Do czego służy faktura handlowa
Faktura handlowa to dokument dołączany do towarów przekraczających granicę. Jest rachunkiem dla kupującego, ale spełnia też drugą funkcję: służby celne w kraju docelowym sprawdzają na jej podstawie, co znajduje się w przesyłce, gdzie wyprodukowano towar oraz jakie cło i podatek importowy należy naliczyć.
Dlatego dokument wymaga więcej informacji niż zwykła faktura. Funkcjonariusz celny nie zna twojej firmy ani kupującego. Decyduje na podstawie samego dokumentu, czy paczka może przejść odprawę. Brakujące lub niejasne dane często powodują, że przesyłka czeka w magazynie.
To nie to samo co faktura proforma, którą wysyłasz przed sprzedażą, by uzgodnić płatność. Fakturę handlową wystawia się przy wysyłce towarów.
Jakich informacji oczekują służby celne
Wymogi różnią się w zależności od kraju, ale większość służb celnych i przewoźników wymaga następujących informacji:
- Sprzedawca i kupujący: pełne nazwy, adresy i numery telefonów. Jeśli towar trafia do innej osoby niż kupujący, podaj też dane odbiorcy.
- Numer i data faktury.
- Jasny opis każdej pozycji: co to jest i z czego zostało wykonane. „Skórzany portfel” jest odpowiedni, „akcesoria” lub „prezenty” nie.
- Kod HS dla każdej pozycji (więcej informacji poniżej).
- Kraj pochodzenia: miejsce produkcji towaru, a nie kraj, z którego go wysłano.
- Ilość, cena jednostkowa, wartość pozycji oraz waluta.
- Incoterms: kto płaci za wysyłkę, ubezpieczenie i cło.
- Liczba paczek i masa netto oraz brutto.
- Powód eksportu: sprzedaż, próbka, prezent, zwrot lub naprawa.
- Twój numer celny eksportera, na przykład numer EORI dla przesyłek z Wielkiej Brytanii lub UE.
- Podpisane oświadczenie, że podane informacje są prawdziwe.
Jak wpisać dane celne do tego szablonu
Duebolt nie ma osobnych pól celnych, ale wszystkie informacje można wpisać w pozycjach i uwagach.
W opisie każdej pozycji podaj produkt, materiał, kod HS i kraj pochodzenia w nawiasie, na przykład: „Bawełniane koszulki (HS 6109.10, pochodzenie PT)”. Ilość i cenę jednostkową wpisz w osobnych kolumnach, tak jak zwykle. Wartość pozycji zostanie obliczona automatycznie.
W uwagach zapisz pozostałe informacje krótkimi zdaniami:
- Incoterms z nazwą miejsca, na przykład „DAP Portland, ME”.
- Nadawcę i odbiorcę, jeśli różnią się od danych u góry dokumentu.
- Liczbę paczek oraz łączną masę netto i brutto w kilogramach.
- Powód eksportu.
- Numer EORI lub inny numer eksportera.
- Tekst oświadczenia i miejsce na podpis.
Ustaw walutę, w której wystawiasz fakturę. Transport i ubezpieczenie możesz wpisać w osobnych pozycjach, co ułatwi odczytanie wartości towarów.
Kody HS i kraj pochodzenia
Kod HS (kod Zharmonizowanego Systemu Oznaczania i Kodowania Towarów) to międzynarodowa klasyfikacja produktów. Pierwsze sześć cyfr jest wspólnych dla większości krajów. Wiele krajów dodaje kolejne cyfry, dlatego kody taryfowe w USA, Wielkiej Brytanii i UE są dłuższe. Sześciocyfrowy kod na fakturze to często wymagane minimum. Kupujący lub agent celny może poprosić o pełny kod stosowany w jego kraju.
Sprawdź kod w oficjalnej wyszukiwarce taryf dla kraju, z którego wysyłasz towar, na przykład UK Trade Tariff, unijnym systemie TARIC lub US Harmonized Tariff Schedule. Wybierz kod zgodny z materiałem i zastosowaniem produktu, a nie tylko podobnie brzmiącą nazwą.
Kraj pochodzenia to miejsce, w którym towar został wyprodukowany lub ostatnio poddany istotnemu przetworzeniu. Koszula wyprodukowana w Portugalii i sprzedawana w brytyjskim sklepie ma pochodzenie PT, a nie GB. Pochodzenie może wpływać na wysokość cła i obowiązywanie umowy handlowej, więc go nie zgaduj. Cło ustala kraj importu. Ta strona nie podaje stawek. Informacji udzieli agent celny kupującego lub taryfa kraju docelowego.
Incoterms prostym językiem
Incoterms to standardowe trzyliterowe reguły publikowane przez Międzynarodową Izbę Handlową. Określają, gdzie kończy się twoja odpowiedzialność, a zaczyna odpowiedzialność kupującego. Obecna wersja to Incoterms 2020. Po regule podaj nazwę miejsca.
| Reguła | Znaczenie dla małego eksportera |
|---|---|
| EXW (Ex Works) | Kupujący odbiera towar od ciebie i zajmuje się prawie wszystkim |
| FCA (Free Carrier) | Przekazujesz towar odprawiony do eksportu przewoźnikowi kupującego |
| CPT (Carriage Paid To) | Opłacasz transport do wskazanego miejsca, ryzyko przechodzi przy przekazaniu towaru |
| DAP (Delivered at Place) | Dostarczasz towar pod drzwi kupującego, który płaci cło i podatek importowy |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Dostarczasz towar i opłacasz cło oraz podatek importowy |
Przesyłki kurierskie do klientów indywidualnych często wysyła się na warunkach DAP. Kupujący może być zaskoczony rachunkiem za cło przy doręczeniu. Jeśli wybierasz DDP, ustal z przewoźnikiem sposób naliczania cła. Jego wysokość będzie znana dopiero po odprawie celnej.
Zanim przekażesz paczkę przewoźnikowi
- Sprawdź zasady przewoźnika. DHL, FedEx i UPS zwykle wymagają trzech podpisanych kopii dołączonych do paczki. Mogą też poprosić o użycie własnego formularza faktury handlowej lub utworzenie dokumentu w narzędziu do wysyłki. Ich wymagania są nadrzędne, więc najpierw je przeczytaj.
- Podaj prawdziwą wartość. Zaniżanie wartości towaru, by obniżyć cło kupującego, jest nielegalne w większości krajów i może doprowadzić do zatrzymania lub konfiskaty przesyłki.
- Uczciwie oznacz próbki. Towary wysłane bezpłatnie także muszą mieć wartość dla celów celnych. Wpisz „bez wartości handlowej” oraz realistyczną wartość dla służb celnych.
- Zachowaj dowód eksportu. Sprzedawcy z Wielkiej Brytanii i UE mogą zwykle stosować zerową stawkę VAT przy eksporcie towarów tylko wtedy, gdy zachowują dowód wywozu, taki jak zapis śledzenia przesyłki i zgłoszenie eksportowe.
- Wyślij kupującemu kopię faktury e-mailem, aby jego agent celny mógł przygotować zgłoszenie importowe przed przybyciem paczki.
Sprawdzono 23 października 2026.
Czytaj po:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaDanskNorskSuomi