Plantilla gratis de factura comercial

Para qué sirve una factura comercial

La factura comercial acompaña a las mercancías cuando cruzan una frontera. También es una factura para el comprador, pero cumple otra función: aduanas del país de destino la usa para identificar los productos, comprobar dónde se fabricaron y calcular los aranceles e impuestos de importación.

Por ese segundo destinatario, el documento necesita más detalle que una factura normal. El agente de aduanas no conoce tu negocio ni al comprador, y decide basándose solo en los documentos si el paquete puede pasar. La falta de datos o las descripciones imprecisas son motivos frecuentes para que un envío quede retenido en un almacén.

No es lo mismo que una factura proforma, que se envía antes de la venta para organizar el pago. La factura comercial se emite cuando se envían realmente las mercancías.

Qué datos espera ver aduanas

Los requisitos cambian según el país, pero la mayoría de las autoridades aduaneras y empresas de transporte piden:

• Vendedor y comprador: nombres completos, direcciones y teléfonos. Si las mercancías se envían a otra persona, indica también al destinatario.
• Número y fecha de factura.
• Descripción clara de cada artículo: qué es y de qué está hecho. «Cartera de cuero» sirve; «accesorios» o «regalos» no.
• Código HS de cada artículo (más información abajo).
• País de origen: dónde se fabricó, no desde dónde se envía.
• Cantidad, precio unitario y valor de línea, además de la moneda.
• Incoterms: quién paga el transporte, el seguro y los aranceles.
• Cantidad de paquetes y pesos, neto y bruto.
• Motivo de exportación: venta, muestra, regalo, devolución o reparación.
• Tu número aduanero de exportación, como el EORI para envíos desde el Reino Unido o la UE.
• Una declaración firmada que confirme que los datos son verdaderos.

Cómo incluir los datos aduaneros en esta plantilla

Duebolt no tiene campos aduaneros separados, pero puedes incluir todos los datos en las líneas y las notas.

En la descripción de cada línea, indica el producto, el material, el código HS y el origen entre paréntesis. Por ejemplo: «Camisetas de algodón (HS 6109.10, origen PT)». La cantidad y el precio unitario van en sus propias columnas, y el valor de la línea se calcula automáticamente.

En las notas, añade el resto con frases breves:

1. Incoterms y lugar acordado, por ejemplo «DAP Portland, ME».
2. Remitente y destinatario si no son las personas indicadas arriba.
3. Número de paquetes, peso neto total y peso bruto en kilogramos.
4. Motivo de exportación.
5. Tu EORI u otro número de exportación.
6. La declaración y un espacio para firmar.

Selecciona la moneda en que facturas. Puedes añadir el transporte y el seguro en líneas separadas para que el valor de la mercancía se vea con claridad.

Códigos HS y país de origen

El código HS (código del Sistema Armonizado) es una clasificación internacional de productos. Los primeros seis dígitos son comunes a la mayoría de los países; muchos añaden más, por lo que los códigos arancelarios de EE. UU., el Reino Unido y la UE son más largos. Seis dígitos en la factura suelen ser el mínimo, aunque el comprador o su agente puede pedir el código completo que se usa en su país.

Consulta los códigos en la herramienta arancelaria oficial correspondiente a tu lado del envío, como UK Trade Tariff, TARIC de la UE o US Harmonized Tariff Schedule. Elige el código que corresponda al material y al uso del artículo, no solo uno cuyo nombre se parezca.

El país de origen es donde se fabricó el producto o donde se transformó sustancialmente por última vez. Una camisa hecha en Portugal y vendida desde una tienda del Reino Unido tiene origen PT, no GB. El origen puede afectar al arancel y a la aplicación de un acuerdo comercial, así que no lo adivines. El arancel lo fija el país importador y esta página no indica tipos: te los puede confirmar el agente aduanero del comprador o la tarifa del país de destino.

Incoterms explicados con claridad

Incoterms son condiciones estándar de tres letras publicadas por la Cámara de Comercio Internacional. Indican dónde termina tu responsabilidad y empieza la del comprador. La versión vigente es Incoterms 2020; escribe la condición seguida del lugar acordado.

Los envíos por mensajería a particulares suelen ser DAP, así que el comprador puede llevarse una sorpresa al pagar aranceles en la entrega. Si eliges DDP, consulta a la empresa de transporte cómo te cobrará los aranceles, ya que no se conoce el importe hasta que lo calcule aduanas.

Antes de entregar el paquete

• Comprueba las normas del transportista. DHL, FedEx y UPS suelen pedir tres copias firmadas junto al paquete y quizá exijan su propio formulario de factura comercial o que la crees en su herramienta de envíos. Sus requisitos prevalecen sobre cualquier plantilla, así que consúltalos primero.
• Declara el valor real. Infravalorar las mercancías para reducir los aranceles del comprador es ilegal en la mayoría de los países y puede hacer que retengan o incauten el envío.
• Describe las muestras con sinceridad. Las mercancías enviadas gratis también necesitan un valor para aduanas; escribe «sin valor comercial» e indica un valor realista a efectos aduaneros.
• Guarda pruebas de exportación. Los vendedores del Reino Unido y la UE suelen poder aplicar el tipo cero de VAT a las exportaciones solo si conservan pruebas de que las mercancías salieron del país, como el seguimiento y la declaración de exportación aduanera.
• Envía una copia al comprador por correo electrónico para que su agente pueda preparar la declaración de importación antes de que llegue el paquete.