Gratis skabelon til handelsfaktura

Hvad en handelsfaktura bruges til

En handelsfaktura følger med varer, når de krydser en landegrænse. Den er stadig en regning til din køber, men den har også en anden funktion: Toldmyndighederne i modtagerlandet bruger den til at identificere varerne, kontrollere hvor de er fremstillet og beregne eventuel told og importafgift.

Derfor kræver dokumentet flere oplysninger end en almindelig faktura. Toldmedarbejderen kender hverken din virksomhed eller køber, og afgør ud fra dokumenterne alene, om pakken kan passere. Manglende eller uklare oplysninger er en af de mest almindelige grunde til, at pakker bliver liggende på et lager.

Det er ikke det samme som en proformafaktura, som du sender før salget for at aftale betaling. Handelsfakturaen udstedes, når varerne rent faktisk sendes.

Det toldmyndighederne forventer at se

Kravene varierer fra land til land, men de fleste toldmyndigheder og transportører efterspørger:

• Sælger og køber: fulde navne, adresser og telefonnumre. Hvis varerne sendes til en anden end køberen, skal modtageren også stå der.
• Fakturanummer og dato.
• En tydelig beskrivelse af hver vare: hvad den er, og hvad den er lavet af. "Læderpung" fungerer, "tilbehør" eller "gaver" gør ikke.
• HS-kode for hver vare (se mere nedenfor).
• Oprindelsesland: hvor varen blev fremstillet, ikke hvorfra den blev sendt.
• Antal, enhedspris og linjebeløb samt valuta.
• Incoterms: hvem der betaler fragt, forsikring og told.
• Antal pakker og vægt, netto og brutto.
• Eksportårsag: salg, prøve, gave, retur eller reparation.
• Dit eksport- og toldnummer, for eksempel et EORI-nummer for forsendelser fra UK eller EU.
• En underskrevet erklæring om, at oplysningerne er korrekte.

Sådan får du toldoplysningerne med i skabelonen

Duebolt har ikke særskilte toldfelter, men du kan få alle oplysningerne med i linjerne og noterne.

I beskrivelsen af hver linje skriver du produkt, materiale, HS-kode og oprindelse i parentes, for eksempel: "T-shirts i bomuld (HS 6109.10, oprindelse PT)". Antal og enhedspris står som sædvanligt i hver sin kolonne, så linjebeløbet beregnes automatisk.

I noterne skriver du resten i korte sætninger:

1. Incoterms med det navngivne sted, for eksempel "DAP Portland, ME".
2. Afsender og modtager, hvis de ikke er de samme som navnene øverst.
3. Antal pakker samt samlet netto- og bruttovægt i kilogram.
4. Eksportårsag.
5. Dit EORI- eller andet eksportnummer.
6. Erklæringsteksten og plads til underskrift.

Vælg den valuta, du fakturerer i. Fragt og forsikring kan stå på deres egne linjer, så varernes værdi også er nem at aflæse.

HS-koder og oprindelsesland

HS-koden (Harmonized System code) er en international vareklassifikation. De første seks cifre bruges af de fleste lande. Mange lande tilføjer derefter egne cifre, så toldkoderne i USA, UK og EU er længere. Seks cifre på fakturaen er et almindeligt minimum, og køberen eller speditøren kan bede om den fulde kode, der bruges i deres land.

Slå koderne op i det officielle toldtarifværktøj for den side af forsendelsen, du står for, for eksempel UK Trade Tariff, EU's TARIC eller US Harmonized Tariff Schedule. Vælg den kode, der passer til materialet og varens anvendelse, ikke blot det produktnavn, der lyder mest tilsvarende.

Oprindelsesland er det land, hvor varen blev fremstillet eller sidst gennemgik en væsentlig forarbejdning. En skjorte fremstillet i Portugal og solgt fra en butik i UK har oprindelse PT, ikke GB. Oprindelsen kan påvirke toldsatsen og anvendelsen af en handelsaftale, så gæt ikke. Importlandet fastsætter selve tolden, og denne side viser ikke satser. Køberens toldmægler eller destinationens toldtarif kan oplyse dem.

Incoterms forklaret enkelt

Incoterms er standardiserede handelsbetingelser på tre bogstaver, udgivet af International Chamber of Commerce. De angiver, hvor dit ansvar slutter, og køberens begynder. Den aktuelle version er Incoterms 2020. Skriv betingelsen efterfulgt af et navngivet sted.

Kurérforsendelser til private kunder sendes ofte på DAP-vilkår, og køberen kan derfor blive overrasket over en toldregning ved levering. Vælger du DDP, skal du spørge transportøren, hvordan tolden opkræves. Beløbet kendes først, når toldmyndighederne har beregnet det.

Før du afleverer pakken

• Tjek transportørens regler. DHL, FedEx og UPS beder som regel om tre underskrevne kopier, der sættes på pakken. De kan også kræve deres egen handelsfakturaskabelon eller et dokument oprettet i deres forsendelsesværktøj. Deres krav gælder frem for enhver skabelon, så læs dem først.
• Angiv den faktiske værdi. Det er ulovligt i de fleste lande at undervurdere varer for at sænke køberens told, og forsendelsen kan blive tilbageholdt eller beslaglagt.
• Beskriv prøver korrekt. Varer, der sendes gratis, skal stadig have en værdi til toldbehandlingen. Skriv "ingen handelsværdi" og angiv en realistisk værdi til toldformål.
• Gem dokumentation for eksporten. Sælgere i UK og EU kan normalt kun anvende nulmoms på eksporterede varer, hvis de gemmer bevis for, at varerne har forladt landet, for eksempel sporingsoplysninger og toldangivelse for eksport.
• Send køberen en kopi af fakturaen på e-mail, så køberens toldmægler kan forberede importangivelsen, før pakken ankommer.