Gratis sjabloon commerciële factuur

Waarvoor dient een commerciële factuur?

Een commerciële factuur reist met goederen mee wanneer die een grens overgaan. Het is nog steeds een rekening voor je klant, maar heeft ook een tweede functie: de douane in het land van bestemming gebruikt de factuur om de goederen te identificeren, de plaats van productie te controleren en eventuele invoerrechten en invoerbelasting te bepalen.

Daarom bevat dit document meer informatie dan een gewone factuur. Een douanebeambte kent jouw bedrijf en klant niet en bepaalt op basis van de papieren alleen of het pakket door mag. Ontbrekende of onduidelijke gegevens zijn een veelvoorkomende reden dat pakketten in een magazijn blijven liggen.

Dit is iets anders dan een proformafactuur, die je vóór de verkoop verstuurt om de betaling te regelen. De commerciële factuur wordt opgesteld wanneer de goederen daadwerkelijk worden verzonden.

Welke gegevens verwacht de douane?

De vereisten verschillen per land, maar de meeste douanediensten en vervoerders vragen om:

• Verkoper en koper: volledige namen, adressen en telefoonnummers. Gaan de goederen naar iemand anders dan de koper, vermeld dan ook die geadresseerde.
• Factuurnummer en datum.
• Een duidelijke omschrijving per artikel: wat het is en waarvan het is gemaakt. ‘Leren portemonnee’ is duidelijk, ‘accessoires’ of ‘cadeaus’ niet.
• HS-code per artikel, zie hieronder.
• Land van oorsprong: waar de goederen zijn gemaakt, niet waarvandaan ze zijn verzonden.
• Aantal, prijs per stuk en regelbedrag, plus de valuta.
• Incoterms: wie betaalt voor verzending, verzekering en invoerrechten.
• Aantal pakketten en gewichten, netto en bruto.
• Reden van uitvoer: verkoop, monster, cadeau, retour of reparatie.
• Je douanenummer voor uitvoer, zoals een EORI-nummer voor zendingen vanuit het VK of de EU.
• Een ondertekende verklaring dat de gegevens kloppen.

Douanegegevens in dit sjabloon invullen

Duebolt heeft geen aparte douanevelden, maar je kunt alle gegevens volledig kwijt in de regels en opmerkingen.

Zet in elke omschrijving het product, het materiaal, de HS-code en het land van oorsprong tussen haakjes, bijvoorbeeld: ‘Katoenen T-shirts (HS 6109.10, oorsprong PT)’. Aantal en prijs per stuk vul je zoals gewoonlijk in de eigen kolommen in. Het regelbedrag wordt automatisch berekend.

Schrijf in de opmerkingen de overige gegevens in korte zinnen:

1. Incoterms met de genoemde plaats, zoals ‘DAP Portland, ME’.
2. Afzender en geadresseerde als die afwijken van de namen bovenaan.
3. Aantal pakketten en het totale netto- en brutogewicht in kilogram.
4. Reden van uitvoer.
5. Je EORI- of andere uitvoernummer.
6. De verklaring en ruimte voor een handtekening.

Kies de valuta waarin je factureert. Vracht en verzekering kunnen op aparte regels. Zo is de waarde van de goederen ook duidelijk af te lezen.

HS-codes en land van oorsprong

De HS-code (Harmonized System-code) is een internationale indeling voor producten. De eerste zes cijfers zijn in de meeste landen hetzelfde. Veel landen voegen daar eigen cijfers aan toe, waardoor de tariefcodes van de VS, het VK en de EU langer zijn. Zes cijfers op de factuur is een gebruikelijk minimum. De klant of douane-expediteur kan om de volledige code van het bestemmingsland vragen.

Zoek de code op in het officiële tariefhulpmiddel dat past bij jouw kant van de zending, zoals de UK Trade Tariff, TARIC van de EU of de US Harmonized Tariff Schedule. Kies de code die past bij het materiaal en gebruik van het artikel, niet bij een product met een vergelijkbare naam.

Het land van oorsprong is waar de goederen zijn gemaakt of voor het laatst ingrijpend zijn bewerkt. Een shirt dat in Portugal is gemaakt en vanuit een Britse winkel wordt verkocht, heeft oorsprong PT en niet GB. Oorsprong kan invloed hebben op het invoerrecht en op de toepassing van een handelsverdrag, dus gok niet. Het invoerrecht wordt bepaald door het land van invoer. Deze pagina noemt geen tarieven: de douane-expediteur van de klant of het tarief van het land van bestemming geeft uitsluitsel.

Incoterms in gewone taal

Incoterms zijn standaardvoorwaarden van drie letters, gepubliceerd door de International Chamber of Commerce. Ze geven aan waar jouw verantwoordelijkheid eindigt en die van de koper begint. De huidige versie is Incoterms 2020. Vermeld de voorwaarde met daarachter een genoemde plaats.

Koerierszendingen aan particuliere klanten zijn vaak DAP. De koper kan daardoor verrast worden door invoerrechten bij aflevering. Kies je DDP, vraag dan je vervoerder hoe de invoerrechten aan jou worden berekend. Het bedrag is pas bekend na de douanebeoordeling.

Voordat je het pakket overdraagt

• Controleer de regels van je vervoerder. DHL, FedEx en UPS vragen meestal om drie ondertekende exemplaren aan het pakket. Mogelijk moet je hun eigen commerciële factuur gebruiken of er een maken in hun verzendtool. Hun vereisten gaan voor dit sjabloon, dus lees die eerst.
• Vermeld de echte waarde. Goederen onderwaarderen om de invoerrechten van de klant te verlagen is in de meeste landen illegaal. De zending kan worden vastgehouden of in beslag genomen.
• Beschrijf monsters eerlijk. Ook gratis verzonden goederen hebben een waarde voor de douane. Vermeld ‘geen handelswaarde’ en geef een realistische waarde voor douanedoeleinden op.
• Bewaar het uitvoerbewijs. Verkopers in het VK en de EU kunnen meestal alleen het nultarief voor btw op geëxporteerde goederen toepassen als ze bewijs bewaren dat de goederen het land hebben verlaten, zoals de trackinggegevens en de douaneaangifte voor uitvoer.
• Mail een kopie van de factuur aan de klant, zodat de douane-expediteur de invoeraangifte kan voorbereiden voordat het pakket aankomt.