Modelo grátis de fatura comercial

Para que serve uma fatura comercial

A fatura comercial acompanha as mercadorias quando atravessam uma fronteira. É uma conta para o comprador, mas também serve para a alfândega do país de destino identificar as mercadorias, confirmar onde foram produzidas e calcular direitos aduaneiros e impostos de importação.

É por ter esta segunda função que o documento precisa de mais detalhes do que uma fatura normal. O funcionário da alfândega não conhece a sua empresa nem o comprador e decide apenas com base nos documentos se a encomenda pode passar. A falta de informação ou descrições vagas são motivos frequentes para as encomendas ficarem retidas num armazém.

Não é o mesmo que uma fatura pró-forma, que envia antes da venda para combinar o pagamento. A fatura comercial é emitida quando as mercadorias são efetivamente expedidas.

O que a alfândega espera encontrar

Os requisitos variam de país para país, mas a maioria das autoridades aduaneiras e transportadoras pede:

• Vendedor e comprador: nomes completos, moradas e números de telefone. Se as mercadorias forem entregues a alguém que não seja o comprador, indique também o destinatário.
• Número e data da fatura.
• Uma descrição simples de cada artigo: o que é e de que material é feito. «Carteira de pele» serve; «acessórios» ou «presentes» não.
• Código HS de cada artigo (mais informações abaixo).
• País de origem: onde as mercadorias foram produzidas, não de onde foram expedidas.
• Quantidade, preço unitário e valor da linha, bem como a moeda.
• Incoterms: quem paga o transporte, o seguro e os direitos aduaneiros.
• Número de volumes e pesos, líquidos e brutos.
• Motivo da exportação: venda, amostra, oferta, devolução ou reparação.
• Número aduaneiro de exportação, como o número EORI para envios com origem no Reino Unido ou na UE.
• Declaração assinada a confirmar que os dados são verdadeiros.

Como incluir os dados aduaneiros neste modelo

O Duebolt não tem campos aduaneiros separados, mas pode incluir todos os dados nas linhas e nas notas sem perder informação.

Na descrição de cada linha, indique o produto, o material, o código HS e a origem entre parênteses. Por exemplo: «T-shirts de algodão (HS 6109.10, origem PT)». A quantidade e o preço unitário têm colunas próprias, como habitualmente, e o valor da linha é calculado automaticamente.

Nas notas, escreva o restante em frases curtas:

1. Incoterms com o local indicado, como «DAP Portland, ME».
2. Expedidor e destinatário, caso sejam diferentes dos nomes no cabeçalho.
3. Número de volumes e peso líquido e bruto total em quilogramas.
4. Motivo da exportação.
5. Número EORI ou outro número de exportação.
6. Declaração e espaço para assinar.

Escolha a moeda em que emite a fatura. Pode incluir transporte e seguro em linhas próprias, para o valor das mercadorias ficar claro.

Códigos HS e país de origem

O código HS (código do Sistema Harmonizado) é uma classificação internacional de produtos. Os primeiros seis algarismos são comuns à maioria dos países; depois, muitos países acrescentam os seus próprios algarismos, por isso os códigos pautais dos EUA, Reino Unido e UE são mais longos. É comum indicar pelo menos seis algarismos na fatura, mas o comprador ou o despachante aduaneiro pode pedir o código completo usado no respetivo país.

Procure os códigos na ferramenta pautal oficial do país de onde expede, como a Pauta Aduaneira do Reino Unido, o TARIC da UE ou a Pauta Aduaneira Harmonizada dos EUA. Escolha o código que corresponde ao material e à utilização do artigo, não apenas a um produto com um nome parecido.

O país de origem é o país onde as mercadorias foram produzidas ou sofreram a última transformação substancial. Uma camisa fabricada em Portugal e vendida numa loja do Reino Unido tem origem PT, não GB. A origem pode afetar os direitos aduaneiros e a aplicação de um acordo comercial, por isso não adivinhe. Os direitos são definidos pelo país de importação e esta página não indica taxas: o despachante aduaneiro do comprador ou a pauta do país de destino pode esclarecê-las.

Incoterms em linguagem simples

Incoterms são termos normalizados de três letras, publicados pela Câmara de Comércio Internacional. Definem onde termina a sua responsabilidade e começa a do comprador. A versão atual é Incoterms 2020; indique o termo seguido do local acordado.

Os envios por estafeta para clientes particulares usam muitas vezes DAP, o que pode surpreender o comprador com uma cobrança de direitos na entrega. Se escolher DDP, confirme com a transportadora como lhe cobrará os direitos, uma vez que o valor só é conhecido depois da avaliação aduaneira.

Antes de entregar a encomenda à transportadora

• Confirme as regras da transportadora. A DHL, a FedEx e a UPS costumam pedir três cópias assinadas, anexadas à encomenda. Podem também exigir o formulário próprio de fatura comercial ou que crie o documento na ferramenta de envio. Siga os requisitos da transportadora e consulte-os primeiro.
• Declare o valor real. Declarar um valor inferior para reduzir os direitos do comprador é ilegal na maioria dos países e pode levar à retenção ou apreensão do envio.
• Identifique as amostras corretamente. Mesmo as mercadorias enviadas gratuitamente precisam de um valor para a alfândega. Indique «sem valor comercial» e um valor realista para efeitos aduaneiros.
• Guarde o comprovativo de exportação. Os vendedores do Reino Unido e da UE só podem, em geral, aplicar taxa zero de VAT a mercadorias exportadas se guardarem prova de que estas saíram do país, como o registo de seguimento e a declaração aduaneira de exportação.
• Envie uma cópia da fatura ao comprador por email, para o despachante poder preparar a declaração de importação antes de a encomenda chegar.