Vad en handelsfaktura används till
En handelsfaktura följer med varor när de passerar en gräns. Den är fortfarande en faktura till köparen, men fyller också en annan funktion: tullen i mottagarlandet använder den för att identifiera varorna, kontrollera var de tillverkades och räkna ut eventuell tull och importskatt.
Eftersom tullen också läser dokumentet behöver det innehålla fler uppgifter än en vanlig faktura. Tjänstemannen känner varken ditt företag eller din köpare och avgör utifrån dokumenten om paketet får passera. Saknade eller otydliga uppgifter är en vanlig orsak till att paket blir liggande på ett lager.
Det här är inte samma sak som en proformafaktura, som du skickar före försäljningen för att ordna betalning. Handelsfakturan utfärdas när varorna faktiskt skickas.
Uppgifter som tullen brukar kräva
Kraven varierar mellan länder, men de flesta tullmyndigheter och transportörer vill se följande:
- Säljare och köpare: fullständiga namn, adresser och telefonnummer. Om varorna skickas till någon annan än köparen anger du även mottagaren.
- Fakturanummer och datum.
- En tydlig beskrivning av varje vara: vad det är och vad den är gjord av. ”Läderplånbok” fungerar, ”accessoarer” eller ”presenter” gör det inte.
- HS-kod för varje vara, mer om det nedan.
- Ursprungsland: där varorna tillverkades, inte därifrån de skickades.
- Antal, styckpris och radbelopp, samt valuta.
- Incoterms: vem som betalar frakt, försäkring och tull.
- Antal kollin och vikter, netto och brutto.
- Exportorsak: försäljning, varuprov, gåva, retur eller reparation.
- Ditt tullnummer för export, till exempel EORI för försändelser från UK eller EU.
- En undertecknad försäkran om att uppgifterna stämmer.
Så får du in tulldata i den här mallen
Duebolt har inga särskilda tullfält, men alla uppgifter ryms på raderna och i anteckningarna.
I beskrivningen på varje rad skriver du produkten, materialet, HS-koden och ursprunget inom parentes, till exempel: ”T-shirts i bomull (HS 6109.10, ursprung PT)”. Antal och styckpris fyller du i som vanligt i respektive kolumn, så räknas radbeloppet ut automatiskt.
I anteckningarna skriver du resten i korta meningar:
- Incoterms med angiven plats, till exempel ”DAP Portland, ME”.
- Avsändare och mottagare om de skiljer sig från namnen längst upp.
- Antal paket samt total netto- och bruttovikt i kilogram.
- Exportorsak.
- Ditt EORI- eller andra exportnummer.
- Försäkran och utrymme för underskrift.
Välj den valuta du fakturerar i. Frakt och försäkring kan stå på egna rader, vilket också gör varornas värde lättare att läsa.
HS-koder och ursprungsland
HS-koden (Harmonized System code) är en internationell klassificering av varor. De första sex siffrorna används av de flesta länder. Många lägger sedan till egna siffror, så tullkoderna i USA, UK och EU är längre. Sex siffror på fakturan är ett vanligt minimikrav, men köparen eller tullombudet kan be om den fullständiga koden som används i landet.
Sök efter koden i den officiella tulltaxan för den del av transporten du ansvarar för, till exempel UK Trade Tariff, EU:s TARIC eller US Harmonized Tariff Schedule. Välj en kod som passar varans material och användning, inte bara en produkt som har ett liknande namn.
Ursprungsland är där varan tillverkades eller senast genomgick en väsentlig bearbetning. En skjorta som tillverkats i Portugal och säljs från en butik i UK har ursprung PT, inte GB. Ursprunget kan påverka tullsatsen och om ett handelsavtal gäller, så gissa inte. Importlandet bestämmer tullbeloppet. Den här sidan anger inga tullsatser. Köparens tullombud eller tulltaxan i mottagarlandet kan hjälpa till.
Incoterms med enkla ord
Incoterms är standardiserade villkor på tre bokstäver som ges ut av International Chamber of Commerce. De anger var ditt ansvar slutar och köparens börjar. Den aktuella versionen är Incoterms 2020. Skriv villkoret följt av en angiven plats.
| Villkor | Vad det innebär för en mindre exportör |
|---|---|
| EXW (Ex Works) | Köparen hämtar varorna hos dig och sköter nästan allt |
| FCA (Free Carrier) | Du lämnar över exportklarerade varor till köparens transportör |
| CPT (Carriage Paid To) | Du betalar frakten till angiven plats. Risken övergår vid överlämningen |
| DAP (Delivered at Place) | Du levererar till köparens dörr. Köparen betalar importtull och skatt |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Du levererar och betalar även importtull och skatt |
Budförsändelser till privatkunder skickas ofta enligt DAP. Köparen kan då överraskas av en tullräkning vid leverans. Om du väljer DDP, kontrollera med transportören hur tullavgiften debiteras. Beloppet är inte känt förrän tullen har gjort sin bedömning.
Innan du lämnar över paketet
- Kontrollera transportörens regler. DHL, FedEx och UPS brukar vilja ha tre undertecknade kopior fästa på paketet. De kan också kräva att du använder deras egen handelsfaktura eller skapar en i deras fraktverktyg. Deras krav gäller före den här mallen, så läs dem först.
- Ange det verkliga värdet. Att undervärdera varor för att sänka köparens tull är olagligt i de flesta länder och kan leda till att försändelsen hålls kvar eller beslagtas.
- Beskriv varuprover korrekt. Även varor som skickas gratis behöver ha ett värde för tullen. Skriv ”inget kommersiellt värde” och ange ett realistiskt tullvärde.
- Spara exportbevis. Säljare i UK och EU kan vanligtvis bara tillämpa nollmoms på exporterade varor om de sparar bevis på att varorna lämnat landet, till exempel spårningsuppgifter och exportdeklaration.
- Skicka en kopia av fakturan till köparen via mejl, så att tullombudet kan förbereda importdeklarationen innan paketet anländer.
Senast kontrollerad 23 oktober 2026.
Läs på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsPolskiDanskNorskSuomi