Modèle de facture commerciale

À quoi sert une facture commerciale ?

La facture commerciale accompagne les marchandises lorsqu’elles franchissent une frontière. Elle sert bien à facturer l’acheteur, mais aussi à permettre aux douanes du pays de destination d’identifier les produits, de vérifier leur origine et de calculer les droits et taxes à l’importation.

Comme le document est aussi destiné aux douanes, il doit être plus détaillé qu’une facture ordinaire. L’agent des douanes ne connaît ni votre entreprise ni votre acheteur. Il décide à partir des documents si le colis peut passer. Des renseignements manquants ou imprécis sont une cause fréquente de blocage des colis en entrepôt.

Ce document est différent d’une facture proforma, envoyée avant la vente pour organiser le paiement. La facture commerciale est établie au moment de l’expédition des marchandises.

Les renseignements demandés par les douanes

Les exigences varient selon les pays, mais la plupart des autorités douanières et des transporteurs demandent :

• Vendeur et acheteur : noms complets, adresses et numéros de téléphone. Si les marchandises sont envoyées à une autre personne, indiquez aussi le destinataire.
• Numéro et date de facture.
• Une description claire de chaque article : sa nature et sa composition. « Portefeuille en cuir » convient ; « accessoires » ou « cadeaux » ne suffit pas.
• Code SH de chaque article (voir ci-dessous).
• Pays d’origine : lieu de fabrication, et non d’expédition.
• Quantité, prix unitaire et montant de la ligne, ainsi que la devise.
• Incoterms : partie qui paie le transport, l’assurance et les droits.
• Nombre de colis et poids, net et brut.
• Motif de l’exportation : vente, échantillon, cadeau, retour ou réparation.
• Votre numéro douanier d’exportation, par exemple le numéro EORI pour les envois au départ du Royaume-Uni ou de l’UE.
• Une déclaration signée confirmant l’exactitude des renseignements.

Ajouter les renseignements douaniers à ce modèle

Duebolt ne comporte pas de champs dédiés aux douanes, mais vous pouvez tout indiquer dans les lignes et les notes.

Dans la description de chaque ligne, indiquez le produit, sa matière, le code SH et son origine entre parenthèses, par exemple : « T-shirts en coton (HS 6109.10, origine PT) ». Saisissez la quantité et le prix unitaire dans leurs colonnes habituelles : le montant de la ligne sera calculé automatiquement.

Dans les notes, ajoutez les autres renseignements sous forme de phrases courtes :

1. Les Incoterms et le lieu désigné, par exemple « DAP Portland, ME ».
2. L’expéditeur et le destinataire s’ils diffèrent des noms indiqués en haut de la facture.
3. Le nombre de colis, le poids net total et le poids brut en kilogrammes.
4. Le motif de l’exportation.
5. Votre numéro EORI ou autre numéro d’exportation.
6. La déclaration et un espace pour la signature.

Choisissez la devise utilisée pour facturer. Vous pouvez ajouter le transport et l’assurance sur des lignes séparées, ce qui permet aussi de distinguer facilement la valeur des marchandises.

Codes SH et pays d’origine

Le code SH (Système harmonisé) est une classification internationale des produits. Les six premiers chiffres sont communs à la plupart des pays ; beaucoup ajoutent ensuite leurs propres chiffres. Les codes tarifaires des États-Unis, du Royaume-Uni et de l’UE sont donc plus longs. Six chiffres constituent souvent le minimum sur une facture, mais l’acheteur ou son courtier peut demander le code complet utilisé dans son pays.

Recherchez le code dans l’outil tarifaire officiel correspondant à votre côté de l’expédition, comme le UK Trade Tariff, le TARIC de l’UE ou le US Harmonized Tariff Schedule. Choisissez le code qui correspond à la composition et à l’usage du produit, pas celui dont le nom ressemble le plus.

Le pays d’origine est le pays où les marchandises ont été fabriquées ou ont subi leur dernière transformation substantielle. Une chemise fabriquée au Portugal et vendue dans un magasin britannique a pour origine PT, et non GB. L’origine peut modifier le taux de droits et l’application d’un accord commercial : ne la devinez pas. Les droits sont fixés par le pays importateur. Cette page n’indique aucun taux ; le courtier en douane de l’acheteur ou le tarif du pays de destination pourra vous renseigner.

Les Incoterms en termes simples

Les Incoterms sont des termes normalisés de trois lettres publiés par la Chambre de commerce internationale. Ils précisent où s’arrête votre responsabilité et où commence celle de l’acheteur. La version actuelle est Incoterms 2020 ; écrivez le terme suivi du lieu convenu.

Les envois par messagerie à des particuliers sont souvent en DAP. L’acheteur peut donc être surpris par une facture de droits à la livraison. Si vous choisissez DDP, demandez au transporteur comment il vous facturera les droits : leur montant ne sera connu qu’après l’évaluation des douanes.

Avant de remettre le colis au transporteur

• Vérifiez les règles du transporteur. DHL, FedEx et UPS demandent généralement trois exemplaires signés joints au colis. Ils peuvent aussi exiger leur propre formulaire de facture commerciale ou la création du document dans leur outil d’expédition. Leurs exigences priment sur celles de tout modèle : consultez-les d’abord.
• Déclarez la valeur réelle. Sous-évaluer les marchandises pour réduire les droits de l’acheteur est illégal dans la plupart des pays et peut entraîner le blocage ou la saisie de l’envoi.
• Décrivez honnêtement les échantillons. Les marchandises envoyées gratuitement doivent tout de même avoir une valeur en douane. Indiquez « sans valeur commerciale » et une valeur réaliste à des fins douanières.
• Conservez une preuve d’exportation. Les vendeurs du Royaume-Uni et de l’UE peuvent généralement appliquer un taux de TVA nul aux marchandises exportées uniquement s’ils conservent la preuve de leur sortie du territoire, comme le suivi du colis et la déclaration d’exportation en douane.
• Envoyez une copie à l’acheteur par e-mail pour que son courtier puisse préparer la déclaration d’importation avant l’arrivée du colis.