Modello gratuito di fattura commerciale

A cosa serve la fattura commerciale

La fattura commerciale accompagna le merci quando attraversano una frontiera. È comunque una richiesta di pagamento per il cliente, ma serve anche alla dogana del Paese di destinazione per identificare la merce, verificarne l'origine e calcolare eventuali dazi e imposte all'importazione.

Per questo il documento deve contenere più dettagli di una fattura normale. L'addetto alla dogana non conosce la tua attività né il cliente e decide solo in base ai documenti se il pacco può passare. Informazioni mancanti o vaghe sono tra i motivi più frequenti per cui i pacchi restano fermi in magazzino.

Non è uguale a una fattura proforma, che invii prima della vendita per organizzare il pagamento. La fattura commerciale si emette quando la merce viene effettivamente spedita.

Cosa si aspetta di trovare la dogana

I requisiti variano da Paese a Paese, ma la maggior parte delle autorità doganali e dei corrieri richiede:

• Venditore e compratore: nome completo, indirizzo e numero di telefono. Se la merce è destinata a una persona diversa dal compratore, indica anche il destinatario.
• Numero e data della fattura.
• Una descrizione semplice di ogni articolo: che cos'è e di che materiale è fatto. «Portafoglio in pelle» va bene; «accessori» o «regali» no.
• Codice HS per ogni articolo, spiegato più avanti.
• Paese di origine: dove è stata prodotta la merce, non da dove è partita.
• Quantità, prezzo unitario e importo della riga, oltre alla valuta.
• Incoterms: chi paga spedizione, assicurazione e dazi.
• Numero dei colli e pesi, netto e lordo.
• Motivo dell'esportazione: vendita, campione, regalo, reso o riparazione.
• Il tuo numero doganale per l'esportazione, per esempio il numero EORI per le spedizioni dal Regno Unito o dall'UE.
• Una dichiarazione firmata che confermi la veridicità dei dati.

Come inserire i dati doganali nel modello

Duebolt non ha campi doganali separati, ma puoi inserire tutti i dettagli nelle voci e nelle note.

Nella descrizione di ogni voce, indica prodotto, materiale, codice HS e origine tra parentesi, per esempio: «Magliette di cotone (HS 6109.10, origine PT)». Inserisci quantità e prezzo unitario nelle rispettive colonne, come al solito, così il totale della riga viene calcolato automaticamente.

Nelle note, aggiungi il resto con frasi brevi:

1. Gli Incoterms e il luogo indicato, per esempio «DAP Portland, ME».
2. Mittente e destinatario, se sono diversi dai nomi in alto.
3. Numero dei colli e peso netto e lordo totale in chilogrammi.
4. Motivo dell'esportazione.
5. Il numero EORI o un altro numero per l'esportazione.
6. La dichiarazione e lo spazio per la firma.

Imposta la valuta in cui emetti la fattura. Puoi indicare spedizione e assicurazione su righe separate, così il valore della merce resta chiaro.

Codici HS e Paese di origine

Il codice HS (codice del Sistema armonizzato) classifica i prodotti a livello internazionale. Le prime sei cifre sono condivise dalla maggior parte dei Paesi; molti aggiungono altre cifre, perciò i codici doganali di Stati Uniti, Regno Unito e UE sono più lunghi. Sei cifre in fattura sono spesso il minimo, ma il compratore o il suo intermediario potrebbero chiedere il codice completo usato nel loro Paese.

Cerca i codici nello strumento tariffario ufficiale per il lato della spedizione che ti riguarda, per esempio UK Trade Tariff, TARIC dell'UE o US Harmonized Tariff Schedule. Scegli il codice che corrisponde al materiale e all'uso dell'articolo, non solo quello con il nome più simile.

Il Paese di origine è quello in cui la merce è stata prodotta o ha subito l'ultima trasformazione sostanziale. Una camicia prodotta in Portogallo e venduta da un negozio del Regno Unito ha origine PT, non GB. L'origine può influire sul dazio e sull'applicazione di un accordo commerciale, quindi non tirare a indovinare. Il dazio è stabilito dal Paese importatore e questa pagina non riporta aliquote: chiedi all'intermediario doganale del compratore o consulta la tariffa del Paese di destinazione.

Incoterms spiegati in modo semplice

Gli Incoterms sono termini standard di tre lettere pubblicati dalla Camera di commercio internazionale. Indicano dove finisce la tua responsabilità e dove inizia quella del compratore. La versione attuale è Incoterms 2020: scrivi il termine seguito da un luogo specifico.

Le spedizioni tramite corriere a clienti privati spesso sono DAP: il compratore potrebbe quindi ricevere una sorpresa, con un conto dei dazi alla consegna. Se scegli DDP, chiedi al corriere come ti addebiterà i dazi, perché l'importo non si conosce finché la dogana non lo calcola.

Prima di affidare il pacco al corriere

• Controlla le regole del corriere. DHL, FedEx e UPS di solito chiedono di allegare al pacco tre copie firmate e potrebbero richiedere il loro modulo di fattura commerciale o la creazione del documento nel loro strumento di spedizione. Le loro istruzioni prevalgono su qualsiasi modello, quindi leggile prima.
• Dichiara il valore reale. Dichiarare un valore inferiore per ridurre i dazi del compratore è illegale nella maggior parte dei Paesi e può causare il fermo o il sequestro della spedizione.
• Indica correttamente i campioni. Anche la merce inviata gratis deve avere un valore ai fini doganali: scrivi «senza valore commerciale» e un valore realistico per la dogana.
• Conserva la prova di esportazione. I venditori del Regno Unito e dell'UE di solito possono applicare l'aliquota zero IVA alle merci esportate solo se conservano la prova che la merce è uscita dal Paese, per esempio il tracciamento e la dichiarazione doganale di esportazione.
• Invia una copia al compratore via email, così il suo intermediario può preparare i documenti d'importazione prima dell'arrivo del pacco.