta, jotka odottavat ALV-merkintää.

Sinun pitää rekisteröityä ALV-velvolliseksi, jos ALV:n alainen liikevaihtosi viimeisten 12 kuukauden aikana ylittää £90,000 tai jos odotat sen ylittävän £90,000 seuraavan 30 päivän aikana. Voit rekisteröityä myös vapaaehtoisesti rajan alapuolella. Osa yksinyrittäjistä tekee näin, jos suurin osa asiakkaista on ALV-rekisterissä olevia yrityksiä, jotka voivat hakea ALV:n takaisin.

Seuraa liukuvaa 12 kuukauden kokonaisliikevaihtoa, älä verovuotta. Raja tarkistetaan aina kulloinkin edeltäviltä 12 kuukaudelta.

Tämän oppaan viereisessä esimerkissä rekisteröitymätön puuseppä laskuttaa loma-asuntoja vuokraavaa yritystä £548.50 kahdesta ovesta, kolmesta puitteellisen ikkunan työtunnista ja heloista. Laskussa ei ole ALV-riviä eikä ALV-numeroa, joten loppusumma on työn hinta. Jos sama puuseppä rekisteröityy myöhemmin, vastaavassa laskussa jokainen rivi ilmoitetaan ilman ALV:tä, ja lisäksi merkitään ALV-kanta, ALV:n määrä ja ALV-numero.

Jos olet ALV-rekisterissä

Rekisteröitymisen jälkeen ALV-rekisterissä oleville asiakkaille lähetettävien laskujen pitää olla yksityiskohtaisempia ALV-laskuja. HMRC:n ALV-oppaassa (Notice 700) sanotaan, että täydellisessä ALV-laskussa pitää olla:

• juokseva numero yhdestä tai useammasta numerosarjasta, joka yksilöi asiakirjan
• toimitusajankohta eli veron suoritusajankohta sekä tarvittaessa erillinen laskun päiväys
• oma nimi, osoite ja ALV-rekisteröintinumero
• asiakkaan nimi ja osoite
• tuotteiden tai palveluiden kuvaus sekä niiden määrä tai laajuus
• jokaiselta riviltä ALV-kanta ja summa ilman ALV:tä
• veroton loppusumma, käteisalennuksen prosentti ja ALV:n kokonaismäärä puntina

Muutama helposti unohtuva sääntö:

• Määräaika. ALV-lasku pitää yleensä lähettää 30 päivän kuluessa veron suoritusajankohdasta.
• Yksinkertaistettu lasku. Enintään £250:n toimituksesta voit asiakkaan suostumuksella tehdä yksinkertaistetun ALV-laskun. Yli £250:n laskun tai asiakkaan pyytämän laskun on oltava täydellinen.
• Asiakkaat, jotka eivät ole ALV-rekisterissä. Heille ei ole pakko antaa ALV-laskua. HMRC kuitenkin suosittelee laskun antamista pyydettäessä, sillä et yleensä voi tietää asiakkaan rekisteröitymistilannetta.

Lisää Dueboltissa ALV-numerosi yritystietoihin ja valitse 20 %, 5 % tai 0 %:n kanta. Voit myös määrittää kannan jokaiselle riville erikseen. ALV-numero ja verokantojen mukaiset ALV-summat tulostuvat laskuun. Katso UK-laskupohja tai UK-laskugeneraattori.

Numerointi, päivämäärät ja maksuehdot

Numeroi laskut yhdessä juoksevassa sarjassa, esimerkiksi INV-0001, INV-0002 tai 2026-001, jos haluat vuosiluvun alkuun. Älä koskaan käytä numeroa uudelleen. Jos teet virheen, laadi korjaus äläkä muokkaa alkuperäistä laskua. Laskunumeroita käsittelevässä oppaassamme kerrotaan myös aukoista ja mitätöinneistä.

Merkitse sekä laskun päiväys että työn tekopäivä, jos ne ovat eri päivinä. ALV-rekisterissä oleville tämä on erityisen tärkeää, sillä täydellisessä ALV-laskussa pitää olla toimitusajankohta eli veron suoritusajankohta.

Voit määrittää omat maksuehtosi, esimerkiksi 14 päivää. gov.uk huomauttaa, että jos maksupäivästä ei ole sovittu, asiakkaan pitää yleensä maksaa 30 päivän kuluessa laskun tai tuotteen tai palvelun vastaanottamisesta. Myöhässä maksavilta perittävistä maksuista, kuten yritysten välisistä lakisääteisistä viivästyskoroista, kerrotaan maksumuistutusoppaassamme.

Kirjanpidon tositteiden säilyttäminen

Yksinyrittäjänä sinun pitää säilyttää tiedot kaikesta myynnistä ja tulosta, yrityksen kuluista sekä ALV:sta, jos olet rekisterissä. Jokainen lähettämäsi lasku kuuluu myyntitositteisiin. Säilytä laskusta kopio numerojärjestyksessä ja merkitse, milloin se maksettiin.

gov.uk:n mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 5 vuotta kyseisen verovuoden 31 January -ilmoitusmääräajan jälkeen. Esimerkki: jos lähetit vuosien 2022–2023 veroilmoituksen verkossa viimeistään 31 January 2024, säilytä tositteet vähintään tammikuun 2029 loppuun asti.

Näillä käytännöillä Self Assessment -veroilmoituksen tekeminen helpottuu:

• Tallenna jokainen lasku PDF-tiedostona omaan verovuosikansioonsa (6 April–5 April).
• Merkitse lasku maksetuksi heti, kun raha saapuu.
• Säilytä yrityskulujen kuitit samassa paikassa.

Duebolt muistaa tietosi, asiakkaat ja laskurivit laitteellasi. Ilmaisella tilillä kolme viimeisintä asiakirjaa säilyvät pilvessä. Duebolt ei ole kirjanpito-ohjelmisto, joten tallenna PDF:t myös itse tai toimita ne kirjanpitäjällesi.