Kostenlose Vorlage für Handelsrechnungen

Wozu eine Handelsrechnung dient

Eine Handelsrechnung begleitet Waren, wenn sie eine Grenze überqueren. Sie ist weiterhin eine Rechnung an deinen Käufer, erfüllt aber noch eine zweite Aufgabe: Der Zoll im Zielland nutzt sie, um die Waren zu bestimmen, ihren Herstellungsort zu prüfen und mögliche Zölle und Einfuhrsteuern zu berechnen.

Weil das Dokument auch für den Zoll bestimmt ist, braucht es mehr Details als eine normale Rechnung. Der Zoll kennt weder dein Unternehmen noch deinen Käufer und entscheidet allein anhand der Unterlagen, ob das Paket weiter darf. Fehlende oder unklare Angaben sind einer der häufigsten Gründe, warum Sendungen im Lager liegen bleiben.

Eine Handelsrechnung ist nicht dasselbe wie eine Proformarechnung, die du vor dem Verkauf zur Zahlungsabwicklung verschickst. Die Handelsrechnung wird ausgestellt, wenn die Waren tatsächlich versendet werden.

Welche Angaben der Zoll erwartet

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land. Die meisten Zollbehörden und Versandunternehmen erwarten jedoch Folgendes:

• Verkäufer und Käufer: vollständige Namen, Anschriften und Telefonnummern. Gehen die Waren an eine andere Person als den Käufer, gib auch den Empfänger an.
• Rechnungsnummer und Datum.
• Klare Beschreibung jeder Position: Was ist es und woraus besteht es? „Ledergeldbörse“ passt, „Zubehör“ oder „Geschenke“ nicht.
• HS-Code für jede Position (mehr dazu weiter unten).
• Ursprungsland: das Land, in dem die Ware hergestellt wurde, nicht das Versandland.
• Menge, Stückpreis und Positionswert sowie die Währung.
• Incoterms: Wer zahlt Versand, Versicherung und Zölle?
• Anzahl und Gewichte der Packstücke, netto und brutto.
• Ausfuhrgrund: Verkauf, Muster, Geschenk, Rücksendung oder Reparatur.
• Deine Ausfuhr-Zollnummer, zum Beispiel eine EORI-Nummer für Sendungen aus dem Vereinigten Königreich oder der EU.
• Eine unterschriebene Erklärung, dass die Angaben stimmen.

Zolldaten in diese Vorlage eintragen

Duebolt hat keine eigenen Zollfelder. Alle Angaben passen aber in die Positionen und Hinweise, ohne dass etwas verloren geht.

In die Beschreibung jeder Position gehören Produkt, Material, HS-Code und Ursprung in Klammern, zum Beispiel: „Baumwoll-T-Shirts (HS 6109.10, Ursprung PT)“. Menge und Stückpreis kommen wie gewohnt in die jeweiligen Spalten. Der Positionswert wird automatisch berechnet.

In die Hinweise schreibst du die übrigen Angaben in kurzen Sätzen:

1. Incoterms mit benanntem Ort, zum Beispiel „DAP Portland, ME“.
2. Versender und Empfänger, falls sie von den Namen oben abweichen.
3. Anzahl der Pakete sowie Nettogesamtgewicht und Bruttogewicht in Kilogramm.
4. Ausfuhrgrund.
5. Deine EORI- oder andere Ausfuhrnummer.
6. Erklärung und Platz für die Unterschrift.

Stelle die Währung ein, in der du die Rechnung ausstellst. Fracht und Versicherung können eigene Positionen bekommen, damit der Warenwert klar erkennbar ist.

HS-Codes und Ursprungsland

Der HS-Code (Harmonisiertes System) ist eine internationale Warennummer. Die ersten sechs Ziffern sind in den meisten Ländern gleich. Viele Länder ergänzen sie um weitere Ziffern, deshalb sind die Zolltarifnummern der USA, des Vereinigten Königreichs und der EU länger. Sechs Ziffern auf der Rechnung sind häufig das Minimum. Käufer oder Zollagenten können die vollständige Nummer ihres Landes verlangen.

Suche die Nummer im offiziellen Zolltarif für dein Versandland, zum Beispiel im UK Trade Tariff, in TARIC der EU oder im US Harmonized Tariff Schedule. Wähle den Code passend zum Material und Verwendungszweck der Ware, nicht danach, welcher Produktname ähnlich klingt.

Ursprungsland ist das Land, in dem die Ware hergestellt oder zuletzt wesentlich weiterverarbeitet wurde. Ein Hemd aus Portugal, das in einem Geschäft im Vereinigten Königreich verkauft wird, hat den Ursprung PT, nicht GB. Der Ursprung kann den Zollsatz und die Anwendbarkeit eines Handelsabkommens beeinflussen, also rate nicht. Der Einfuhrzoll wird vom Importland festgelegt. Auf dieser Seite stehen keine Zollsätze: Auskunft gibt der Zollagent des Käufers oder der Zolltarif des Ziellands.

Incoterms einfach erklärt

Incoterms sind standardisierte Begriffe mit drei Buchstaben, die von der Internationalen Handelskammer veröffentlicht werden. Sie legen fest, wo deine Verantwortung endet und die des Käufers beginnt. Die aktuelle Fassung ist Incoterms 2020. Schreib immer den Begriff mit dem benannten Ort dazu.

Kuriersendungen an Privatkunden laufen häufig unter DAP. Das kann Käufer überraschen, wenn bei der Zustellung eine Zollrechnung fällig wird. Wenn du DDP wählst, kläre mit dem Versandunternehmen, wie dir der Zoll berechnet wird. Der Betrag steht erst fest, wenn der Zoll die Sendung veranlagt hat.

Vor der Übergabe des Pakets

• Prüfe die Vorgaben des Versandunternehmens. DHL, FedEx und UPS verlangen üblicherweise drei unterschriebene Kopien am Paket und können ihr eigenes Handelsrechnungsformular oder die Erstellung im Versandportal vorschreiben. Deren Vorgaben haben Vorrang vor jeder Vorlage. Lies sie zuerst.
• Gib den tatsächlichen Wert an. Waren zu niedrig anzusetzen, damit der Käufer weniger Zoll zahlt, ist in den meisten Ländern illegal. Die Sendung kann zurückgehalten oder beschlagnahmt werden.
• Kennzeichne Muster korrekt. Auch kostenlos versandte Waren brauchen für den Zoll einen Wert. Schreib „ohne Handelswert“ und gib einen realistischen Zollwert an.
• Bewahre den Ausfuhrnachweis auf. Verkäufer im Vereinigten Königreich und in der EU können Warenexporte meist nur dann mit 0 % VAT abrechnen, wenn sie belegen, dass die Waren ausgeführt wurden, etwa mit Sendungsverfolgung und Ausfuhranmeldung.
• Schick dem Käufer eine Rechnungskopie per E-Mail, damit sein Zollagent die Einfuhranmeldung vorbereiten kann, bevor das Paket eintrifft.