Factuursjabloon voor HVAC-monteurs

Gegevens voor een HVAC-factuur

Een HVAC-factuur is ook een servicerapport voor de installatie. De volgende monteur, de fabrikant en de huiseigenaar die garantie claimt, hebben de gegevens nodig die je vandaag noteert.

• Je licentienummer van de staat (in de meeste staten hebben HVAC-aannemers een licentie nodig). Noteer bij werk met koudemiddel ook dat de monteur EPA Section 608-gecertificeerd is.
• Merk, model en serienummer van de installatie voor elke unit waaraan je hebt gewerkt: condensor, luchtbehandelingskast, ketel of warmtepomp.
• Soort en hoeveelheid toegevoegd koudemiddel, bijvoorbeeld "R-410A, 2 lb". Eigenaren en toezichthouders willen weten of er lekkage is.
• Wat je aantrof en hebt gedaan: klacht, oorzaak en reparatie.
• Metingen na de reparatie, zoals temperatuurverschil en statische druk, als je die hebt uitgevoerd.
• Aparte garantie op onderdelen en arbeid. Vermeld of de fabrieksgarantie registratie van de installatie vereist.
• Status van het onderhoudsplan, als de klant er een heeft.

Veelvoorkomende HVAC-kosten

De prijs van koudemiddel verandert met het aanbod. Nieuwere systemen gebruiken A2L-koudemiddelen zoals R-454B en R-32. Die kosten anders dan R-410A, dus vermeld het type bij elke regel.

Reparaties, onderhoud en vervanging

Reparaties factureer je na afronding. De meeste bedrijven rekenen diagnosekosten en daarna een vaste prijs per reparatie volgens hun prijslijst. Veel bedrijven laten de diagnosekosten vervallen of trekken ze af als de klant de reparatie goedkeurt. Vermeld dat op de factuur.

Onderhoudsbeurten en onderhoudsplannen zijn voordelige bezoeken die klanten laten terugkomen. Factureer het plan eenmaal per jaar en vermeld per bezoek "Inbegrepen in plan, $0", zodat de klant ziet wat die ervoor krijgt.

Vervanging van een installatie is een grote uitgave. Stuur een kostenraming met het model en de SEER2-classificatie, vraag een aanbetaling wanneer de installatie wordt besteld en factureer het restant na montage en opstart. Vermeld op de eindfactuur de model- en serienummers van de nieuwe units en het vergunningsnummer, als je een vergunning hebt aangevraagd.

Zo krijg je HVAC-facturen sneller betaald

1. Geef de factuur voordat je vertrekt, zodra het huis weer afkoelt.
2. Leg de toeslag voor werk buiten kantooruren telefonisch uit en zet die apart op de factuur.
3. Beschrijf de klacht in de woorden van de klant, zoals "boven koelt de airco niet". De klant herkent het probleem en begrijpt de oplossing.
4. Vermeld koudemiddel per pond. "Koudemiddel: $400" roept vragen op; "R-410A, 2 lb × $110" niet.
5. Noem het onderhoudsplan in de notities. Een klant die net voor een defecte condensator heeft betaald, staat vaak open voor een jaarlijkse controle.