Hva handelsfakturaen brukes til
En handelsfaktura følger varene når de krysser en landegrense. Den er fortsatt en faktura til kjøperen, men har også en annen oppgave: Tolletaten i mottakerlandet bruker den til å identifisere varene, kontrollere hvor de er laget og beregne eventuell toll og importavgift.
Fordi dokumentet også leses av tollmyndighetene, må det inneholde flere detaljer enn en vanlig faktura. Tolleren kjenner verken bedriften din eller kjøperen, og avgjør ut fra dokumentene alene om pakken kan passere. Manglende eller uklare opplysninger er en vanlig grunn til at pakker blir liggende på et lager.
Dette er ikke det samme som en proformafaktura, som du sender før salget for å avtale betaling. Handelsfakturaen utstedes når varene faktisk sendes.
Dette vil tollmyndighetene se
Kravene varierer fra land til land, men de fleste tollmyndigheter og transportører ber om:
- Selger og kjøper: fullt navn, adresse og telefonnummer. Hvis varene sendes til noen andre enn kjøperen, oppgi også mottakeren.
- Fakturanummer og dato.
- En tydelig beskrivelse av hver vare: hva den er, og hva den er laget av. «Skinnlommebok» fungerer, mens «tilbehør» eller «gaver» ikke gjør det.
- HS-kode for hver vare, mer om dette nedenfor.
- Opprinnelsesland: landet varene er laget i, ikke landet de sendes fra.
- Antall, enhetspris og linjebeløp, samt valuta.
- Incoterms: hvem som betaler frakt, forsikring og toll.
- Antall kolli og vekt, netto og brutto.
- Eksportårsak: salg, prøve, gave, retur eller reparasjon.
- Eksportens tollregistreringsnummer, for eksempel EORI-nummer ved sending fra Storbritannia eller EU.
- Signert erklæring om at opplysningene er riktige.
Slik fyller du inn tollopplysninger i malen
Duebolt har ikke egne tollfelt, men du får med alle opplysningene i varelinjene og merknadene.
I beskrivelsen av hver varelinje skriver du produkt, materiale, HS-kode og opprinnelse i parentes, for eksempel: «T-skjorter av bomull (HS 6109.10, opprinnelse PT)». Antall og enhetspris føres i egne kolonner som vanlig, og linjebeløpet beregnes automatisk.
I merknadene skriver du resten i korte setninger:
- Incoterms med navngitt sted, for eksempel «DAP Portland, ME».
- Avsender og mottaker hvis de er andre enn navnene øverst.
- Antall pakker, samlet nettovekt og bruttovekt i kilo.
- Eksportårsak.
- EORI-nummer eller annet eksportnummer.
- Erklæring og plass til signatur.
Velg valutaen du fakturerer i. Frakt og forsikring kan føres på egne linjer. Da blir også vareverdien enkel å lese.
HS-koder og opprinnelsesland
HS-koden (Harmonized System code) er en internasjonal vareklassifisering. De første seks sifrene er felles for de fleste land. Mange land legger til egne sifre, så tolltariffkodene i USA, Storbritannia og EU er lengre. Seks sifre på fakturaen er ofte et minstekrav, og kjøperen eller tollmegleren kan be om hele koden som brukes i landet deres.
Slå opp kodene i det offisielle tolltariffverktøyet for landet varene sendes fra, for eksempel UK Trade Tariff, EUs TARIC eller US Harmonized Tariff Schedule. Velg koden som passer til hva varen er laget av og hvordan den brukes, ikke en vare som bare har et lignende navn.
Opprinnelseslandet er landet der varene ble laget eller sist vesentlig bearbeidet. En skjorte laget i Portugal og solgt fra en britisk butikk har opprinnelse PT, ikke GB. Opprinnelsen kan påvirke tollsatsen og om en handelsavtale gjelder, så ikke gjett. Tollsatsen fastsettes av importlandet. Denne siden oppgir ikke satser. Kjøperens tollmegler eller tolltariffen i mottakerlandet kan gi deg svaret.
Incoterms forklart enkelt
Incoterms er standardiserte vilkår på tre bokstaver, utgitt av International Chamber of Commerce. De viser hvor ditt ansvar slutter og kjøperens begynner. Den gjeldende versjonen er Incoterms 2020. Skriv vilkåret sammen med et navngitt sted.
| Vilkår | Hva det betyr for en liten eksportør |
|---|---|
| EXW (Ex Works) | Kjøperen henter varene hos deg og ordner nesten alt |
| FCA (Free Carrier) | Du leverer varene, eksportklarert, til kjøperens transportør |
| CPT (Carriage Paid To) | Du betaler frakten til det navngitte stedet, risikoen går over ved overlevering |
| DAP (Delivered at Place) | Du leverer til kjøperens adresse, kjøperen betaler importtoll og avgifter |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Du leverer og betaler også importtoll og avgifter |
Pakker til privatkunder sendes ofte med DAP. Da kan kjøperen få en uventet tollregning ved levering. Velger du DDP, spør transportøren hvordan de belaster deg for tollen. Beløpet er ikke kjent før tollmyndighetene har vurdert sendingen.
Før du leverer fra deg pakken
- Sjekk transportørens regler. DHL, FedEx og UPS ber vanligvis om tre signerte kopier festet på pakken. De kan også kreve at du bruker deres eget skjema for handelsfaktura eller lager fakturaen i fraktverktøyet deres. Følg transportørens krav, og les dem først.
- Oppgi riktig verdi. Det er ulovlig i de fleste land å oppgi for lav verdi for å redusere kjøperens toll. Sendingen kan også bli holdt tilbake eller beslaglagt.
- Merk vareprøver riktig. Varer som sendes gratis trenger likevel en verdi for tollbehandlingen. Skriv «ingen kommersiell verdi», og oppgi en realistisk verdi for tollformål.
- Ta vare på eksportbevis. Selgere i Storbritannia og EU kan vanligvis bare bruke nullsats for VAT på eksportvarer hvis de oppbevarer bevis på at varene har forlatt landet, for eksempel sporingsinformasjon og tolldeklarasjon for eksport.
- Send kjøperen en kopi av fakturaen på e-post, så tollmegleren kan forberede importdeklarasjonen før pakken kommer fram.
Sist kontrollert 23. oktober 2026.
Les på:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskSuomi