Gratis mal for timefaktura

Slik fungerer timefakturering

En timefaktura er en vanlig faktura der hver linje gjelder tid i stedet for en vare. Antall er antall timer, pris er timesatsen din, og linjesummen er de to ganget sammen. Legg til én linje per dag eller oppgave. Summen blir betalingen for perioden.

Du kan føre deler av timer. Skriv 1.75 for én time og tre kvarter, eller 0.5 for en halvtime, så regnes beløpet ut helt ned på centen. Hvis du bruker ulike satser for ulike typer arbeid, lager du en egen linje for hver sats i stedet for å bruke et gjennomsnitt.

Gjør minutter om til desimaltimer

Timere og kalendere viser timer og minutter, mens fakturaen trenger et desimaltall. Del antall minutter på 60:

En vanlig feil er å skrive 1.20 for «én time og tjue minutter». Det betyr én time og tolv minutter, så du fakturerer åtte minutter for lite på hver slik linje. Mange unngår rare desimaltall ved å fakturere i faste intervaller. Det er neste valg du må ta.

Intervaller, minstebeløp og tilleggssatser

Bestem reglene én gang, skriv dem i merknadene og bruk dem likt hver gang:

• Faktureringsintervall. Kvarter (0.25) er vanligst innen håndverksfag, IT og administrasjon. Advokater og regnskapsførere bruker ofte tideler (6 minutter). Oppgi om du runder opp eller til nærmeste intervall.
• Minstebeløp. Minst én time for et besøk på stedet eller 15 minutter for en telefonsamtale dekker tiden du bruker på å komme i gang.
• Sats etter arbeidstid. Kvelder, helger og helligdager faktureres ofte med 1.5 ganger vanlig sats. Før dem på egne linjer så kunden ser hvilke timer som koster mer.
• Reisetid. Noen fakturerer full sats, noen redusert sats og noen ingenting. Uansett bør reisetiden stå som egen linje.

Usikker på hva du bør ta? Kalkulatoren for timesats regner ut en timesats basert på inntekten du ønsker.

Gjør timene enkle å godkjenne

Kunder protesterer sjelden mot en sats de har godtatt. De reagerer heller på timer de ikke kan se for seg. Noen enkle vaner hjelper:

1. Sett dato på hver linje og beskriv arbeidet med ord kunden kjenner. «Oct 8: ustabilt Wi-Fi i behandlingsrom 2» er lett å godkjenne. «Support, 1.75 h» er det ikke.
2. Fakturer etter en fast rytme, ukentlig eller annenhver uke. Én stor månedsfaktura virker høyere enn fire mindre og er vanskeligere å kontrollere.
3. Ta vare på timelisten fra timerappen eller notatboka, og tilby den i merknadene. De fleste kunder ber aldri om den, men det hjelper å vite at den finnes.
4. Før materialer og utlegg separat fra arbeidstimene, så timebeløpet blir riktig.
5. Skriv perioden i referansefeltet, for eksempel «Timesheet Oct 6–17», så du ikke fakturerer de samme timene to ganger.

Timepris eller fastpris?

Timepris passer når det er vanskelig å vite omfanget på forhånd: feilsøking, beredskap, løpende administrasjon eller reparasjoner der du ikke vet hva du finner. Kunden betaler for tiden du faktisk bruker, og du taper ikke på at jobben tar lengre tid enn ventet.

Timepris fungerer dårligere når kunden trenger et fast budsjett før de sier ja. Send da et kostnadsoverslag med forventet antall timer, eller velg fastpris og bruk en faktura for frilansere. Konsulenter som kombinerer timepris, dagspris og månedsavtale finner mer på siden om konsulentfaktura.